3.5.2 Effectuer le suivi financier, technique, scientifique et contractuel du projet

De cadre_de_coherence
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Objectif

  • Piloter l'avancement financier et technique du projet de recherche.
  • Assurer la cohérence entre les financements et les dépenses.
  • Anticiper les besoins de demande de prolongation de durée sur une convention de financement sur appel à projet.
  • Anticiper les besoins de demande de modification de budget sur une convention de financement sur appel à projet.
  • Alerter en cas de dépassement sur une partie du projet

Périmètre

Suivi financier du projet de recherche

Description du processus

En entrée

  • Structure de projets décrits
  • Charges et recettes imputées sur projet, engagements suivis

En sortie

    • Suivi du projet de recherche
    • Restitution vers le ou les financeurs

Synthèse descriptive

Le suivi des projets de recherche consiste principalement en la réalisation des activités suivantes :

Etapes Acteurs Période
Remonté des différents éléments financiers sur le projet
  • Remontée automatique des SI comptable des différents établissements ou saisie manuelle (autres partenaires),
  • Ces éléments sont détaillés :
    • Par période,
    • Par nature,
    • Par élément analytique,
    • Par établissement,
    • Par structure de recherche,
    • Par personne (si applicable),
    • Par niveau d'avancement : réalisé, engagement, AE, CP.
Effectuer le suivi des dépenses, assurer le respect de l'utilisation du budget conformément aux termes du contrat
  • Contrôle à priori en assurant un contrôle de disponibilité du budget avant tout engagement ou demande de dépense,
  • Contrôle à priori de l'éligibilité des dépenses dans le cadre de convention de financement (sur appel à projet)
  • Contrôle à posteriori, pouvant donner suite à une réaffectation de la charge sur un autre objet analytique.
Suivi technique du projet
  • Mise à jour de l'avancement : taches, jalons techniques
  • Replanification
  • Gestion des différentes visions du planning
Mise en cohérence du budget avec la replanification
  • Alerte automatique ; identification des écarts entre la replanification et le budget,
  • Alerte automatique ; identification des écarts entre les jalons contractuels et les jalons techniques,
  • Elaboration d'une nouvelle version du budget
  • Gestion des différentes versions du budget.
Analyse du plan de trésorerie et des besoins d'acomptes
  • Envoi d'une demande d'acompte
  • Suivi de ces demandes envoyées
Analyse des demandes d'avenants liés à l'évolution du budget
Suivi des jalons contractuels pour permettre d'effectuer une facturation
  • Suivi des jalons contractuels reliés à des jalons techniques, ou simplement associés à une échéance calendaire,
  • Réalisation du bilan de la partie financée :
    • Prise en compte des charges rentrant dans le périmètre,
    • Prise en compte des acomptes déjà reçus
    • Prise en compte des règles associées au financement (pourcentage de financement...)
  • Facturation, demande de règlements.
Suivi des éléments financiers en cours :
  • Engagements sans commandes d'achat,
  • Commandes d'achats sans service fait,
  • Service fait sans paiement,
  • Demande d'avenant en cours,
  • Contrat en cours,
  • Facture client non réglée.
  • Financements financeurs publics non parvenus
Identification et réalisation de factures internes
  • Entre établissements tutelles et partenaires de la structure de recherche, pour régulariser des charges, recettes et budgets relatifs à cette même structure de recherche. Cela donne lieu à une facturation entre établissements,
  • Entre structures au sein d'un même établissement, ne donnant lieu qu'à des écritures analytiques impactant les budgets alloués.
Suivi de la conformité juridique avec l'accord de consortium (propriété intellectuelle, communication, etc.)
Consolidation des justificatifs et préparation et envoi de la demande de versement intermédiaire ou de solde accompagnée des justificatifs
  • Devis, commandes / factures d'achat, contrats d'embauche, fiches de salaire, feuilles de temps.
Fourniture d'éléments de reporting, donnant une vision du projet notamment :
  • Consolidée :
    • Par structure de recherche,
    • Par établissement.
Elaborer et transmettre les différents rapports scientifiques.

 Objets métiers

Produit de la recherche

Services attendus des systèmes d'information

au niveau de la structure de recherche