Objectif
Assurer la traçabilité des travaux à l'aide de cahiers de laboratoire physiques.
Périmètre
L'utilisation de cahiers de laboratoire physiques
Description du processus
En entrée
- Bonnes pratiques de gestion des cahiers de laboratoire définies
En sortie
- Cahiers de laboratoires archivés
Représentation graphique
Fichier bpmn
Synthèse descriptive
| Etapes
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Acteurs
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Période
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Définition des modalités d'utilisation des cahiers de laboratoire (attribution, ...)
- Affectation des cahiers (par chercheur, par projet, par équipement),
- Modalités de gestion de la preuve (signature des témoins, fréquence...)
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Directeur de laboratoire
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Gestion logistique des cahiers physiques
- Évaluation des besoins,
- Commande,
- Attribution (gestion de la date d'attribution, du numéro de cahier, de la personne à laquelle le cahier a été attribué),
- Gestion des stocks
Au moment de l'attribution, sur le cahier sont renseignés :
- Nom de la structure et de son ou ses établissements de rattachement,
- Nom de l'utilisateur, liste des utilisateurs, référence projet ou référence équipement,
- Date de début du cahier
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Responsable gestion des cahiers
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| Consignation des expérimentations dans le cahier de laboratoire
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Chercheur
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| Signature du cahier par un témoin
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Témoin
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Gestion des retours des cahiers, stockage et archivage
NB : trois phases d'archivage peuvent être envisagées :
- En premier lieu, stockage par l'utilisateur, tant qu'il lui est nécessaire de s'y référer ou pendant une période définie
- Puis stockage par le laboratoire,
- Enfin, stockage par la tutelle ou l'une des tutelles du laboratoire
Dans tous les cas il est nécessaire :
- De suivre la localisation de cahier,
- D'identifier les cahiers manquants,
- De remonter une alerte en cas de non-archivage de cahiers remis depuis un temps donné,
- De remonter une alerte en cas de départ de personnes auxquelles des cahiers ont été attribués (départ d'un doctorant, mutation d'un chercheur, ...),
- De remonter une alerte en fin de projet si des cahiers associés n'ont pas été archivés,
- De référencer le contenu des cahiers archivés : contenu, mots clés, dates, reprise du sommaire...
- De définir une politique de confidentialité pour chacun des cahiers.
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Responsable gestion des cahiers
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Gestion des autorisations de consultation
Cela passe par :
- L'identification des cahiers à consulter par le chercheur,
- Une demande de consultation du chercheur au directeur de la structure,
- Une autorisation ou non de consultation.
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Directeur de laboratoire
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Consultation
- Gestion de l'historique des personnes ayant eu accès aux cahiers,
- Gestion des entrées et sorties des cahiers.
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Chercheur
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Objets métiers
