3.2 Organiser, planifier la réalisation d'une activité de recherche

Préambule : Activités de recherche / projet de recherche

• Un projet de recherche représente un ensemble d'activités de recherche coordonnées, menées par au moins un des membres d'une structure de recherche, en collaboration ou non avec un ou des partenaires issus d'autres structures de recherche françaises ou étrangères, ou socio-économiques (recherche partenariale) autour d'un sujet défini, formalisé, dans le but notamment de produire de la connaissance, autour d'une ou plusieurs thématiques de recherche du projet scientifique de la structure.
• Les projets de recherche peuvent être :
  • Internes à la structure de recherche ;
  • Menés avec un consortium composé d'autres structures de recherche, à l'échelle d'un site, d'une région, nationale, européenne, ou internationale, et/ou de partenaires socio-économiques (recherche partenariale collaborative) ;
  • Menés pour le compte de partenaires socio-économiques (recherche partenariale contractuelle) ;
• Les projets rythment la production de résultats et structurent dans le temps l'activité de recherche de la structure.
• Les projets de recherche sont caractérisés par des livrables, des dates de début et de fin, et plusieurs attributs descriptifs. Les liens avec d'autres projets ou activités peuvent exister.
• Un projet de recherche peut être financé sur dotation de la structure par les tutelles, dans le cadre d'une recherche partenariale contractuelle ou collaborative dans le cadre d'un ou plusieurs appels à projet. Un appel à projet correspond à une offre de financement émise par une entité publique (Commission européenne, ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, Région, etc.) qui met à disposition une enveloppe budgétaire pour des actions dont elle définit précisément les priorités.
• Les projets de recherche peuvent être regroupés en programmes de recherche.

On peut donc associer :

• Un ou plusieurs projets de recherche à une ou plusieurs thématiques de recherche ou axes du projet scientifique de la structure;
• Chaque production (publication, brevet, jeu de données scientifiques, ...) à un projet de recherche ;
• Un ou plusieurs contrats de recherche ou conventions de financement à un projet de recherche.

Objectif

Organiser et planifier un projet de recherche, d'un point de vue technique, scientifique, budgétaire et organisationnel.

Périmètre

Certains projets de recherche sont relativement complexes et peuvent faire intervenir :

• Une ou plusieurs structures de recherche, dont certaines relevant d'autres tutelles ou à l'étranger, pouvant apporter chacune des moyens humains ou financiers, logistiques ;
• Un ou plusieurs établissements, tutelles ou partenaires de ces structures de recherches et portant une partie des ressources et des charges (NB : les structures de recherche n'ont pas de personnalité juridique) ;
• Éventuellement des intervenants externes (cas des SATTSociété d'accélération du transfert de technologies, créée en 2010 par appel à projet de l'ANR dans le cadre du PIA.<br>Détenues majoritairement par des groupements d'établissements et d'organismes de recherche, les SATT doivent conduire à une plus forte professionnalisation de la valorisation de la recherche et à un renforcement des compétences en gérant les activités de valorisation au plus près des laboratoires et de l'écosystème d'entreprises, en lien avec les pôles de compétitivité.<br>Elles devront se substituer aux multiples dispositifs coexistant sur un même site pour constituer de véritables guichets uniques de proximité pour améliorer le service rendu aux chercheurs et aux entreprises. par exemple) ;
• Le cas échéant, un ou plusieurs financeurs. Ces financements peuvent relever de modalités variées quant à leur périmètre et leur nature (gestion des acomptes, nature de charges financées, jalons de remboursement, ...).

Le processus décrit ci-dessous, traite de l'organisation, de la planification d'un projet de recherche.

Pour piloter ces projets, il est nécessaire de formaliser un cadre analytique d'imputation des dépenses permettant de donner une vision du projet :

• Globale, ou par partie prenante sur trois axes différents :
  • Par financeur (financement et dépenses associées),
  • Par structure de recherche puis équipe de recherche ;
  • Par projet de recherche (suivi comptable du projet) ;
  • Par établissement de tutelle des structures de recherche, portant la réalisation effective de charges et recettes ;
  • Par partenaire institutionnel (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., organismes ...)
• Annuelle ou pluriannuelle (vision à terme du projet),
• Par nature de charge (principalement : masse salariale, fonctionnement, investissement)
• Par rubriques budgétaires (issues de la nomenclature NACRES)
• En CP (crédits de paiement) et AE (autorisation d'engagement) (dans le cadre de la GBCP),
• Par version : budget (initial, réévalué), réalisé (exécuté)
• En coût direct ou coût complet, ceci par répartition des coûts indirects (quote-part des frais généraux de la structure de recherche, du coût des fonctions de soutien et de support à la recherche au sein de la structure, des frais de gestion de la tutelle) sur le projet de recherche.

