3. Services attendus par les utilisateurs du système d'information au niveau d'un opérateur de recherche

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↑ Services attendus des systèmes d information

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Définition des politiques de site

Les services attendus du système d'information de l'opérateur sont les suivants :

• élaboration des outils de pilotage (flux d'informations montants et descendants) à l'échelle de chaque site ;
• prise en compte par les SI de l'évolution des différents périmètres géographiques et institutionnels (sites, idex, i-sites, académies et inter-académies, régions) ;
• prise en compte des nouvelles structures extérieures à l'établissement et de leurs évolutions, pour les périmètres d'analyse et de consolidation (par exemple pour les dépenses et les résultats de la valorisation de la recherche, avec la montée en puissance du rôle des SATTSociété d'accélération du transfert de technologies, créée en 2010 par appel à projet de l'ANR dans le cadre du PIA.<br>Détenues majoritairement par des groupements d'établissements et d'organismes de recherche, les SATT doivent conduire à une plus forte professionnalisation de la valorisation de la recherche et à un renforcement des compétences en gérant les activités de valorisation au plus près des laboratoires et de l'écosystème d'entreprises, en lien avec les pôles de compétitivité.<br>Elles devront se substituer aux multiples dispositifs coexistant sur un même site pour constituer de véritables guichets uniques de proximité pour améliorer le service rendu aux chercheurs et aux entreprises.). Ces données sont à articuler avec celles fournies par les établissements dans le cadre de leurs contrats d'objectifs.

Des réflexions sont en cours entre la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation., la DGESIP et les acteurs sur ces différents sujets.

Identification des compétences scientifiques

Les données caractérisant le profil de compétence du chercheur ou de l'enseignant chercheur, tel que décrit dans le cadre de cohérence SI recherche (Processus 2.2 Identifier des compétences scientifiques) doivent être intégrées dans le référentiel des personnes partagé entre l'opérateur de recherche de rattachement et l'unité de recherche d'affectation.

Pilotage des structures de recherche

Au niveau de l'opérateur tutelle de la structure de recherche, les services attendus sont ceux décrits dans les services attendus à tous les niveaux et ceux qui sont en miroir des services attendus au niveau de la structure de recherche dans ses échanges avec ses opérateurs tutelles.

Les systèmes d'information doivent notamment assurer les services résumés ci dessous.

Gestion du cycle de vie d'une structure de recherche

• création, demande et attribution d'un identifiant national RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.,
• gestion des autres étapes du cycle de vie,
• gestion des étapes de la vie de la structure : nomination du directeur, constitution des instances de gouvernance (par exemple conseil de laboratoire).

Dialogue de gestion annuel

cf. description plus bas.

Contractualisation

• suivi des activités et de la production de l'unité, pour des restitutions et agrégations aux différents niveaux définis par l'opérateur (par exemple par institut ou département scientifique, par métaprogramme etc.).

Evaluation

• programmation des étapes d'évaluation et gestion des documents associées ;
• préparation des évaluations avec collecte de certaines données de gestion et de production de la structure qui doivent pouvoir être obtenues sans nécessiter de ressaisie.

Pilotage des infrastructures de recherche

Le système d'information doit permettre à l'opérateur ou aux opérateurs chargés d'une infrastructure de recherche d'échanger les données entre eux, avec les responsables de l'infrastructure et avec le ministère chargé de la recherche aux différentes étapes de la vie de l'infrastructure :

• mise à jour des caractéristiques de l'infrastructure (voir descriptif page 1.5.3.1),
• dossiers de demande de labellisation par le ministère ou d'adhésion à une structure européenne ou internationale,
• dossiers des instances de pilotage de l'infrastructure,
• prévisions d'activité, compte rendus d'activités,
• prévisions budgétaires,restitutions budgétaires.

En particulier pour les TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. et les OI :

• réponse à l'enquête annuelle de la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.,
• prévisions budgétaires pour les projets annuels de performance (PAP),
• restitutions budgétaires pour les rapports annuels de performance (RAP).

