5. Services attendus par les utilisateurs du Système d'information au niveau d'une école doctorale
De cadre_de_coherence
Une école doctorale (EDCf. Ecole doctorale.) rassemble des unités et des équipes de recherche reconnues. Elle a en charge l'ensemble des questions liées au doctorat.
Les services attendus par les utilisateurs du système d'information au niveau de l'école doctorale sont les suivants :
- intégration des référentiels et nomenclatures nationales (établissements, structures de recherche, catégorie de financement des thèses, types d'avenant des contrats de doctorant, formations/diplômes) ;
- consolidation quotidienne automatisée, au niveau d'une école doctorale ou d'un collège doctoral, des données de gestion concernant les doctorants et les thèses, depuis les systèmes d'information de gestion de la scolarité des établissements d'enseignement supérieur et de recherche associés à l'école doctorale :
- doctorant : identifiant (identifiant national de l'étudiant), identité, situation familiale, coordonnées, dernier diplôme obtenu, diplôme d'accès en thèse, inscription administrative, formations complémentaires réalisées et restant à faire, établissement de cotutelle et date de signature de cotutelle, mobilités internationales (séjours effectués à l'étranger et financements),
- thèse : date début de la thèse, durée de la thèse, situation de la thèse, affectation (U.R., E.R.), liste des encadrants, contrat doctoral/missions complémentaires, financement de la thèse, contrat ATERCf. Attaché Temporaire d'Enseignement et de Recherche., jury de la thèse, rapporteurs avant soutenance, autorisation de soutenance, état de la publication, soutenance (date, lieu, résultat, mention, label européen) et la délivrance du diplôme. Les données caractérisant une thèse sont définies dans le cadre de cohérence (Processus 4.1.1 Elaborer le projet de recherche doctorale)
- répartition des effectifs de l’école doctorale par établissement d’inscription,
- répartition des effectifs de l’école doctorale par domaine scientifique de thèse,
- effectif et encadrement :
- nombre de doctorants inscrits,
- nombre de titulaires de l'habilitation à diriger des recherches (HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.),
- nombre moyen de doctorants/HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.,
- nombre maximum constaté de doctorants pour un HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.,
- répartition des financements pour la formation par la recherche, obtenus à la rentrée universitaire,
- détail des contrats doctoraux,
- durées moyennes et nombre des thèses soutenues, globalement et selon le domaine scientifique de la thèse,
- nombre de soutenances,
- nombre d'étudiants ayant un financement spécifiquement dédié aux doctorants,
- nombre de doctorants salariés de l'enseignement primaire ou secondaire,
- nombre de doctorants salariés n'entrant pas dans les deux catégories précédentes,
- nombre de doctorants ayant définitivement et explicitement abandonné leur thèse dans l'année,
- échanges dématérialisés et automatisés :
- des documents (projet de recherche doctorale) et du processus de validation des projets de recherche doctorale (processus décrit dans le cadre de cohérence - 4.1.1),
- du processus de sélection des candidats doctorants,
- du processus d'attribution des contrats doctoraux (décrit dans le cadre de cohérence - processus 4.1.3), via un concours qui est géré dans le système d'information de l'unité de la manière suivante :
- entre le système d'information de suivi des doctorants au niveau de l'école doctorale et :
- l'application nationale SIREDO (dans le cadre de l'enquête annuelle concernant les diplômes de doctorats). Le système d'information de l'école doctorale produit automatiquement et transmet les données du volet « activité complémentaire des doctorants contractuels » de l'enquête :
- part des contrats doctoraux consacrés exclusivement à la recherche en 1ère année, 2ème année et 3ème année,
- répartition de la charge des doctorants par type d'activité (recherche, enseignement, diffusion de l'information scientifique, valorisation, conseil ou expertise) en 1ère année, 2ème année et 3ème année ;
- le système d'information de gestion de la COMUE ;
- l'application nationale SIREDO (dans le cadre de l'enquête annuelle concernant les diplômes de doctorats). Le système d'information de l'école doctorale produit automatiquement et transmet les données du volet « activité complémentaire des doctorants contractuels » de l'enquête :
- le suivi de la réalisation du projet de recherche doctorale :
- actualisation de la date prévisionnelle de fin de thèse avec possibilité d'alertes paramétrable en cas de dépassement des délais contractuels ou institutionnels de soutenance ;
- actualisation de la date prévisionnelle de soutenance de la thèse, avec possibilité d'alertes paramétrable en cas de dépassement des délais contractuels ou institutionnels de soutenance ;