Il est aussi nécessaire de formaliser :

• La structure de découpage du projet ;
• Les différents jalons, dont la production de livrables : échéancier des rapports scientifiques à fournir, rapports, etc.., ...
• Le planning associé ;
• Les besoins en ressources humaines ;
• Les besoins en équipements (consommation des équipements propres, consommation des infrastructures de recherche).

Description du processus

En entrée

• Projet de recherche à structurer

En sortie

• Projet de recherche structuré

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Formalisation de la structure du projet de recherche Structure organisationnelle du projet (Organization Breakdown structure) Structure analytique d'imputation des dépenses et recettes du projet de recherche Structure de découpage en « tâches » du projet (« Work Breakdown Structure ») Planning / jalons
Saisie des budgets : moyens nécessaires à la bonne réalisation du projet de recherche Le budget initial du projet de recherche est renseigné : En effectif permanent (ETPT, masse salariale) ; Par nature de dépense (masse salariale, fonctionnement, investissement) Par période, Par destination selon le découpage analytique du projet
Enregistrement des moyens (humains, financiers, équipements) mis à disposition par les structures de recherche et autres partenaires du projet de recherche et, le cas échéant par le ou les financeurs sur appel à projet ou contrats de recherche Les premiers financements sont renseignés via des ouvertures de crédits, notamment les moyens financiers et humains pris sur les ressources attribuées aux structures de recherche par les établissements. Ces ressources viennent en diminution des ressources non encore affectées au niveau des structures de recherche. Les personnes affectées sur le projet sont identifiées Ces informations autorisent l'engagement et l'autorisation à réaliser des dépenses associées Les équipements mis à disposition sont pris en compte.
Saisie des avances accordées par les établissements en attendant la mise en place des contrats.

L'objet Projet de recherche se caractérise de la manière suivante :

Données caractérisant l'objet métier	Signification de la donnée et nomenclatures ou référentiel associé si la donnée est normalisée
Identifiant(s) du projet de recherche
Identifiant externe donné par chaque financeur	Référentiel externe géré par le financeur
Identifiant donné par la structure de recherche	Référentiel des projets de recherche géré par le système d'information de gestion de la structure
Acronyme du projet
Titre du projet
Budget global du projet décomposé par source(s) de financement	Budget en coûts complets ou en coûts directs
Source de financement	Nomenclature nationale des sources de financement Cf. Volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence)
Financeur	Si la source de financement est un contrat de recherche avec partenaire socio-économique Code SIREN du partenaire
Part du financement sur le budget global du projet en %
Période de financement
Référence de la convention de financement sur appel à projet ou du contrat de recherche	Référentiels contractuels gérés par le système d'information du ou des opérateurs de recherche de rattachement Identifiant de l'appel à projet si financement sur appel à projet
Labélisation par un pôle de compétitivité	Oui/non Et si oui identifiant du ou des pôles de compétitivité concernés (référentiel national des pôles de compétitivité. Cf. Volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence)
Axe ou thématique de recherche du projet scientifique	Référentiels gérés par le système d'information de la structure de recherche et associés au projet scientifique de la structure
Projet(s) de recherche lié(s)	Identifiant interne du ou des projets de recherche
Programme de recherche de rattachement	Identifiant du programme de recherche géré par le système d'information de la structure de recherche.
Domaine(s) scientifique(s) principaux	Cf. Nomenclature des domaines scientifiques dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence
Domaine(s) scientifique(s) secondaire(s)	Cf. Nomenclature des domaines scientifiques dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence
Equipe de recherche porteuse / coordinatrice du projet et structure de recherche d'appartenance	Identifiant interne de l'équipe de recherche, géré par le système d'information de la structure Identifiant national de l'équipe de recherche si répertoriée dans le Répertoire National des structures de recherche. Cf. volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence
Equipe(s) de recherche associée(s)au projet et structure de recherche d'appartenance	Identifiant interne de l'équipe de recherche, géré par le système d'information de la structure Identifiant national de l'équipe de recherche si répertoriée dans le Répertoire National des structures de recherche. Cf. volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence
Responsable du projet pour la structure de recherche	Identifiant du responsable dans le référentiel des Personnes de la structure de recherche issu des référentiels de personnes des opérateurs de recherche de rattachement.
Responsable scientifique du projet	Identifiant du responsable dans le référentiel des Personnes de la structure de recherche issu des référentiels de personnes des opérateurs de recherche de rattachement.
Début de projet
Fin du projet (prévue, re-prévue, effective)
La ou les infrastructure(s) utilisées par le projet (identifiant de l'infrastructure de recherche)	Identifiant de l'infrastructure de recherche : Référentiel propre à l'opérateur de recherche de rattachement de l'infrastructure de recherche, si infrastructure de recherche non présente dans la feuille de route nationale des infrastructures de recherche. Référentiel national de la feuille de route des infrastructures de recherche si infrastructures présente dans la feuille de route nationale. Cf. volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence
Localisation(s) du projet	Adresse(s) de localisation
Description textuelle
Média de description du projet
Logo du projet
Adresse Url du projet
Livrables scientifique(s) et technique(s) attendu(s) dans le cadre du projet :	Par livrable Type de produit : référentiel national des produits de la recherche Libellé du livrable Descriptif du livrable
Mots clés

