1.5.2 Allouer les moyens aux structures de recherche

← 1.5.1.4 Structurer les écoles doctorales

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1.6 Piloter les structures de recherche →

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Objectifs

Permettre l'élaboration de la demande de moyens et l'allocation de ces derniers, via le dialogue entre une structure de recherche et ses organismes de tutelles.

Périmètre

Ce processus concerne l'allocation de moyens (humains, financiers, logistiques, équipements) aux unités (de recherche, de service, d'expérimentation), par leur(s) tutelle(s) de rattachement.

Description du processus

Si l'allocation effective des moyens est systématiquement annuelle, elle peut être le résultat :

• d'un dialogue objectifs/ressources : approfondi et partagé entre la direction de l'unité et les opérateurs de recherche (tutelles de rattachement pour les unités mixtes), portant sur les enjeux de pilotage scientifique et l'utilisation pluriannuelle des ressources et réalisé en parallèle de l'évaluation de l'unité et pour la durée de son mandat ;
• d'un dialogue de gestion relavant du processus annuel d'élaboration budgétaire : échanges annuels et partagés entre la direction de l'unité et les opérateurs de recherche (tutelles de rattachement pour les unités mixtes), en fonction de la taille des unités (niveau des moyens en jeu), du niveau de risque (en matière de logistique ou sur le plan RH par exemple) et des enjeux stratégiques, qui s'appuient, notamment, sur la répartition et le niveau d'utilisation des moyens alloués par les tutelles lors des exercices précédents (financier et RH).

La campagne d'allocation des moyens (dialogue de gestion) pour l'année N+1, se déroule à cheval sur deux années civiles N-1 et N, et en trois étapes :

• la phase de saisie des demandes de moyens par l'unité de recherche à sa tutelle ou, dans le cas d'une unité mixte, à l'ensemble de ses tutelles (opérateurs de recherche) généralement positionnée sur l'année N en se basant sur la situation des années antérieures et plus particulièrement N-1 ;
• la phase d'instruction des demandes par les opérateurs de recherche suit la période de campagne de demandes, au cours du 2^ème semestre N et arbitre les demandes de toutes ses unités. Cette phase intègre deux étapes distinctes :
  • au niveau de chaque tutelle de l'unité, un processus d'instruction et d'arbitrage sur l'allocation des moyens, en tenant compte des demandes de l'ensemble des unités de recherche rattachées à la tutelle et, pour les établissements d'enseignement supérieur et de recherche, en tenant compte des besoins en enseignement via les UFR (dans le cadre de la campagne d'emplois) ;
  • entre chaque tutelle, dans le cas d'une unité mixte, un dialogue de gestion itératif entre les tutelles (consolidation au niveau de l'unité / arbitrage entre les opérateurs de recherche tutelles de l'unité) ;
• la phase d'attribution définitive des moyens par chaque tutelle/opérateur de recherche suit la phase d'instruction des demandes des moyens et s'échelonne entre la fin de l'année N et le début de l'année N+1.

Le dialogue de gestion annuel doit être systématiquement partagé entre l'ensemble des tutelles qui doivent connaitre tout au long du processus d'allocation, les demandes faites et attributions réalisées par l'ensemble des autres tutelles. Ceci implique idéalement une synchronisation des calendriers.

Le dialogue de gestion approfondi, dans l'idéal, en début de mandat, porte sur l'adéquation entre stratégie scientifique de l'unité (son projet scientifique) et les moyens nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie.

Dans le cadre de ces dialogues de gestion partagés réunissant l'unité et ses tutelles, chaque tutelle déclenche son propre processus interne de consolidation, d'itération et de décision.

Les tutelles et la direction de l'unité doivent avoir une vision globale de l'ensemble des moyens alloués, incluant, au-delà des subventions récurrentes accordées par les tutelles, les ressources propres des unités (ressources sur contrats, sur brevets, sur projets).

