1.5.1.4 Structurer les écoles doctorales

Objectifs

• Créer et accréditer les Ecoles Doctorales.

Périmètre

Une école doctorale (EDCf. Ecole doctorale.) rassemble des unités et des équipes de recherche reconnues. Elle a en charge l'ensemble des questions liées au doctorat. Elle est pilotée par un directeur assisté d'un conseil. Le conseil suit et anime la vie de l'école doctorale. Les doctorants sont invités à y élire leurs représentants, tous les deux ans. L'école doctorale propose également des formations, en particulier scientifiques. Elle valide le plan individuel de formation des doctorants.

Le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. accrédite les demandes de création / restructuration d'école doctorale en s'appuyant sur l'évaluation du HCERES. La durée d'accréditation correspond à la durée des contrats d'établissements ou du contrat de site. (cf. arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale).

Plusieurs établissements d'enseignement supérieur peuvent demander conjointement l'accréditation d'une école doctorale, à la condition que chacun d'entre eux participe de façon significative à son animation scientifique et pédagogique et dispose de capacités de recherche et d'un potentiel d'encadrement doctoral suffisant. Sauf exception scientifiquement motivée, ces établissements doivent être localisés sur un même site ou sur des sites proches. Leur coopération fait l'objet d'une convention qui est jointe à la demande d'accréditation. Pour assurer la responsabilité administrative de l'école doctorale, les établissements désignent l'un d'entre eux, qui doit être un établissement public, comme support de l'école doctorale.

Les établissements d'enseignement supérieur ainsi que des organismes de recherche et des fondations de recherche peuvent participer à une école doctorale avec la qualité d'établissement associé en accueillant des doctorants de cette école doctorale au sein d'unités ou d'équipes de recherche reconnues à la suite de l'évaluation nationale. Sauf exception scientifiquement motivée, ces établissements doivent être localisés sur un même site ou sur des sites proches de l'établissement ou des établissements titulaires de l'accréditation. Ils figurent dans la demande d'accréditation. Les modalités de coopération entre les établissements concourant à l'école doctorale sont définies par une ou des conventions jointes à la demande d'accréditation.

Description du processus d'accréditation des écoles doctorales

En entrée

• Demande d'accréditation d'une école doctorale
• Stratégies de recherche des opérateurs de recherche
• Convention de site signée par les organismes de recherche et les établissements d'enseignement supérieur présents sur le site
• Accord(s) cadre(s) de coopération entre le(s) organisme(s) de recherche et la CPUCf. Conférence des Présidents d'Université.

En sortie

• Accréditation d'une école doctorale

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Constitution d'un dossier de demande d'accréditation d'une EDCf. Ecole doctorale. (ou de demande de renouvellement de l'accréditation) par un ou plusieurs établissements (qui seront co-accrédités) et éventuellement des établissements associés.	Etablissements co-accrédités
Dépôt de dossier dans l'application Pélican (avec mention du numéro d'EDCf. Ecole doctorale. en cas de renouvellement, ou des numéros, en cas de fusion ou restructuration).	Etablissement support	De juillet à octobre de l'année N-2, où « N » est l'année à partir de laquelle l'EDCf. Ecole doctorale. sera accréditée
Evaluation du dossier par le HCERES.	HCERES
Transfert du dossier dans l'application SIREDO du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche..	Semi-automatique
Réception de l'évaluation du HCERES par le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche..	MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
Dialogue contractuel	MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. / Etablissements
Décision d'accréditation par le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. : Accord sur l'accréditation (ou le renouvellement de l'accréditation) de l'EDCf. Ecole doctorale.. Décision sur les établissements co-accrédités ou associés Accord sur les établissements du dossier Ajout de nouveaux établissements Suppression d'établissements (non retenu au final) Passage d'un établissement de co-accrédité à associé ou inversement. Les changements prennent effet dans l'application SIREDO lors de la validation du contrat, à partir des informations renseignées lors de la demande d'accréditation	MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
Numérotation de l'Ecole doctorale (si création ou restructuration)	MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.