- la gestion du processus d'organisation de la soutenance de la thèse, de la délivrance du doctorat et la publication des thèses, du dépôt du dossier de soutenance à la délivrance du diplôme :
- mise à jour des données de la thèse :
- sujet de la thèse,
- mots clés,
- date de dépôt du dossier de soutenance,
- date d'achèvement de la thèse,
- date de soutenance de la thèse,
- avis du jury,
- date de délivrance du diplôme,
- archives ouvertes sur lesquelles la thèse a été publiée, le cas échéant ;
- mise à jour des données de la thèse :
- la traçabilité, par échanges automatisés avec le système d'information de gestion de la scolarité, des formations complémentaires suivies par le doctorant. Au-delà de la formation par la recherche proprement dite (préparation du doctorat) et de la participation à des activités connexes (enseignement, activités en entreprise, activités collectives de l'EDCf. Ecole doctorale., publications...), tout doctorant doit avoir acquis lors de sa thèse un socle minimal de compétences transverses via la participation à des formations mises en place par l'école doctorale ou agréées par celle-ci ;
- Consolidation des données et production des indicateurs d'activité et de performance de l'Ecole Doctorale par thématique de recherche, projet de recherche doctorale, unité de recherche, année, etc. (Cf. domaine 1 Piloter la recherche) et production automatique des données de l'Enquête nationale du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. sur les effectifs doctorants et Ecoles doctorales (cf. domaine 1 Piloter la recherche) :
- Répartition des effectifs de l'école doctorale par établissement d'inscription, unité de recherche de rattachement
- Nombre de soutenances par année civile
- Nombre de premières inscriptions par année universitaire
- Nombre total d'inscriptions par année universitaire
- Répartition des effectifs de l'école doctorale par domaine scientifique de la thèse :
- Nombre de soutenances par année civile
- Nombre de premières inscriptions par année universitaire
- Nombre total d'inscriptions par année universitaire
- Répartition des doctorants par type de thèse
- Doctorants non financés pour la thèse
- Doctorants financés pour la thèse par type de contrat
- Répartition des doctorants par unité de recherche
- Part des flux entrant en doctorat (D) de nationalité étrangère
- Part des primo-entrants de nationalité étrangère
- Part des thèses soutenues en co-tutelle par des doctorants étrangers entrant en niveau doctorat (D)
- Indicateurs de performance doctorale
- Taux d'encadrement des doctorants et des post-doctorants (NB : ces derniers ne sont pas dans le SI de l'EDCf. Ecole doctorale.. Ils sont recrutés au niveau des unités de recherche)
- Durée moyenne des thèses soutenues= [Durée des thèses soutenues en mois] / [Nombre de thèses soutenues]
- Nombre de thèses conventionnées encadrées et Co encadrées par année civile
- Nombre annuel de nouveaux doctorants
- Ratio nombre de contrats de recherche doctoraux /contrats de recherche actifs de l'unité
- Ratio contrats de recherche doctorale financés
- Répartition des effectifs de l'école doctorale par établissement d'inscription, unité de recherche de rattachement
- la production automatisée des restitutions et indicateurs nécessaires au pilotage de l'école doctorale :
- liste des doctorants,
- liste des doctorants non à jour des formations complémentaires,
- liste des docteurs par durée de thèse,
- liste des unités de recherche,
- répartition des effectifs du doctorat par unité de recherche,
- répartition des financements de thèse,
- répartition des diplômes d'accès en thèse,
- durée des thèses par type de financement,
- nombre d'étudiants diplômés en thèse par nationalité,
- liste des encadrants de thèse,
- liste des financements de thèse,
- liste des experts (jury).
Les gains d'un système d'information consolidé au niveau d'une école doctorale sont les suivants :
- simplification du travail du personnel : plus d'extraction manuelle des systèmes d'information des établissements d'enseignement supérieur et de recherche ;
- standardisation/harmonisation des suivis des doctorants/docteurs ;
- gestion centralisée des informations (données de scolarité et données complémentaires) ;
- sauvegarde des informations ;
- sécurisation des informations ;
- confidentialité des informations ;
- production automatisée des éléments de reporting en temps réel indépendamment de la disponibilité du personnel chargé, dans les établissements, de produire les fichiers de suivi / réponses aux enquêtes.
- Gestion des données du projet de recherche doctorale (consolidation des données issues du SI de gestion de l'unité de recherche)
- Dématérialisation (GED/Workflow) des documents (projet de recherche doctorale) et du processus de validation des projets.
- Mise à jour des données RH du doctorant suite à l'acquisition de son diplôme.