Ce processus partagé d'allocation de moyens des tutelles aux unités de recherche mixte suppose aux tutelles de s'accorder sur un processus décisionnel concerté s'appuyant sur :

• une harmonisation des calendriers budgétaires ;
• des modalités et périmètres d'allocations partagées (dotation financière, emplois, marge de manœuvre dans la consommation de ces moyens par les unités) ;
• des données partagées (demandes des unités, attribution des tutelles) par l'ensemble des partenaires ;
• une nomenclature budgétaire partagée (pour exprimer les demandes de moyens financiers) ;
• une nomenclature d'emplois consolidée (pour exprimer les demandes de moyens humains) ;
• un système d'information partagé dédié à ce processus et interopérable avec les systèmes d'information budgétaires et financiers et SIRH de chaque tutelle et le système d'information de gestion de l'unité (gestion budgétaire et gestion des activités de l'unité).

Les moyens demandés concernent :

• les moyens humains permanents ou non permanents, poste par poste, en ETPT et en masse salariale et en général sur subvention d'Etat. Les demandes de moyens en RH sont explicitées par le Directeur d'Unité, à la maille de l'unité et/ou de la thématique de recherche (inscrite dans le projet scientifique de l'unité) et/ou de l'équipe de recherche (sous structuration de l'unité de recherche) et de manière exceptionnelle, au niveau d'un projet de recherche partenariale contractuelle ou de recherche collaborative (moyens non couverts par les ressources propres). En retour, l'allocation des moyens humains par les tutelles est le plus souvent globalisée au niveau de l'unité ;
• les moyens financiers (en euros). La demande des moyens financiers aux tutelles est exprimée à la maille de l'unité de recherche (et, par exception, par destination, à la maille d'un projet de recherche), par grande nature (fonctionnement, équipement, investissement), en AE et en CP (AE distincts de CP pour les investissements) dans le cadre de la GBCP, et par rubrique budgétaire (nomenclature issue de la nomenclature Nacres) ;
• les moyens logistiques (surfaces en M²) ;
• Les moyens en utilisation d'infrastructures nationales ou internationales de recherche, TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. existantes et non présentes dans l'unité (prévision de consommation d'infrastructures de recherche proposées généralement par des unités de services des tutelles, basée sur un volume d'unités d'œuvre : exemple temps de calcul d'un supercalcuteur).

Le dialogue autour de ces moyens doit pouvoir se faire aussi autour d'un affichage du coût complet de l'unité et de la contribution de chaque tutelle à chaque unité. La demande de moyens doit être éclairée par l'affichage des contributions de chacun. Ce travail doit se faire sur la base de moyens calculés de la même façon (ex mètres carrés). Les règles de calcul et la maille d'allocation des moyens à l'unité doivent être définies à la création de l'unité par l'ensemble des tutelles.

La maille des demandes sera d'autant plus fine que le dialogue de gestion avec et entre les tutelles est approfondi.

Pour les demandes de personnels titulaires (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.), l'attribution des ressources par les tutelles devra expliciter si la ressource est attribuée :

• Via ouverture de poste sur concours (date d'attribution et type du concours : externe, interne) ;
• Via mobilité (date de la mobilité) ;
• Via une procédure d'accueil en détachement (date du détachement).

Processus d'allocation des moyens annuels

En entrée

• Demande annuelle de moyens par le responsable d'unité de recherche ;
• Historique de la situation budgétaire de l'unité de recherche sur les années précédentes ;
• Projet scientifique de l'unité de recherche ;
• Opportunités.

En sortie

• Moyens alloués annuellement par les opérateurs de recherche associés à l'unité de recherche.