Etapes	Acteurs	Période
Vérification (et mise à jour si nécessaire) de la liste des unités de recherche sur lesquelles s'appuie l'EDCf. Ecole doctorale.	MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. (SIREDO)
Mise à disposition des données du référentiel mis à jour dans les applications clientes (SISE, Pélican, Campus France, enquête EDCf. Ecole doctorale. ...)	Automatique
Mise à jour des coordonnées des écoles doctorales (adresses et responsables d'écoles doctorales) Seuls, les correspondants des établissements peuvent effectuer ces mises à jour en utilisant l'application SIREDO.	Correspondants des établissements Dans SIREDO	A la demande si nécessaire
Mise à jour des coordonnées personnelles des correspondants « écoles doctorales » dans les établissements	Etablissements SIREDO

Données chiffrées attendues dans le dossier d'évaluation par le HCERES, par année et sur une période pluriannuelle passée :

• Effectif et encadrement
  • Nombre de doctorants inscrits
  • Nombre de titulaires de l'habilitation à diriger des recherches (HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.)
  • Nombre moyen de doctorants/HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.
  • Nombre maximum constaté de doctorants pour un HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.
  • Nombre de thèses soutenues
  • Nombre de soutenances
  • Durée moyenne des thèses soutenues dans l'année
  • Nombre de doctorants ayant définitivement et explicitement abandonné leur thèse dans l'année
  • Nombre d'étudiants ayant un financement spécifiquement dédié aux doctorants
  • Nombre de doctorants salariés de l'enseignement primaire ou secondaire
  • Nombre de doctorants salariés n'entrant pas dans les deux catégories précédentes
• Insertion à trois ans des docteurs ayant soutenu en année N-5, N-4, N-3.

Une enquête annuelle concerne les diplômes de doctorats délivrés durant l'année N et les doctorants de l'année universitaire N/N+1. Ce document permet de préparer la saisie des informations dans l'application nationale SIREDO (Système d'Information de la Recherche et des Écoles Doctorales, mis en œuvre par le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. pour outiller l'enquête du même nom) :

• Répartition des effectifs de l'école doctorale par établissement d'inscription ;
• Répartition des effectifs de l'école doctorale par domaine scientifique de la thèse ;
• Répartition des financements pour la formation par la recherche, obtenus à la rentrée universitaire
• Détail des contrats doctoraux
• Durées moyennes et nombre des thèses soutenues selon le domaine scientifique de la thèse.

Description de l'objet métier Ecole doctorale produit par ses différents processus

Données permettant de caractériser l'école doctorale	Signification de la donnée Nomenclature existante associée
Numéro de l'école doctorale	Référentiel national des écoles doctorales géré par l'application nationale SIREDO. Cf. Volet Référentiels et nomenclatures du cadre de cohérence Identifiant attribué par le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., via cette application.
Nom
Acronyme ou sigle
Domaine(s) scientifique(s) et sous-domaine scientifique de l'école doctorale	Nomenclature nationale des domaines scientifiques Principal ou secondaire(s) Cf. Volet Référentiels et nomenclatures du cadre de cohérence
Statut (à date)	Accréditée Fermée
Mandat(s) de l'école doctorale	Par mandat Vague de contractualisation Date de début Date de fin Durée en année Type de mandat (*) Code national de l'école doctorale (ou des EDCf. Ecole doctorale.) d'origine (si restructuration, fusion)
Année de première accréditation
Année de fermeture (pour les EDCf. Ecole doctorale. fermées)
Coordonnées postale, téléphonique et électronique
Directeur de l'école doctorale	Nom Prénom, Coordonnées (téléphone, email) Date de prise de fonction Etablissement ou organisme de recherche d'appartenance (code UAICf. Unité administrative immatriculée. du référentiel national des établissements. Cf. volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence)
Etablissements auxquels l'école doctorale est rattachée
Identifiant de l'opérateur de recherche	Code UAICf. Unité administrative immatriculée. (pour les établissements publics) ou code SIREN Nomenclature des établissements. Cf. volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence)
Type d'opérateur de recherche	Nomenclature des types d'opérateur de recherche Cf. volet Référentiels et nomenclatures du cadre de cohérence.
Type de rattachement	Accrédité Associé
Période de rattachement	Date début Date de fin
Année de la dernière évaluation HCERES de l'école doctorale
Site de rattachement de l'école doctorale	Nomenclature nationale des sites (au sens des contrats quinquennaux de sites signés avec le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.) Cf. volet Référentiels et nomenclatures du cadre de cohérence.
Positionnement de l'école doctorale au sein d'un Collège/Institut des écoles, de l'établissement et/ou de la ComUECf. Communauté d'universités et établissements.	Aucun répertoire des collèges doctoraux (codification nationale partagée) Il serait utile que ce répertoire existe au niveau national et soit utilisé dans les systèmes d'information qui gère l'objet « école doctorale » (application nationale SIREDO, systèmes de gestion des doctorants comme par exemple l'application AMETHYS).
Unité(s) de recherche sur lesquelles s'appuie l'école doctorale (et pour chaque unité)
Identifiant de l'unité de recherche	Identifiant national de la structure de recherche dans le répertoire national des structures de recherche Cf. volet Référentiels et nomenclatures du cadre de cohérence.
Période de rattachement	Date début Date de fin

