1. Services attendus des systèmes d'information à tous les niveaux

↑ Services attendus des systèmes d information

2 Services attendus des systèmes d information au niveau national - MENESR ANR HCERES etc →

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Certains services sont attendus des systèmes d'information aux différents niveaux : national, opérateurs, structures, écoles doctorales, ou de plusieurs niveaux. Ils sont répertoriés ici.

Tant du point de vue de l'opérateur que du point de vue du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., le système d'information doit permettre de reconstituer assez simplement :

• l'origine, l'objet, le montant et l'historique des financements reçus par chaque structure de recherche ou opérateurs ;
• le montant des dépenses de chaque structure de recherche (ou opérateur), les bénéficiaires (parfois d'autres structures de recherche appartenant à d'autres opérateurs, voire étrangers ou des acteurs privés), les thématiques (car une structure de recherche peut porter simultanément plusieurs thématiques de recherche, et à ce titre bénéficier de plusieurs contrats ou/et être impliquée en même temps dans plusieurs collaborations de recherche très différentes).

Il s'agit de définir un cadre analytique qui permettrait des agrégations et analyses transversales entre structures et entre opérateurs ayant un sens. Par exemple, pour les EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., les données budgétaires sont présentées par agrégat, et, pour l'agrégat 1 (activités scientifiques), selon un découpage en structures de recherche dont la maille peut varier d'un établissement à l'autre.

Les systèmes d'information aux différents niveaux (opérateur de recherche, structure de recherche) doivent être interopérables pour permettre la saisie unique des informations liées aux projets de recherche, ce qui nécessite un partage des référentiels de structures, de personnes, d'activités, de contrats et de partenaires entre les systèmes d'information de gestion de la structure et de ses tutelles.

A priori, si l'on veut que de tels systèmes soient correctement renseignés à la base, qu'ils ne fassent pas l'objet de comportements de contournements qui les fragiliseraient, ils devront apporter, en premier lieu, une réelle valeur ajoutée aux chercheurs eux-mêmes, ainsi qu'à leurs structures de recherche, et par exemple, leur offrir une aide technique dans l'élaboration des contrats de partenariat et faciliter leur suivi, notamment dans le contexte de la recherche collaborative, tout en garantissant la confidentialité des données enregistrées.

Gérer le cycle de vie d'une structure de recherche

Les informations « historicisées » caractérisant la structure de recherche, structure de recherche collaborative, unité, équipe de recherche (cf. 1.5.1) et actualisées tout au long de son cycle de vie, doivent pouvoir être partagées par les applications nationales, notamment, PELICANApplication, mise en œuvre par le MENESR et le HCERES, destinée à collecter de manière centralisée et en un lieu unique, puis à rendre accessibles, les informations sur les établissements, les structures de recherche et les formations nécessaires au déroulement des processus d'évaluation et de contractualisation.<br>Elle est commune aux différents acteurs de l'évaluation et de la contractualisation : ministère, HCERES, établissements d'enseignement supérieur, organismes de recherche., RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (répertoire national des structures de recherche), SIREDO, par les référentiels de structures de recherche des opérateurs, du HCERES et de l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, et permettre, à terme, des agrégations aux niveaux d'un site, d'une région et au niveau national.

Gérer le cycle de vie des infrastructures de recherche

• Au niveau de la structure de la recherche et/ou de l'opérateur de recherche qui porte l'infrastructure de recherche (IR) :
  • le système d'information doit gérer les données caractérisant l'infrastructure de recherche (cf. descriptif de l'objet au 1.5.1.3) en s'appuyant sur le référentiel national des infrastructures de recherche (feuille de route nationale des IR) ;
  • en échangeant des données de gestion budgétaires, financières et comptables avec le système de gestion des opérateurs de recherche tutelles portant l'infrastructure, le système de gestion de l'IR doit permettre de gérer les données de gestion liées à l'activité de l'infrastructure de recherche :
    • données d'activité et de production de l'infrastructure (prestations, taux de fonctionnement) ;
    • données liées aux moyens financiers de l'infrastructure de recherche (dotations ou ressources propres issues de prestations externes ou de la valorisation) ;
    • données liées aux moyens humains affectés à l'infrastructure de recherche ;
    • données liées aux moyens logistiques (fluides, surfaces, etc..) affectés à l'infrastructure de recherche ;
    • données comptables et financières liées aux dépenses de l'infrastructure de recherche (dépenses de fonctionnement, dépenses d'investissement) ;
    • données contractuelles (contrats passés pour l'utilisation de l'infrastructure, données « clients ») ;
    • données de gestion liées à la valorisation (brevets, contrats de licence) ;
    • donnés d'avancement technique et budgétaire des projets et activités en cours pour faire évoluer l'infrastructure de recherche (projets de construction neuve, activités de maintenance, projet d'extension, etc..)  ;
• au niveau des opérateurs, du ministère et du comité directeur des TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. (CD TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche.) :
  • permettre des actualisations dématérialisées des données concernant les infrastructures de recherche dans la feuille de route nationale, des données nécessaires à la programmation budgétaire annuelle et pluriannuelle.