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Demande de moyens N+1 par l'unité de recherche aux opérateurs de recherche associés à l'unité de recherche :	Responsable de l'unité de recherche	2ème semestre N
Consultation de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des évènements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) en termes de ressources allouées par les opérateurs (financières et humaines), de ressources propres et de dépenses engagées, ceci automatiquement à partir du système de gestion budgétaire de l'unité de recherche Consultation d'une description des activités et des effectifs de l'unité de recherche depuis sa création, ceci à partir du système de gestion des activités et de la production de l'unité de recherche ; Consultation de la partie RH (historique des moyens humains de l'unité). Saisie d'un prévisionnel dépenses (en fonctionnement, investissement, masse salariale) / ressources (projets en cours, projets à venir) pour l'année N+1 : Un prévisionnel des moyens humains permanent et non permanent exprimés en ETPT (cf. plus haut) ; Un prévisionnel des moyens financiers composé des besoins en dotation des tutelles (en fonctionnement, investissement, masse salariale) et d'un prévisionnel des ressources propres par sources de financement : Financements H2020Cf. Horizon 2020. ; Financements ANRCf. Agence Nationale de la Recherche ; Financements PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir. ; Financements publics hors tutelles ; Financements fondations / associations ; Financements Région ; Financements contrats avec des industriels ; Prestations / colloques, autres) ; Un prévisionnel des moyens logistiques ; Un prévisionnel des besoins de consommation d'infrastructures de recherche non présentes dans l'unité. Dépôt dématérialisé d'un document présentant le projet scientifique de l'unité de recherche, des contrats en cours, des opportunités de ressources propres compte tenu des projets déposés ou projets en expertise. Dépôt dématérialisé d'une synthèse d'indicateurs de performance de l'unité de recherche (en terme de valorisation, de publication, distinctions) à définir dans le cadre de l'initialisation du dialogue de gestion en début de mandat.	Responsable de l'unité de recherche
Instruction des demandes N+1 par chaque opérateur / tutelle et dialogue de gestion en « cascade » (consolidation/ arbitrage) interne à chaque opérateur :	Hiérarchie budgétaire au sein de chaque opérateur de recherche	Dans l'idéal, fin d'année N,
Consultation par l'opérateur de recherche des éléments déposés par le responsable de l'unité de recherche ; Consultation de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des évènements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) en termes de ressources allouées (financières et humaines) et de dépenses engagées, ceci automatiquement à partir du système de gestion de l'unité de recherche ; Consolidation à chaque niveau de la hiérarchie de responsabilité budgétaire de l'opérateur de recherche des moyens demandés par l'ensemble des unités de recherche propre à l'opérateur ou auxquelles l'opérateur est tutelle ; Arbitrages entre les unités de recherche ; Saisie des propositions d'allocation des moyens par chaque opérateur.	Opérateurs de recherche tutelles de l'unité de recherche
Instruction des demandes : Dialogue de gestion entre les opérateurs (consolidation au niveau de l'unité de recherche et arbitrages) :	Opérateurs de recherche tutelle de l'unité de recherche	Dans l'idéal, fin d'année N,
Consultation des propositions d'allocation des moyens alloués par l'ensemble des opérateurs; Entretiens dans le cadre d'un dialogue de gestion entre les opérateurs (arbitrage si nécessaire) ; Mise à jour des propositions d'attribution définitives et validées par chaque opérateur à la suite du dialogue de gestion et des arbitrages ; Mise à jour des attributions définitives et validées par chaque opérateur ; Consolidation possible au niveau de l'unité de recherche ; Consolidation possible de toutes unités de recherche à tous les niveaux de consolidation d'un opérateur de recherche ; Mise à jour du SI de gestion de l'unité de recherche avec les éléments budgétaires notifiés.	Opérateurs de recherche Responsable de l'unité concernée
Attribution définitive des moyens par chaque opérateur : Mise à jour des attributions effectives au fur et à mesure des allocations qui alimente le SI de gestion de l'unité de recherche ; Vision consolidée par l'unité de recherche du suivi des attributions au regard des propositions d'attributions prévues ; Consolidation possible de toutes les unités de recherche à tous les niveaux de consolidation d'un opérateur de recherche.	Opérateurs de recherche	Fin d'année N ou tout début N+1

Nota :

Des travaux sont actuellement en cours entre les universités et organismes de recherche pour s'entendre sur la convergence du processus budgétaire commun consistant à partager :

• Une harmonisation des procédures et des calendriers budgétaires des tutelles ;
• Un outil commun pour permettre la saisie annuelle des demandes de moyens par les unités ;
• Le référentiel budgétaire partagé (basé sur la nomenclature NACRES) ;
• Une réunion de dialogue de gestion pour l'élaboration des ressources des unités.

