Objectif
- Piloter l'avancement financier et technique du projet de recherche.
- Assurer la cohérence entre les financements et les dépenses.
- Anticiper les besoins de demande de prolongation de durée sur une convention de financement sur appel à projet.
- Anticiper les besoins de demande de modification de budget sur une convention de financement sur appel à projet.
- Alerter en cas de dépassement sur une partie du projet
Périmètre
Suivi financier du projet de recherche
Description du processus
En entrée
- Structure de projets décrits
- Charges et recettes imputées sur projet, engagements suivis
En sortie
- Suivi du projet de recherche
- Restitution vers le ou les financeurs
Synthèse descriptive
Le suivi des projets de recherche consiste principalement en la réalisation des activités suivantes :
| Etapes
|
Acteurs
|
Période
|
Remonté des différents éléments financiers sur le projet
- Remontée automatique des SI comptable des différents établissements ou saisie manuelle (autres partenaires),
- Ces éléments sont détaillés :
- Par période,
- Par nature,
- Par élément analytique,
- Par établissement,
- Par structure de recherche,
- Par personne (si applicable),
- Par niveau d'avancement : réalisé, engagement, AE, CP.
|
|
|
Effectuer le suivi des dépenses, assurer le respect de l'utilisation du budget conformément aux termes du contrat
- Contrôle à priori en assurant un contrôle de disponibilité du budget avant tout engagement ou demande de dépense,
- Contrôle à priori de l'éligibilité des dépenses dans le cadre de convention de financement (sur appel à projet)
- Contrôle à posteriori, pouvant donner suite à une réaffectation de la charge sur un autre objet analytique.
|
|
|
Suivi technique du projet
- Mise à jour de l'avancement : taches, jalons techniques
- Replanification
- Gestion des différentes visions du planning
|
|
|
Mise en cohérence du budget avec la replanification
- Alerte automatique ; identification des écarts entre la replanification et le budget,
- Alerte automatique ; identification des écarts entre les jalons contractuels et les jalons techniques,
- Elaboration d'une nouvelle version du budget
- Gestion des différentes versions du budget.
|
|
|
Analyse du plan de trésorerie et des besoins d'acomptes
- Envoi d'une demande d'acompte
- Suivi de ces demandes envoyées
|
|
|
| Analyse des demandes d'avenants liés à l'évolution du budget
|
|
|
Suivi des jalons contractuels pour permettre d'effectuer une facturation
- Suivi des jalons contractuels reliés à des jalons techniques, ou simplement associés à une échéance calendaire,
- Réalisation du bilan de la partie financée :
- Prise en compte des charges rentrant dans le périmètre,
- Prise en compte des acomptes déjà reçus
- Prise en compte des règles associées au financement (pourcentage de financement...)
- Facturation, demande de règlements.
|
|
|
Suivi des éléments financiers en cours :
- Engagements sans commandes d'achat,
- Commandes d'achats sans service fait,
- Service fait sans paiement,
- Demande d'avenant en cours,
- Contrat en cours,
- Facture client non réglée.
- Financements financeurs publics non parvenus
|
|
|
Identification et réalisation de factures internes
- Entre établissements tutelles et partenaires de la structure de recherche, pour régulariser des charges, recettes et budgets relatifs à cette même structure de recherche. Cela donne lieu à une facturation entre établissements,
- Entre structures au sein d'un même établissement, ne donnant lieu qu'à des écritures analytiques impactant les budgets alloués.
|
|
|
| Suivi de la conformité juridique avec l'accord de consortium (propriété intellectuelle, communication, etc.)
|
|
|
Consolidation des justificatifs et préparation et envoi de la demande de versement intermédiaire ou de solde accompagnée des justificatifs
- Devis, commandes / factures d'achat, contrats d'embauche, fiches de salaire, feuilles de temps.
|
|
|
Fourniture d'éléments de reporting, donnant une vision du projet notamment :
- Consolidée :
- Par structure de recherche,
- Par établissement.
|
|
|
| Elaborer et transmettre les différents rapports scientifiques.
|
|
|
Objets métiers
Services attendus des systèmes d'information