Gestion du cycle de vie d'une infrastructure de recherche

• Le système d’information doit gérer les données caractérisant l’infrastructure de recherche (cf. descriptif de l’objet plus ci-dessous) en s’appuyant sur le référentiel national des infrastructures de recherche (feuille de route nationale des IR).
• En échangeant des données de gestion budgétaires, financières et comptables avec le système de gestion des opérateurs de recherche tutelles portant l’infrastructure, le système de gestion de l’IR doit permettre de gérer les données de gestion liées à l’activité de l’infrastructure de recherche :
  • Données d’activité et de production de l’infrastructure (prestations, taux de fonctionnement).
  • Données liées aux moyens financiers de l’infrastructure de recherche (dotations, ou ressources propres issues de prestations externes ou de la valorisation).
  • Données liées aux moyens humains affectés à l’infrastructure de recherche.
  • Données liées aux moyens logistiques (fluides, surfaces, etc..) affectés à l’infrastructure de recherche.
  • Données comptables et financières liées aux dépenses de l’infrastructure de recherche (dépenses de fonctionnement, dépenses d’investissement).
  • Données contractuelles (contrats passés pour l’utilisation de l’infrastructure, données « clients »).
  • Données de gestion liées à la valorisation (brevets, contrats de licence).
  • Donnés d’avancement technique et budgétaire des projets et activités en cours pour faire évoluer l’infrastructure de recherche (projets de construction neuve, activités de maintenance, projet d’extension, etc..).

Pilotage et suivi des activités de la recherche

Le pilotage de la recherche nécessite des outils de suivi permettant de disposer d'éléments qualitatifs et quantitatifs aux différents niveaux d'un opérateur de recherche ou d'une structure de recherche, à partir :

• d'une mesure de l'avancement des activités, projets et programmes en cours.
• d'une mesure des moyens humains et financiers mobilisés.
• d'une mesure des « produits » générés par les activités de recherche.
• d'indicateurs de performance définis au niveau local.

Le cadre de cohérence préconise que ces informations à l'échelle d'un opérateur de recherche, d'une structure de recherche ou d'un chercheur (ou enseignant chercheur) soient opérées de manière automatique à partir des données de gestion enregistrées dans les systèmes de gestion des structures de recherche inter opérant avec ceux de leur(s) tutelle(s).

Le cadre de cohérence préconise également :

• une fiabilisation des données constitutives par le « propriétaire » ou « producteur » » (en général le chercheur au niveau de l'unité, le gestionnaire au niveau de l'établissement), par le biais d'une saisie unique facilitée, et la possibilité de consulter à tout moment le « portfolio » de ses activités et des « produits » de son activité, de manière à les actualiser (mise en qualité des données).
• une harmonisation nationale des nomenclatures permettant de catégoriser de la même manière les « moyens », « activités » et « produits » de la recherche (publications, contrats, jeux de données scientifiques, colloques, etc..) et de sa valorisation (brevets, licences etc.) et de permettre des consolidations et des comparaisons, au niveau d'une unité, d'un opérateur, d'un site, au niveau national. Sur ce point, une nomenclature des « activités » et « produits » de la recherche est proposée par le cadre de cohérence.
• des référentiels nationaux partagés par l'ensemble des systèmes de gestion (opérateurs, structures de recherche), permettant des consolidations à tous les niveaux opérationnels de pilotage :
  • référentiel des opérateurs de recherche,
  • Référentiel national des structures de recherche (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.),
  • référentiel des personnes (chercheurs, personnels), harmonisation ou mise en correspondance des identifiants,
  • référentiel des programmes et des instruments (Horizon 2020, Articles 185, ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir., etc.),
  • nomenclature des « produits » de la recherche (cf. Volet référentiels et Nomenclatures),
  • nomenclatures permettant de classifier la recherche : domaines scientifiques, disciplines, etc. (cf. volet Référentiels et nomenclatures).

Pilotage de la valorisation

Le système d'information doit permettre à l'opérateur de réaliser les différentes tâches relatives au pilotage de des activités de valorisation.

Une liste non exhaustive de ces tâches est proposée ci dessous :

• collecter les information sur les activités de valorisation réalisées par les structures de recherche sous sa tutelle,
• gestion des partenaires de valorisation,
• gestion du portefeuille de propriété intellectuelle (brevets, licences, marques, logiciels, certificats d'obtention végétale etc.)
• suivi des projets de valorisation etc.

Le SI doit également permettre de fournir des indicateurs de pilotage :

• résultats de la valorisation (nombre de brevets, création d'entreprises, etc.)
• bilans financiers (dépenses et ressources de propriété intellectuelle, des filiales de valorisation créées etc.