Objet métier

Demande de moyens humains

La formalisation de la demande de moyens humains, exprimée, poste par poste, ou plus globalement en ETPT, est fonction :

• de la tutelle (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel., EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.) ;
• du type de ressource (enseignants chercheurs ou assimilés, chercheurs ou assimilés, personnels de soutien ou de support (Ingénieurs et techniciens, AENES, etc..)) ;
• du besoin (permanent ou non permanent sur contrat).

La formalisation de la demande se formalise de la façon suivante en fonction de la demande:

Pour les demandes de ressources ayant comme finalité une activité de recherche:

Chercheur titulaire	Enseignant Chercheur titulaire	Doctorants	ITRF ou ITA titulaire	PersonnelAgent employé par l'établissement (rémunéré ou non), l'établissement pouvant être son employeur principal ou non, et pour laquelle l'établissement gère une carrière ou un contrat. ayant comme finalité une activité de recherche	Ressource non titulaire (contractuel), ayant comme finalité une activité de recherche
demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.	demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.	contrats doctoraux handicap (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique. ou EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) et contrats doctoraux répartis en amont aux écoles doctorales	demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. ou EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.)	appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.	EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Corps (chargé de recherche, directeur de recherche) ;	Corps (professeur des universités, maître de conférence) ;		Emploi type (Référentiel national REFERENS)	Emploi type (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.) ;	Profil : Enseignants-chercheurs non titulaires, et autres, Chercheurs non titulaires
	Section CNUCf. Conseil National des Universités. (disciplines)		BAP	Statut ou besoin : permanent ou non permanent
			Grade		Niveau d'expertise (cas du profil « chercheurs non titulaires, et autres ») : Chercheur junior ;Chercheur senior ;
Thématique scientifique	Thématique scientifique correspondant au besoin	Thématique scientifique correspondant au besoin		Thématique de recherche	Thématique scientifique correspondant au besoin
Besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).	Besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).	Besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).	Besoin spécifique, mutualisation.	Besoin spécifique au sein de la thématique de recherche	Besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).
		Ecole doctorale à laquelle sera rattachée la thèse
		Thème de recherche
		Projet de recherche partenariale ou contractuelle ;
		Partenaire(s) co-financeur(s) potentiel(s) et  % de financement
Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande
	Quotité demandée (en % de l'ETPT de l'enseignant chercheur)		Quotité demandée en %
		Durée			Durée (si non permanent)

La demande concernant un poste de chercheur titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.) sera formalisée de la façon suivante :

• le corps (chargé de recherche, directeur de recherche) ;
• le niveau de priorité de la demande ;
• la thématique scientifique ;
• le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

Nota : Cependant, les modalités de recrutement des chercheurs ne sont pas liées directement aux demandes des unités de recherche, mais fonction de l'excellence des dossiers des candidats.

La demande concernant un poste d'enseignant chercheur titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) sera formalisée de la façon suivante :

• le corps (professeur des universités, maître de conférence) ;
• la section CNUCf. Conseil National des Universités. (disciplines) ;
• le niveau de priorité de la demande ;
• la quotité demandée (en % de l'ETPT de l'enseignant chercheur) ;
• la thématique scientifique correspondant au besoin ;
• le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

La demande concernant un doctorant (contrats doctoraux handicap (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique. ou EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) et contrats doctoraux répartis en amont aux écoles doctorales) sera formalisée de la façon suivante :

• le thème de recherche ;
• le projet de recherche partenarial ou contractuelle ;
• le ou les partenaires co-financeurs potentiels et le(s) % de financement ;
• la durée ;
• le niveau de priorité de la demande ;
• la thématique scientifique correspondant au besoin ;
• le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique) ;
• l'école doctorale à laquelle sera rattachée la thèse.