Remarque : le profil décrit ci-dessus est cohérent avec la modélisation de l'objet « project (cf. Project) » du modèle CERIFCf. Common European Research Information Format. défini par euroCRIS.

Préparer le projet de recherche nécessite de construire :

• La structure de l'organisation et des différents intervenants (OBS - Organisation Breakdown Structure) :
  • Structures de recherche, sur deux axes :
    • Organisation de la structure de recherche (équipe...),
  • Opérateurs de recherche tutelles ou partenaires, porteurs des charges et recettes
  • Autres contributeurs (SATTSociété d'accélération du transfert de technologies, créée en 2010 par appel à projet de l'ANR dans le cadre du PIA.<br>Détenues majoritairement par des groupements d'établissements et d'organismes de recherche, les SATT doivent conduire à une plus forte professionnalisation de la valorisation de la recherche et à un renforcement des compétences en gérant les activités de valorisation au plus près des laboratoires et de l'écosystème d'entreprises, en lien avec les pôles de compétitivité.<br>Elles devront se substituer aux multiples dispositifs coexistant sur un même site pour constituer de véritables guichets uniques de proximité pour améliorer le service rendu aux chercheurs et aux entreprises., autres structures de recherche, etc...)
  • Personnels permanents et non permanents (cf. nomenclature des emplois)
    • Un identifiant du personnel partagé avec le SI paye ou SI comptable de l'établissement doit pouvoir permettre de faire remonter leurs coûts sur l'outil de gestion du projet, via la déclaration d'activité.
• La structure budgétaire des dépenses directes et des recettes du projet. Principalement :
  • Les frais personnels,
  • Les coûts de fonctionnement (frais de missions, ...),
  • Les investissements
  • Les recettes par financeurs
    • Le recours prévu à des infrastructures de recherche, dont le projet n'assume pas en totalité les coûts complets dans la mesure où elles disposent de financements propres ou partagés. Ce recours peut être mesuré avec des indicateurs propres à l'infrastructure (heures de calcul, heure d'avion, journée de campagne en mer, etc..). Ce recours devrait en principe être mentionné dans les livrables du projet. Il est demandé en principe par les infrastructures. Une référence à ce niveau permettrait des agrégations.
• La structure analytique des charges et produits (Cost Breakdown Structure), support des budgets, et des imputations réelles. Les éléments de cette structure analytique doivent obligatoirement être associés à un établissement et une structure de recherche pour chacun d'entre eux. Elle peut être structurée, par exemple, autour :
  • Des différents financeurs,
  • Des principales phases du projet,
  • Des différents types d'intervenants,
  • Des différents financements attendus.