Veille sur les appels à projets et information de la communauté scientifique

Les services attendus du système d'information de l'opérateur sont les suivants :

• recensement par moissonnage des différents portails internationaux, européens, nationaux, régionaux, des appels à projet (AAPCf. Appel à projet.) ;
• diffusions ciblées auprès des structures de recherche : consultation de l'ensemble des appels à projets publiés au niveau local, régional, national, européen, international et leur diffusion ciblée auprès des acteurs concernés dans les structures (équipes, chercheurs, ...) :
  • Via un portail institutionnel (opérateur de recherche) répertoriant les liens d'accès à l'ensemble des portails de publication des AAPCf. Appel à projet. ;
  • Via un portail national, « moissonnant » l'ensemble des AAPCf. Appel à projet. publiés sur une liste de portails de référence (accès aux AAPCf. Appel à projet. via un moteur de recherche).

cf. aussi les services attendus au niveau des financeurs / entités publiant des appels à projets ; des partenaires et de la structure de recherche.

Réponse à un appel à projet (du dossier de réponse à la convention de financement ou au contrat de recherche)

Du point de vue des services attendus par les utilisateurs des systèmes d'information des opérateurs de recherche et des structures de recherche concernées par l'appel à projets, l'outillage nécessite une gestion complète, partagée et dématérialisée du processus de réponse aux appel à projets (depuis la décision de répondre jusqu'à la signature de la convention par l'ensemble des parties prenantes), en aval de la gestion du recensement et de la gestion de l'opportunité. Les services attendus par les utilisateurs des systèmes d'information sont les suivants :

• Une gestion dématérialisée et partagée du processus du montage du dossier de réponse à soumettre, au sein du ou des structures de recherche et tutelles partenaires, et des documents associés ainsi qu'une traçabilité de l'ensemble des jalons clés et du circuit de décision :
  • Décision de répondre (circuit de décision: coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles des structures de recherche).
  • Dépôt du dossier (circuit de signature et de validation au sein de la structure de recherche : coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles de ces structures de recherche).
  • Réception de la lettre de notification du financeur.
  • Réception du projet de convention.
  • Validation et signature de la convention (circuit de signature et de validation au sein de la structure de recherche : coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles de ces structures de recherche).
  • Clôture dans le système de gestion des opportunités de la structure de recherche ou de l'opérateur de recherche (réponse négative, réponse positive) avec un lien de filiation entre l'opportunité et la convention obtenue, ainsi qu'une gestion de l'historisation.
• La production automatique des données nécessaires à la constitution des dossiers de soumissionnement à partir des systèmes d'information de l'opérateur de recherche et des structures de recherche concernés.

Puis, une fois l'appel à projet remporté, la mise à jour des systèmes d'information des opérateurs de recherche partenaires  :