La demande concernant un poste d'ITRF ou d'ITA titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. ou EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.) sera formalisée de la façon suivante :

• l'emploi type (Référentiel national REFERENS)
• la BAP
• le grade
• la quotité demandée en %
• le niveau de priorité de la demande
• le besoin spécifique, la mutualisation.

La demande concernant un personnel ayant comme finalité une activité de recherche, et appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial., sera formalisée de la façon suivante :

• l'emploi type (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.) ;
• le statut ou besoin : permanent ou non permanent ;
• la durée (si non permanent) ;
• le niveau de priorité de la demande ;
• la thématique de recherche ;
• le besoin spécifique au sein de la thématique de recherche ;
• le besoin spécifique.

Toute demande de ressource non titulaire (contractuel), faite à un EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., un EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel., ayant comme finalité une activité de recherche, devra expliciter :

• Le profil :
  • Enseignants-chercheurs non titulaires, et autres ;
  • Chercheurs non titulaires ;
• Le niveau d'expertise (cas du profil « chercheurs non titulaires, et autres ») :
  • Chercheur junior ;
  • Chercheur senior ;
• Le thème de recherche ;
• Le projet de recherche partenarial ou contractuelle ;
• Le ou les partenaires co-financeurs potentiels et le(s) % de financement ;
• La durée ;
• Le niveau de priorité de la demande ;
• La thématique scientifique correspondant au besoin ;
• Le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

Nota : Distinction entre Post-doctorantCf. Chercheur postdoctoral et chercheur contractuel : dans la pratique il devient difficile de distinguer un Post-doctorantCf. Chercheur postdoctoral d'un « chercheur contractuel ». La différence est plutôt de l'ordre d'un niveau de séniorité. En effet, le « Post-doctorantCf. Chercheur postdoctoral » est un chercheur sous contrat à durée déterminée qui a obtenu son doctorat « récemment ». La notion de « chercheur contractuel » s'adresse à des personnels plus expérimentés, qui pourraient être recrutés sur des contrats à durées indéterminés.

Pour les demandes de ressources ayant comme finalité une activité de support ou de soutien à la recherche:

PersonnelAgent employé par l'établissement (rémunéré ou non), l'établissement pouvant être son employeur principal ou non, et pour laquelle l'établissement gère une carrière ou un contrat., soutien à la recherche	Ressource non titulaire
appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.	EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Emploi (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.)	Poste / emploi type (Référentiel national REFERENS)
	Type de contrat (CDI, CDD)
	Catégorie (A, B, C)
Besoin : permanent ou non permanent
Durée (si non permanent)	Durée (pour les CDD)
Statut : cadre ou non cadre
Niveau de priorité de la demande	Niveau de priorité de la demande
Besoin spécifique

La demande concernant un personnel ayant comme finalité une activité de support, soutien à la recherche, et appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial., sera formalisée de la façon suivante :

• l'emploi (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.) ;
• le besoin : permanent ou non permanent ;
• la durée (si non permanent) ;
• le statut : cadre ou non cadre ;
• le niveau de priorité de la demande ;
• le besoin spécifique.

Toute demande de ressource non titulaire (faite à un EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., un EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) ayant comme finalité une activité de support ou de soutien à la recherche devra expliciter :

• Le poste / l'emploi type (Référentiel national REFERENS) ;
• Le type de contrat (CDI, CDD) ;
• La catégorie (A, B, C) ;
• La durée (pour les CDD) ;
• Le niveau de priorité de la demande.

D'autres profils de ressources humaines peuvent faire l'objet d'une demande de moyens humains. Ces profils seront assimilés aux profils précédents. Ils sont répertoriés dans le tableau proposé par le HCERES dans sa nouvelle campagne d'évaluation, et présenté dans le volet Référentiels et Nomenclatures du présent cadre de cohérence.

Pour les demandes de personnels titulaires (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.), l'attribution des ressources par les tutelles devra expliciter si la ressource est attribuée :

• Via ouverture de poste sur concours (date d'attribution et type du concours : externe, interne) ;
• Via mobilité (date de la mobilité) ;
• Via une procédure d'accueil en détachement (date du détachement).