4. Services attendus par les utilisateurs du système d'information au niveau d'une structure (recherche, service, expérimentation)

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D'un point de vue général

Le système d'information de gestion de la structure inter opère avec les systèmes d'information des opérateurs tutelles et doit permettre de:

• gérer et suivre l'activité, les projets et programmes de la structure au niveau du chercheur, de l'équipe de recherche, en s'appuyant sur une nomenclature des activités homogène (cf. volet Référentiels et nomenclature). Le suivi de certaines activités nécessite :
  • une gestion des opportunités dans le cadre de la recherche partenariale et de la recherche financée sur appel à projet,
  • une gestion budgétaire, technique, contractuelle et juridique de projets pour les activités de recherche menées en mode projet,
• gérer les moyens de la structure (moyens financiers, logistiques et humains de l'unité),
• gérer la production de la structure (à tous les niveaux de celle-ci, la maille la plus fine étant le chercheur ou le projet) en s'appuyant sur une nomenclature nationale des « produits » de la recherche (cf. volet Référentiels et Nomenclatures).

Pour cela, le système de gestion de la structure de recherche doit partager des référentiels communs (structures, personnes, activités / projets, moyens, ...) avec les systèmes d'information de sa ou de ses tutelle(s) et échanger des données de gestion (données juridiques, contrats, financements reçus, dépenses, etc..). Il doit s'appuyer sur un référentiel des personnels de la structure de recherche, alimenté par les référentiels des personnels des employeurs, à savoir les opérateurs de recherche tutelles de la structure de recherche.

Le système de gestion de l'unité doit produire automatiquement l'ensemble des données (activités et produits de la recherche, mesures et indicateurs) élémentaires et consolidées attendues dans le cadre du pilotage opérationnel de l'unité par son directeur, dans le cadre du pilotage de l'unité par sa ou ses tutelles ou dans le cadre des évaluations externes (sous l'égide du HCERES) :

• personnels affectés à l'unité (en ETPT, en masse salariale, type d'emploi, permanent ou non),
• moyens financiers affectés à l'unité par année en euros. La présentation de ces moyens financiers doit s'appuyer sur des nomenclatures ad hoc (cf. volet Référentiels et nomenclatures),
• moyens logistiques (surface, équipements, etc..),
• recours aux infrastructures de recherche, le cas échéant,
• activités de la structure,
• production de la structure de recherche.

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information de gestion de la structure de recherche doivent permettre de :