• mise à jour du système de suivi de l'activité/projet de recherche :
  • description du projet/programme de recherche (axe scientifique).
  • récupération depuis les SI des opérateurs des informations nécessaires au suivi des ressources allouées (notamment financière et RH) et des éléments juridiques du contrat.
• Mise à jour des données juridiques de l'accord de consortium entre les partenaires dans le système d'information de gestion juridique des tutelles partenaires.
• mise à jour des systèmes de gestion financière et budgétaire:
  • L'enregistrement des données relatives aux données contractuelles de la convention de financement dans le système de gestion financière et budgétaire de l'opérateur de recherche coordinateur administratif et financier.
  • La création /ou récupération depuis le SI de suivi de l'activité du projet de recherche (en tant qu'objet de gestion technique et budgétaire de la convention de financement, permettant d'imputer les financements reçus et les moyens affectés/consommés, à partir du découpage organisationnel du projet) dans le système de gestion financière de l'établissement coordinateur administratif et financier et dans le système de gestion technique du projet de la structure de recherche concernée (sans ressaisie) :
    • Création du projet (OBS Organisation Breakdown Structure, WBS Work Breakdown Structure) dans le système de gestion financière et budgétaire de l'opérateur de recherche ou dans le système de description de l'activité et rattachement du contrat de recherche ou de la convention de financement au projet de recherche.
    • Enregistrement du budget, dès notification du contrat, par élément d'organigramme des tâches du projet (EOTP) : budget de charges par nature de charge et rubrique budgétaire, recettes prévisionnelles par source de financement.
    • Rattachement de jalons techniques du projet (livrables par exemple) à des jalons contractuels de la convention de financement ou du contrat de recherche.
    • Implémentation de la comptabilité analytique permettant de définir la structuration du coût complet du projet de recherche.
    • Identification des infrastructures de recherche mobilisées par les projets concernés.
  • Le rattachement de la convention de financement au projet dans le système de gestion financière de l'opérateur de recherche coordinateur administratif et financier.
  • L'enregistrement des données relatives à la convention de redistribution des financements entre l'opérateur de recherche coordinateur administratif et financier, destinataire de l'ensemble des flux financiers provenant du financeur, et les opérateurs de recherche partenaires (dans le système de gestion financière et budgétaire des partenaires).
  • Pour chaque structure de recherche partenaire (cas d'un consortium), la création de sous-projets de recherche à la charge de la structure, dans le système d'information (par exemple financier) de sa tutelle cosignataire de la convention de financement.
  • La gestion dématérialisée des demandes éventuelles de modification de budget et des suites données par le financeur, pour fluidifier les échanges entre acteurs et circuits de validation (alertes).
  • La gestion dématérialisée des demandes éventuelles de prolongation et des suites données par le financeur.
  • La gestion dématérialisée des documents du projet (conventions, justificatifs dématérialisés, contrats de travail, devis, marchés, livrables du projet) et des circuits d'échanges (demandes d'achat, demandes de recrutement demandes de prolongation, alertes) entre les parties prenantes (au niveau de la structure, des tutelles), pour faciliter le suivi, le pilotage et la remontée d'informations auprès des financeurs.
• Consultation par l'ensemble des parties prenantes (coordinateur scientifique du projet, direction de la structure, hiérarchie au sein des établissements partenaires) des informations relatives aux processus, en cours ou passés, de réponse à appels à projets, ainsi qu'aux conventions de financement obtenues ou en cours de signature et aux contrats liés (accords de consortium, prestations de service).
• Mise à disposition automatique d'indicateurs (taux de transformation des réponses à appels à projets en volume et en montant, délais moyens de réponse, etc..) issus du système de gestion des opportunités de financement des projets ou activités de recherche.
• Mise à jour des données juridiques de la convention de financement (système d'information de gestion juridique de l'opérateur porteur administratif et financier) :
  • Cycle de vie du contrat.
  • Alertes sur la durée de vie des contrats (alerte de fin, nécessité de prolongation du contrat).
  • Gestion structurée des données concernant les termes du contrat (exploitation des résultats, propriété intellectuelle, dépôts, protection et exploitation des brevets) pour chacun des partenaires.
  • Suivi de la réalisation du contrat.
  • Gestion électronique et partagée des documents.
  • Archivage électronique.
  • Mise à jour des données juridiques des conventions de reversement des financements.

Relation avec les partenaires, dans le cadre d'une recherche partenariale

Les services attendus par le système d'information de l'opérateur de recherche tutelle de la structure de recherche, outre les services déjà cités pour la gestion et le suivi de projets, sont les suivants :

• Une gestion complète de la relation avec les partenaires (gestion d'un référentiel partagé des partenaires, gestion d'une base de contacts des partenaires, gestion des plans d'actions, gestion des opportunités de recherche partenariale).
• Une aide à l'élaboration des devis selon des grilles paramétrables, de manière à s'assurer du niveau de couverture du coût complet du projet et de sa partie éligible à un financement tiers.
• Une gestion dématérialisée du processus de montage des contrats (notamment les contrats de recherche, accords de consortium et conventions de financement sur appel à projet), jusqu'à leur signature (électronique ou non) et des documents associés ;
• Une gestion et une traçabilité des projets de contrats, contrats et avenants de contrats ;
• Un enregistrement dans le système de gestion financière budgétaire et comptable de l'opérateur de recherche de rattachement, des données de gestion liées au contrat de recherche, à la convention de consortium et à la convention de financement sur appel à projets
• Un enregistrement dans le système d'information juridique de l'opérateur de recherche de rattachement, des données et engagement juridiques du contrat de recherche, des conventions de financement et des accords de consortium.
• un lien devra être fait avec la gestion de la propriété intellectuelle, les contrats de recherche pouvant contenir des engagements relatifs à la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. (ex. option de licence sur des brevets venant en "background" des travaux de recherche contractuelle). Il est important que les engagements sur la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. pris dans le cadre de contrats de recherche soient tracés dans le système de gestion de la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. au travers d'un tel lien.