Gérer le dialogue de gestion et l'allocation des moyens aux structures de recherche

Disposer de systèmes de gestion facilitant, en les automatisant dans la mesure du possible, les échanges d’information entre les unités et leur(s) tutelles et l’échelon national, et dématérialisant le dialogue de gestion et du processus d’allocation des moyens par les tutelles aux unités, et s’appuyant sur des nomenclatures partagées pour caractériser les différents moyens à allouer par les tutelles (humains, financiers, logistiques, infrastructures) .

Ces systèmes de gestion du dialogue de gestion pourraient être alimentés du réalisé de l’année et des années précédentes, à partir d’un système d’information permettant un suivi des activités et de la production de l’unité interfacé avec les systèmes d’information de gestion des opérateurs de recherche.

Les échanges des données, de manière automatisée entre les systèmes d'information de gestion et/ou décisionnel (des structures, des opérateurs, du ministère, agences nationales, ..) nécessite le partage :

• Un référentiel des Personnels intervenant dans les unités (de recherche, de services, expérimentales), alimenté par les systèmes d'information de gestion des ressources humaines des opérateurs de recherche concernés/tutelle.
• Le référentiel national des structures de recherche et ou de service (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.).
• Le référentiel national des infrastructures de recherche (TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche.).

Déclarer la conformité en matière de traitement des données personnelles opérées dans le cadre des recherches biomédicales

La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des libertés) a mis en place une procédure simplifiée de déclaration de conformité, en homologuant une méthodologie de référence pour les traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre des recherches biomédicales traduisant ainsi, dans le secteur de la recherche, la volonté de simplifier les formalités pour des applications conduites dans le cadre d'exigences législatives et réglementaires strictes

(source : cnil.fr).

Un seul engagement de conformité, adressé directement à la CNIL, est suffisant dès lors que le traitement mis en œuvre est conforme à la méthodologie de référence. Cette méthodologie de référence décrit précisément les modalités d'identification de la personne.

• En synthèse
  • L'identification de la personne doit se limiter à un numéro d'ordre ou un code alphanumérique pouvant correspondre aux trois premières lettres du nom. Il est toutefois désormais recommandé de se limiter aux seules initiales dès lors qu'un numéro est également attribué à l'inclusion.
  • Le lieu de naissance peut être enregistré dans le cadre des informations signalétiques et les variations génétiques (polymorphismes génétiques et/ou variations de l'expression des gènes) peuvent être collectées.

Délivrer une autorisation de réaliser des contrôles dans le domaine de la sûreté nucléaire et de la radioprotection

• L’ensemble des échanges entre l’organisme Agréeur et l’organisme demandeur sont dématérialisés sur une plateforme nationale gérée par l’ASN.
• Les informations administratives concernant la structure de recherche demandeuse d’agrément doivent pouvoir être pré-alimentées dans la télé procédure, à partir du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche..

Gérer la relation avec les partenaires, dans le cadre d'une recherche partenariale

• Une aide au pilotage de la politique partenariale et contractuelle, au niveau de l'opérateur de recherche ou d'une structure de recherche sous sa tutelle (synthèse des activités réalisées avec un partenaire donné, analyse consolidée par type recherche partenariale, partenaires, période, en montant et en nombre de l'ensemble des partenariats de recherche contractuelle et collaborative, taux de transformation des propositions de contrats de recherche partenariale, durée moyenne de montage d'un contrat de recherche partenariale, etc..).
• Alimentation automatique du portail institutionnel de l'opérateur de recherche ou de l'unité de recherche à partir du système d'information de l'opérateur (valorisation sur le site des activités de recherche partenariale).