• donner au directeur d'unité, une visibilité globale et détaillée :
  • des personnels affectés à son unité,
  • des moyens alloués à son unité par les tutelles, globalement et selon la maille d'allocation, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercices),
  • des ressources propres acquises par son unité par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, et globalement, sur une période donnée,
  • d'un historique des moyens consommés par son unité sur une période donnée, à différents niveaux d'agrégation (en fonction du type de moyens), par thématique de recherche, projet de recherche, contrat de recherche, activité de l'unité, etc.,
  • du reste à consommer par rapport aux moyens alloués,
  • de la production de son unité (publications, brevets, conférences, colloques, thèses, activité d'enseignement, etc..), selon une nomenclature partagée des « produits » d'une unité de recherche (cf. volet Nomenclatures et Référentiels du cadre de cohérence),
• donner à chaque opérateur de recherche, tutelle d'une unité de recherche, une visibilité :
  • des personnels affectés aux unités,
  • de la totalité des moyens alloués à chaque unité sous sa tutelle, par lui-même et par chaque autre tutelle de l'unité, à la maille d'allocation de ces moyens, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercices),
  • de la totalité des ressources propres acquises par chaque unité sous sa tutelle, par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, sur une période donnée,
  • d'un historique de la consommation par l'unité des moyens qu'il lui aura alloué, mais également de la consommation des moyens alloués par les autres tutelles,
  • du reste à consommer par rapport aux moyens qu'il aura affectés à l'unité et par rapport aux moyens affectés par les autres tutelles,
  • de l'ensemble de la « production » de l'unité,
• restituer, de manière automatisée, à la demande du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. (DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.) et des autres acteurs du pilotage de la recherche (notamment les regroupements d'établissements), une vision globale des moyens affectés, des moyens consommés et de la production de chaque unité de recherche. Les tutelles, le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., le HCERES doivent pouvoir agréger de manière automatisée les données de pilotage émanant du SI de gestion de l'unité :
  • vision sur l'activité, projets, programme de l'unité,
  • vision des personnels affectés par chaque tutelle, en prévision et en réalisé,
  • vision sur les activités et produits de l'unité,
  • vision financière et budgétaire consolidée au niveau de l'unité de recherche déclinée par équipe, par projet ou contrat,
• vision de la performance de l'unité de recherche selon un tableau de bord structuré à partir d'un jeu propre (à l'unité) d'indicateurs et de mesures de son activité et de sa production, complété d'indicateurs nécessaires au pilotage de chaque opérateur de recherche partenaire (dans le cadre du contrat quinquennal pour les établissements d'enseignement supérieur et de recherche, du contrat d'objectifs et de performance pour les organismes de recherche),
• le projet scientifique et les axes ou thématiques du projet scientifique de la structure et les informations liées sont enregistrés, chacun, sur une période de validité donnée,
• les activités de recherche et projets associés seront enregistrées dans le SI en les associant, à un axe ou thématique de recherche du projet scientifique,
• les activités de recherche et projets associés seront reliés aux ressources (RH, finances, locaux,...) qui les concernent,
• la ou les infrastructures de recherche mobilisées par la structure (et celles auxquelles elle contribue) : il s'agit par exemple de pouvoir recenser, pour une infrastructure de recherche donnée, quelles sont les structures qui font appel à celle-ci pour leurs projets scientifiques,
• les « produits » de la structure de recherche seront enregistrables et /ou accessibles à partir du SI de la structure. Les produits seront associés à un axe ou thématique de recherche du projet scientifique (obligatoirement) et le cas échéant au projet et/ou à l'activité de recherche qui les a générés.

Elaboration et réalisation du projet scientifique de la structure de recherche

Le projet scientifique de la structure de recherche est élaboré par la direction de la structure de recherche, et validé par les tutelles lors de la création de la structure et périodiquement, évalué (ex post) par le HCERES (ou une instance agréée).

Le projet scientifique de la structure est composé d'axes et de thématiques de recherche, associés chacun à une ou plusieurs équipes de recherche.

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information de la structure de recherche sont les suivants :

• Enregistrement, au titre du projet scientifique de l'unité, des axes ou thématiques du projet scientifique et des informations liées, chacun, sur une période de validité donnée.
• Description des activités, projets, programmes de recherche en les associant à un axe ou une thématique de recherche du projet scientifique.
• Les contrats (recherche partenariale contractuelle), conventions de financement (sur appel à projet), conventions de partenariat (recherche partenariale collaborative) sont associés à un projet de recherche ou par défaut à une thématique ou un axe de recherche du projet scientifique.
• Les « produits » de la structure de recherche sont enregistrés dans le SI en les associant au projet de recherche qui les a générés. La production de la structure de recherche doit être répertoriée dans le système d'information, via une saisie unique (idéalement par les chercheurs) :
  • Soit à partir d'une interface de saisie portée par système d'information de gestion de l'activité de la structure de recherche et qui adresse directement les bases de production (cas des publications).
  • Soit directement dans les bases de production scientifiques puis récupérées par le SI de gestion de l'activité de la structure :
    • Les publications (répertoriés dans le SI de gestion de la structure, au moment de leur dépôt dans l'archive ouverte institutionnelle, sans ressaisie).
    • Saisie au fil de l'eau des événements : congrès et conférences majeurs organisés par la structure ou au cours desquels les agents de la structure ont été invités :
      • Les congrès et conférences majeurs organisés par la structure peuvent être gérés comme des projets avec un budget propre et suivis au fil de l'eau.
      • Les congrès et conférences majeurs au cours desquels les agents de la structure ont participé (en tant qu'invité, auditeur ou communicant) peuvent être également gérés dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, comme des projets avec un budget spécifique (pour les frais de mission notamment) et suivis au fil de l'eau.
    • Les prix et distinctions octroyés à des personnels de la structure doivent être saisis au fil de l'eau dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, ou être récupérés automatiquement via des flux depuis les différentes applications de gestion de l'attribution de ces prix et distinctions (ex. PEDRCf. Prime d'Encadrement Doctoral et de Recherche....) Certaines applications des services chargés de la valorisation suivent également ce type de résultats (ex : brevets). Certaines distinctions peuvent avoir une incidence RH et financière : IUFCf. Institut universitaire de France., par exemple.
    • Saisie au fil de l'eau des brevets et marques déposées par la structure de recherche dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, et / ou dans celui spécifique à la valorisation ; ou récupération automatique depuis les différentes applications de gestion dédiés à la valorisation.
    • Saisie des activités de diffusion de la culture scientifique dans le cadre de la campagne de Compte Rendu d'ActivitéUne activité est développée par des personnes et fournit une production ; elle est limitée a priori dans le temps. L'activité est rattachée à des thématiques de recherche.<br>L'activité peut être contractualisée ou non (c'est-à-dire faire l'objet d'une convention), et menée en partenariat avec d'autres unités et/ou d'autres participants (personnes ou personne morale).<br>L'activité peut être indépendante d'un projet de recherche ou constituer un élément du projet. Annuelle.