Un lien doit être effectué entre chacun de ces éléments analytiques et les objets analytiques présents dans les systèmes d'information financiers des différents opérateurs de recherche impliqués afin :

• D'avoir des objets d'imputation dans ces systèmes d'information, permettant d'imputer les charges et produits (factures d'achats et de vente, titres de recette et mandats de dépense),
• De faire remonter ces informations dans l'outil de gestion technique et financier du projet.
• La structure technique ou « Work Breakdown Structure » ou « structure de découpage du projet », découpage du projet en EOTP (Eléments de l'Organisation Technique du Projet), jusqu'au plus fin niveau de tâches à réaliser et à suivre, et en jalons techniques. Pour chaque tâche, on définit :
  • Les dépendances entre tâches,
  • Les dates de début et de fin prévus et éventuellement réalisés,
  • L'avancement,
  • Un lien avec la structure analytique,
  • De moyens humains et financiers nécessaires, notamment les personnels affectés.
• La définition de la maille d'analyse temporelle (par mois, trimestre, année)

Le budget, les engagements de dépense, les dépenses, sont gérés sur les axes suivants :

• Natures comptables
• Rubriques budgétaires
• EOTP
• Période,
• Structure de recherche
• Opérateurs de recherche
• Type (budget, réalisé)
• AE / CP

De même, les financements sont caractérisés par :

• Un tiers, le financeur, ou un ensemble de tiers,
• Un ou plusieurs budgets de financement, par nature, période, ainsi que les règles associées :
  • Montant maximum, pourcentage de remboursement,
  • Gestion d'acompte ou non,
  • Jalons contractuels, ou durée du financement, jalons liés aux jalons techniques du projet
• Un statut du contrat : en attente, contrat notifié, contrat signé. Ce statut permet de débloquer l'autorisation d'engagement des dépenses, puis l'autorisation de dépense.

Toute demande de dépense (demande de mission, demande d'achat, remboursement...) doit :

• Faire mention d'un objet d'imputation analytique du projet (EOTP)
• Faire l'objet d'un contrôle de disponibilité du budget.

Services attendus par les systèmes d'information

Au niveau de l'opérateur de recherche qui a contractualisé ave le financeur

• Dans le système de gestion financière et budgétaire des tutelles :
  • Création du projet (OBS, CBS, WBS) dans le système de gestion financière et budgétaire de l'opérateur de recherche et rattachement du contrat de recherche ou de la convention de financement au projet de recherche ;
  • Enregistrement du budget dès notification du contrat selon les modalités énoncées plus haut
    • Par EOTP (Eléments d'organigramme des tâches du projet) : charges par nature de charge et rubrique budgétaire, recettes prévisionnelles par sources de financement) ;
  • Rattachement de jalons techniques du projet (livrables par exemple) à des jalons contractuels de la convention de financement ou du contrat de recherche ;
  • Implémentation de l'analytique permettant de connaitre le coût complet du projet de recherche.
  • Identification des infrastructures de recherche mobilisées, des projets concernés.
• Au niveau de chaque structure de recherche contributrice du projet de recherche (en charge de tout ou partie du projet
  • Enregistrement du projet (avec les caractéristiques définies plus haut).
  • Rattachement des personnels impliqués sur le projet de recherche selon plusieurs profils (responsable scientifique du projet, responsable d'un lot de projet, gestionnaire du projet, contributeur au projet).
  • Enregistrement de la production du projet de recherche (les « livrables » du projet de recherche en s'appuyant sur une nomenclature de « type de produits » de la recherche
• Dans le système de gestion technique de projet :
  • Création (sans ressaisie) du projet de recherche dans le système de gestion technique de projet de la structure (WBS, OBS) ;
  • Initialisation du planning et création des jalons techniques du projet ;
  • Affectation prévisionnelle des personnels (permanent, non permanent) et besoins en infrastructures de recherche sur le projet ;
  • S'il s'agit de la structure d'appartenance du responsable scientifique (structure leader du consortium), la totalité du WBS du projet sera créée pour permettre un pilotage technique global du projet ;
  • S'il s'agit d'une structure de recherche contributrice, seule la partie du projet à sa charge sera créée.

L'ensemble de ces systèmes de gestion doivent partager un même référentiel de projets de recherche, de structures, de personnels et doivent être interopérables pour permettre la saisie unique des données de gestion.

Le système d'information de gestion technique du projet doit être ouvert à l'ensemble des partenaires contributeurs du projet.

Le responsable scientifique d'un projet de recherche multi-structures, multi-tutelles doit pouvoir consolider la vision budgétaire et technique de la totalité du projet.

Le système de gestion doit alerter en cas de dépassement de délais, de coûts...