5.2.3 Assurer des prestations de service

De nombreuses activités de la structure de recherche conduisent à la production de prestations de service :

• missions d'expertises et d'études réalisées pour des partenaires ou clients :
• contrat de consultance individuelle
• contrat équipe-conseil : cette prestation intellectuelle relève du laboratoire ou d'une équipe du laboratoire et a vocation à apporter son conseil au demandeur sans création de nouveaux éléments de PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. (NB : Mais il peut y avoir des éléments de PICf. Principal Investigator.Cf. Propriété intellectuelle. préexistants)
• concours scientifique
• formations destinées à des professionnels,
• développement, mise à disposition d'un grand instrument pour une communauté scientifique, pour des partenaires socio-économiques
• essais et analyses,
• essais cliniques, études épidémiologiques,
• prototypes, procédés, pilotes, démonstrateurs livrés,
• participations de membres de la structure dans des conseils d'orientation stratégique de partenaires ou de porteurs d'enjeux.

Pour assurer la réalisation de ces prestations de services, les acteurs ont besoin :

• en phase amont (contractualisation) :
  • de détecter l'opportunité de prestations à délivrer,
  • de les cadrer sur le plan financier et juridique, sans doute aussi organisationnel (notamment temps consacré)
  • de les engager,
• en phase aval :
  • de les exécuter,
  • de les suivre à l'aide des rapports scientifiques intermédiaires, d'un document de restitution final et d'un comité de pilotage,
  • de gérer les aspects financiers du contrat, (facturation et justification des dépenses) :
    • factures fournisseurs et service-fait
    • temps d'implication des personnels permanents et non permanents,
  • de les référencer pour affichage et pilotage global.
  • de les archiver en fonction de la durée de contractualisation

Focus sur les plates-formes scientifiques

Le fonctionnement et l'animation de la plate-forme scientifique et technique sont sous la responsabilité d'une personne ou d'une structure (ex unité expérimentale) bien identifiée. La plate-forme se dote d'un conseil scientifique comportant des utilisateurs et des experts extérieurs, qui définit les priorités des projets, qui s'assure de la qualité des prestations offertes et qui propose les évolutions méthodologiques. La plate-forme affiche de manière formalisée l'offre de service, les conditions d'accès et les tarifs.

Les tarifs des prestations de la plateforme sont calculés soit globalement, soit par équipement sur la base d'un catalogue de services, du compte d'exploitation prévisionnel de la plateforme scientifique et technique, du plan de charge et du taux d'amortissement de chaque équipement qui la compose. Dans le cadre des établissements publics, les coûts d'accès au service par catégorie d'acteurs sont validés par l'agent comptable.

Services attendus par le Système d'information

Au niveau de la plateforme

La plateforme scientifique et technique doit être dotée d'un système d'information dédié, interopérable avec le système de gestion de la structure de recherche et composé :

• d'une gestion de planning :
  • planning des travaux,
  • planning d'occupation des ressources humaines et du matériel,
• d'une gestion des stocks (fournitures, matières premières, petit outillage),
• d'une gestion commerciale (du devis à la facturation),
• d'une gestion de la maintenance (contrats de maintenance du matériel et des logiciels, planification et suivi des actions de maintenances préventives et correctives),
• d'un site internet et/ou d'une plaquette de communication dédiés proposant par exemple comme rubriques :
  • une présentation synthétique de la plateforme, de son mode de gouvernance et de son organigramme fonctionnel,
  • la présentation des équipements, du catalogue de services, de la structure de recherche et de service dont elle dépend,
  • une page présentant les principales contributions et réalisation de la plateforme (projets de recherche, structures de recherche bénéficiaires),
  • le plan d'accès à la plateforme,
  • son règlement,
  • la « charte de mutualisation » ou « charte d'utilisation » (à télécharger),
  • l'accès à la téléprocédure de réservation des demandes de travaux.

Deux cas particuliers sont à distinguer : consultances individuelle et concours scientifiques.