Le système de gestion de la structure de recherche et les archives ouvertes de dépôt de publications doivent être interopérables pour permettre une saisie unique.

Le système d'information de gestion de la structure de recherche, ainsi alimenté, doit permettre :

• La description de toutes les activités et productions de la structure en associant :
  • Thématiques de recherche ou axes du projet scientifique de la structure.
  • Projets et programmes associés.
  • Produits.
  • Structures et moyens impliqués (financiers, humains).
  • Contrats de recherche partenariale.
• L'alimentation automatique des portails d'annuaires institutionnels (au niveau de l'établissement de tutelle, de la structure de recherche), présentant le portfolio de chaque structure de recherche, chaque équipe de recherche et chaque chercheur.

Pilotage du projet scientifique par la structure

Suivre la réalisation du projet scientifique de la structure de recherche revient à mesurer la réalisation des objectifs scientifiques. Sur un plan quantitatif, il s'agit de suivre au niveau global de la structure, puis au niveau de chaque axe/thématique de recherche, confié généralement à une équipe de recherche, la « production » de la structure et les objectifs associés.

Le système d'information de gestion de la structure de recherche, ainsi alimenté, doit permettre :

• La production automatique des indicateurs de pilotage opérationnel et stratégique de la structure de recherche, du suivi du projet scientifique de la structure et de ses activités.
• L'extraction automatique des données disponibles dans le SI de gestion de la structure pour une production de données utiles pour répondre aux enquêtes ministérielles, fournir des bilans en vue d'une évaluation interne ou externe, ou d'une restitution demandée par les financeurs.

Organisation, planification de la réalisation de l'activité de la structure

Le Système d’information de la structure de recherche doit permettre la gestion des activités et du portefeuille de projets de la structure.

• Gestion de l'organisation (découpage organisationnel de la structure, organigramme) en lien avec le projet scientifique de la structure (affectation d'une thématique de recherche ou d'un axe du projet scientifique de la structure de recherche à l'une de ses sous-structures ;
  • Cette structuration (et les mises à jour associées) est déclarée dans le Répertoire National des Structures de recherche (cas des équipes de recherche).
  • L'organisation finalisée et validée par sa ou ses tutelles doit être gérée dans le système d'information de la structure de recherche et l'historique des modifications / restructurations doit y être conservé.
• Gestion du portefeuille de projets de recherche de la structure (plan de charge et macro-planning).
  • Le plan de charge et le macro-planning prévisionnel de la structure de recherche doivent intégrer les liens entre les projets de recherche, les jalons clés de chaque projet, tenir compte et intégrer les exigences de maintenance et de jouvence des équipements techniques (indisponibilités, charges humaines et financières de maintenance) et les attentes par les différentes parties prenantes dans le cadre de l'organisation en réseau.
• S'appuyer sur un référentiel des projets de recherche (cf. processus 3.2).
• S'appuyer sur un référentiel des personnels de la structure de recherche, alimenté par les référentiels de personnels des opérateurs de recherche tutelles de la structure de recherche