Services attendus par les systèmes d'information

Au niveau national (couvert par l'application nationale SIREDO)

• Gestion du référentiel national des écoles doctorales et des donnés les caractérisant (cf. plus haut)
• Intégration des référentiels et nomenclatures nationales nécessaires à la caractérisation des écoles doctorales ;
• Consolidation des données liés à l'activité des écoles doctorales (thèses, doctorants, financement des doctorants) et échangées avec les systèmes d'information des écoles doctorales dans l cadre de l'enquête annuelle (cf. plus haut)
• Consolidation des données issues de l'évaluation des écoles doctorales par le HCERES (cf. plus haut) et mise à jour du référentiel des écoles doctorales suite à l'évaluation.
• Production d'indicateurs et tableaux de bord au niveau national.

Au niveau de chaque école doctorale

• Intégration des référentiels et nomenclatures nationales (établissements, structures de recherche, catégorie de financement des thèses, types d'avenant des contrats de doctorant, formations/diplômes)
• Système d'information permettant de consolider quotidiennement, de manière automatisée, au niveau d'une école doctorale ou d'un collège doctoral, des données de gestion concernant les doctorants les thèses, depuis les systèmes d'information de gestion de la scolarité des établissements d'enseignement supérieur et de recherche concernés.
  • Doctorant : identifiant (identifiant national de l'étudiant), identité, situation familiale, coordonnées, dernier diplôme obtenu, diplôme d'accès en thèse, inscription administrative, formations complémentaires réalisées et restant à faire, établissement de cotutelle et date de signature de cotutelle, mobilités internationales (séjours effectués à l'étranger et financements)
  • Thèse : date début de la thèse, durée de la thèse, situation de la thèse, affectation (U.R., E.R.), liste des encadrants, contrat doctoral/missions complémentaires, financement de la thèse, contrat ATERCf. Attaché Temporaire d'Enseignement et de Recherche., jury de la thèse, rapporteurs avant soutenance, autorisation de soutenance, état de la publication, soutenance (date, lieu, résultat, mention, label européen) et la délivrance du diplôme.
• Echanges dématérialisés et automatisés entre le système d'information de suivi des doctorants au niveau de l'école doctorale et :
  • L'application nationale SIREDO (dans le cadre de l'enquête annuelle concerne les diplômes de doctorats).
  • Le système d'information de gestion de la COMUE
• Production automatisée des restitutions et indicateurs nécessaires au pilotage de l'école doctorale :
  • Liste des doctorants
  • Liste des doctorants non à jour des formations complémentaires
  • Liste des docteurs par durée de thèse
  • Liste des unités de recherche
  • Répartition des effectifs du doctorat par unité de recherche
  • Répartition des financements de thèse
  • Répartition des diplômes d'accès en thèse
  • Durée des thèses par type de financement
  • Nombre d'étudiants diplômés en thèse par nationalité
  • Liste des encadrants de thèse
  • Liste des financements de thèse
  • Liste des experts (jury)

Les gains d'un système d'information consolidé au niveau d'une école doctorale sont les suivants :

• Simplification du travail du personnel : plus d'extraction manuelle des systèmes d'information des établissements d'enseignement supérieur et de recherche ;
• Standardisation/harmonisation des suivis des doctorants/docteurs
• Gestion centralisée des informations (données de scolarité et données complémentaires)
• Sauvegarde des informations
• Sécurisation des informations
• Confidentialité des informations
• Production automatisé des éléments de reporting-en temps réel indépendamment de la disponibilité du personnel chargé, dans les établissements, de produire les fichiers de suivi / réponses aux enquêtes.