cf. aussi le point de vue général et le niveau structure de recherche

Transfert de technologie au niveau de l'établissement

Le SI doit permettre

• d'articuler les processus de constitution du patrimoine immatériel (traitement des demandes/déclarations et référencement des actifs - principalement Brevets et Logiciels), assurer la gestion "backoffice" des actifs de propriété intellectuelle (lourde pour les brevets) suivre les opérations de maturation qui peuvent porter sur plusieurs actifs et les opérations d'exploitation des actifs (prospection/négociation/licences, cession),
• de suivre les Startups issues des structures de recherche du projet à la sortie,
• de tracer la vie du brevet. Les demandes de brevet et les brevets délivrés doivent pouvoir être rattachés aux déclarations d'invention aux chercheurs et aux structures. Les éditions doivent pouvoir être exploitées dans le cadre de l'élaboration de rapports annuels, d'évaluations internes à la structure ou menées par l'HCERES,
• d'outiller le suivi des échanges entre les parties prenantes (outils de type CRM),
• d'outiller la gestion des contrats, et plus généralement la vie juridique de chacun des processus (plusieurs contrats liés par processus, suivi du cycle de vie de ces contrats et des obligations principales.),
• d'assurer le recrutement associé aux contrats.

Le SI doit aussi pouvoir

• assurer l'archivage des contrats,
• gérer certaines clauses associées aux contrats et avoir des alertes associées, particulièrement les clauses sur les modalités exploitation de la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. (exemple: si l'industriel n'exploite pas l'invention, l'établissement peut récupérer ses droits dans certaines conditions)
• gérer la durée de confidentialité de certains résultats (durée qui peut être plus longue que le contrat lui-même) et avoir des alertes associées,
• gérer les publications issues des contrats de recherche.

Remarques : cas de la valorisation et du transfert de résultats hors brevets dans le cadre SHSCf. Sciences humaines et sociales. par exemple (base de données, rapports scientifiques, cartographies, enquêtes ...)

Le processus est similaire, même s'il n'implique pas de gestion de la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. via des brevets. Il met bien en œuvre des phases :

• de détection et qualification des résultats,
• de protection de la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. : marques, accords de secrets, enveloppes Soleau,
• de maturation (CD-Rom, site internet, base de données, film...),
• de transfert : vente, contrat, prestation de service d'accompagnement / formation / complémentaires,
• de gestion administrative et financier des accords : contrats d'édition...

Cf. Processus afférents

Transfert de technologie au niveau de la structure de transfert (SATTSociété d'accélération du transfert de technologies, créée en 2010 par appel à projet de l'ANR dans le cadre du PIA.<br>Détenues majoritairement par des groupements d'établissements et d'organismes de recherche, les SATT doivent conduire à une plus forte professionnalisation de la valorisation de la recherche et à un renforcement des compétences en gérant les activités de valorisation au plus près des laboratoires et de l'écosystème d'entreprises, en lien avec les pôles de compétitivité.<br>Elles devront se substituer aux multiples dispositifs coexistant sur un même site pour constituer de véritables guichets uniques de proximité pour améliorer le service rendu aux chercheurs et aux entreprises., Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, organisme de recherche ou filiale dédiée, selon les choix d'organisation).

Le transfert technologique est le processus désignant le transfert de résultats de la recherche au monde socio-économique et la commercialisation sous la forme de nouveaux produits et services.

Les services attendus par les utilisateurs des systèmes d'information des opérateurs de rattachement des structures de recherche concernées, sont les suivants :

• Détection et qualification du résultat : gestion dématérialisée du dossier de valorisation, contenant la déclaration d'invention :
  • Le descriptif technique de l'invention.
  • L'état d'avancement de l'invention (antériorité, divulgations).
  • La traçabilité de l'invention (cahier de laboratoire) - Echange dématérialisé de données issues du cahier de laboratoire dématérialisé.
  • Les structures de recherche impliquées et le cadre contractuel, le financement.
  • Les contributeurs et déposants (dont employeurs, % part inventive, % copropriété).
• Enregistrement du contrat de licence jusqu'à son archivage.
• Gestion de certaines clauses associées aux contrats et gestion des alertes associées, par les clauses sur les modalités exploitation de la PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle.. Si l'industriel n'exploite pas l'invention, l'établissement peut récupérer ses droits dans certaines conditions par exemple.
• Gestion de la durée de confidentialité de certains résultats (durée qui peut être plus longue que le contrat lui-même) et des alertes associées.
• Enregistrement des conventions et contrats issus du transfert technologique (recherche contractuelle, accords de consortium, ...).
• Traçabilité du processus de demande de brevet et enregistrement des demandes de brevets et brevets délivrés (cf. plus loin). Les demandes de brevet et les brevets délivrés doivent pouvoir être rattachés aux déclarations d'invention, aux chercheurs et aux structures. Les éditions doivent pouvoir être exploitées dans le cadre de l'élaboration de rapports annuels, ou de rapports d'évaluations.
• Attribution à chaque déclaration d'invention et contrat signé, un numéro d'enregistrement propre à l'établissement gestionnaire.
• Gestion et suivi du cycle de vie de ces contrats et des obligations principales.
• Service collaboratif de partage entre établissements parties prenantes, des données produites dans le cas de ce processus :
  • Numéro d'enregistrement de déclaration d'invention et contrat signé.
  • Contrats et déclarations d'inventions identifiés par ce numéro d'enregistrement.
• Alimentation du système d'information de gestion de l'activité et de la production l'unité de recherche concernée par la valorisation (brevet, contrat de licence).

Le Système d'information de l'établissement gestionnaire doit permettre d'assurer la gestion "backoffice" des actifs de propriété intellectuelle (lourde pour les brevets) suivre les opérations de maturation qui peuvent porter sur plusieurs actifs et les opérations d'exploitation des actifs (prospection/négociation/licences, cession).

Le projet de maturation qui fait suite au projet de recherche à l'origine du processus de transfert, doit être géré dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, comme n'importe quel projet de recherche, dans la mesure où ce projet de maturation mobilise des équipements, des ressources humaines de la structure de recherche.

Demandes de brevets

Le système d'information de gestion utilisé par l'établissement doit archiver les documents officiels et tracer le cycle de vie du brevet (dépôt initial de la demande, procédures de délivrance, extensions internationales, obtention des brevets par pays). Un point de vigilance particulier doit être porté aux dates limites de toutes ces phases successives, pour gérer l’enchaînement des phases. Il doit gérer les données caractérisant le brevet, telles que définies dans le cadre de cohérence (processus 5.2.2.1).

Evaluations

Evaluation de la structure de recherche

Le système d'information de l'opérateur doit permettre de suivre les étapes de l'évaluation de la structure de recherche

planification

comité de visite

rapport

et d'accéder aux documents correspondants.

Évaluation scientifiques des chercheurs

Le système d'information de l'organisme de rattachement du chercheur doit proposer les services suivants :

• Planification des évaluations.
• Gestion électronique des dossiers.
• Gestion dématérialisée du circuit de complétion, de diffusion et de validation du dossier d'évaluation.
• Gestion du suivi post-évaluation.
• Echanges dématérialisés d'informations administratives concernant le chercheur avec le SIRH de l'opérateur de recherche.
• Echanges d'informations (production du chercheur) avec le système d'information de gestion des activités, projets et programmes de la structure de recherche dans laquelle travaille le chercheur ainsi qu'avec le système de production scientifique.

Évaluation de l'activité scientifique et doctorale des enseignants-chercheurs dans le cadre de leur suivi de carrière

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information de l'établissement de rattachement de l'enseignant chercheur sont les suivants :

• Planification des évaluations.
• Gestion électronique des dossiers.
• Gestion dématérialisée du circuit de complétion, de diffusion et de validation du dossier d'évaluation.
• Gestion du suivi post-évaluation (recommandations du CNUCf. Conseil National des Universités.).
• Echanges dématérialisés d'information avec le SIRH de l'établissement (suivi de carrière).
• Echanges d'informations (production du chercheur) avec le système d'information de description et suivi des activités de la structure de recherche dans laquelle travaille le chercheur ainsi qu'avec le système de production scientifique.

Dialogue de gestion annuel

Les opérateurs de recherche partagent avec leurs structures de recherche , un système d'information (qui nécessite certaines pré-conditions) qui gère de manière dématérialisée le processus d'allocation des moyens humains, financiers et logistiques et les échanges entre l'ensemble des parties prenantes à toutes les étapes du processus.

Demande de moyens par le directeur de l'unité à sa ou ses tutelles

Au niveau opérateur, le système doit permettre de cadrer, consulter et agréger les demandes des structures de recherche.

Ce service est la contrepartie du service attendu au niveau des structures de recherche

Instruction des demandes Année N+1 et dialogue de gestion en « cascade » (consolidation/ arbitrage) interne à chaque opérateur tutelle

• Consultation par l'opérateur de recherche des éléments déposés par le responsable de l'unité de recherche.
• Consultation de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des événements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) en termes de ressources allouées (financières et humaines) et de dépenses engagées, ceci automatiquement à partir du système de gestion de l'unité de recherche.
• Consolidation à chaque niveau de la hiérarchie de responsabilité budgétaire de l'opérateur de recherche, des moyens demandés par l'ensemble des unités de recherche propre à l'opérateur ou auxquelles l'opérateur est tutelle.
• Dématérialisation du processus de dialogue et d'arbitrage (au sein de l'opérateur tutelle) des moyens entre les unités de recherche.
• Saisie des propositions d'allocation des moyens par chaque opérateur.

Ce service est la contrepartie du service attendu au niveau des structures de recherche

Dialogue de gestion entre les opérateurs (consolidation au niveau de l'unité de recherche et arbitrages)

Au niveau opérateur, le système doit permettre de suivre, consulter et agréger les données gérées au niveau des structures de recherche : 

• Consultation par chaque opérateur des propositions d'allocation des moyens alloués par les autres tutelles (cas d'une unité mixte).
• Mise à jour des propositions d'attribution définitives et validées par chaque opérateur à la suite du dialogue de gestion et des arbitrages.
• Saisie des attributions définitives et validées par chaque opérateur.
• Consolidation possible pour un opérateur de recherche de toutes unités de recherche sous sa tutelle à tous les niveaux de consolidation de son organisation (composante).

Ce service est la contrepartie du service attendu au niveau des structures de recherche

Attribution définitive des moyens

• Saisie des attributions effectives au fur et à mesure des allocations et alimentation par échange automatisé du SI de gestion de la structure de recherche.

Ce service est la contrepartie du service attendu au niveau des structures de recherche

Reporting opérationnel et décisionnel

Disposer d’un système de reporting qui donne à chaque opérateur de recherche une visibilité :

• De la totalité des moyens alloués puis affectés, à chaque unité sous sa tutelle, par lui-même et par chaque autre tutelle de l’unité, à la maille d’allocation de ces moyens, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercices).
• De la totalité des ressources propres acquises par chaque unité sous sa tutelle, par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, sur une période donnée.
• D’un historique de la consommation par l’unité des moyens qu’il lui aura alloué, mais également de la consommation des moyens alloués par les autres tutelles.
• Du reste à consommer par rapport aux moyens qu’il aura affecté à l’unité et par rapport aux moyens affectés par les autres tutelles.
• Vision consolidée par unité de recherche du suivi des attributions au regard des propositions d'attributions prévues

• De l’ensemble de la "production" de l’unité.

A noter que cette fonctionnalité de reporting existe au niveau national et des structures de recherche, avec ses spécificités.

Organisation, planification de la réalisation d'une activité de recherche

Dans le système de gestion financière et budgétaire des tutelles :

• Création du projet (OBS, CBS, WBS) dans le système de gestion financière et budgétaire de l'opérateur de recherche et rattachement du contrat de recherche ou de la convention de financement au projet de recherche ;
• Enregistrement du budget dès notification du contrat selon les modalités énoncées plus haut
  • Par EOTP (Eléments d'organigramme des tâches du projet) : charges par nature de charge et rubrique budgétaire, recettes prévisionnelles par sources de financement) ;
• Rattachement de jalons techniques du projet (livrables par exemple) à des jalons contractuels de la convention de financement ou du contrat de recherche ;
• Implémentation de l'analytique permettant de connaitre le coût complet du projet de recherche.
• Identification des infrastructures de recherche mobilisées, des projets concernés.

Préparation, inscription et délivrance HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.

• Produire automatiquement les éléments constituant le CV du candidat ;
• Permettre la dématérialisation de l'ensemble du processus (GED/Workflow) ;
• Permettre d'actualiser les données du candidat (HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.).

Gestion des écoles doctorales

cf Services attendues au niveau d'une école doctorale