Suivi de la réalisation du projet scientifique de la structure

• Pour rappel, les axes ou thématiques du projet scientifique et les informations liées sont enregistrés, chacun, sur une période de validité donnée.
• Les projets de recherche sont enregistrés dans le SI en les associant à un axe ou thématique de recherche du projet scientifique.
• Les contrats (recherche partenariale contractuelle), conventions de financement (sur appel à projet), conventions de partenariat (recherche partenariale collaborative) sont associés à un projet de recherche ou par défaut à une thématique ou un axe de recherche du projet scientifique.
• Les « produits » de la structure de recherche sont enregistrés dans le SI en les associant au projet de recherche qui les a générés. La production de la structure de recherche doit être répertoriée dans le système d'information, via une saisie unique (idéalement par les chercheurs) :
  -soit à partir d'une interface de saisie portée par système d'information de gestion de l'activité de la structure de recherche et qui adresse directement les bases de production (cas des publications)
  -soit directement dans les bases de production scientifiques puis récupérées par le SI de gestion de l'activité de la structure :
  • Les publications (répertoriés dans le SI de gestion de la structure, au moment de leur dépôt dans l'archive ouverte institutionnelle, sans ressaisie)
  • Saisie au fil de l'eau des évènements : congrès et conférences majeurs organisés par la structure ou au cours desquels les agents de la structure ont été invités :
    • Les congrès et conférences majeurs organisés par la structure peuvent être gérés comme des projets avec un budget propre et suivis au fil de l'eau
    • Les congrès et conférences majeurs au cours desquels les agents de la structure ont participé (en tant qu'invité, auditeur ou communicant) peuvent être également gérés dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, comme des projets avec un budget spécifique (pour les frais de mission notamment) et suivis au fil de l'eau
  • Les prix et distinctions octroyés à des personnels de la structure doivent être saisis au fil de l'eau dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, ou être récupérés automatiquement via des flux depuis les différentes applications de gestion de l'attribution de ces prix et distinctions (ex. PEDRCf. Prime d'Encadrement Doctoral et de Recherche....) Certaines applications des services chargés de la valorisation suivent également ce type de résultats (ex : brevets). Certaines distinctions peuvent avoir une incidence RH et financière : IUFCf. Institut universitaire de France., par exemple.
  • Saisie au fil de l'eau des brevets et marques déposées par la structure de recherche dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, et / ou dans celui spécifique à la valorisation ; ou récupération automatique depuis les différentes applications de gestion dédiés à la valorisation ;
  • Saisie des activités de diffusion de la culture scientifique dans le cadre de la campagne de Compte Rendu d'ActivitéUne activité est développée par des personnes et fournit une production ; elle est limitée a priori dans le temps. L'activité est rattachée à des thématiques de recherche.<br>L'activité peut être contractualisée ou non (c'est-à-dire faire l'objet d'une convention), et menée en partenariat avec d'autres unités et/ou d'autres participants (personnes ou personne morale).<br>L'activité peut être indépendante d'un projet de recherche ou constituer un élément du projet. Annuelle.

NB : Le système de gestion de la structure de recherche et les archives ouvertes de dépôt de publications doivent être interopérables pour permettre une saisie unique.

Le système d'information de gestion de la structure de recherche, ainsi alimenté, doit permettre :

• La description de toutes les activités et productions de la structure en associant :
  • Thématiques de recherche ou axes du projet scientifique de la structure
  • Projets et programmes associés
  • Produits
  • Structures et moyens impliqués (financiers, humains)
  • Contrats de recherche partenariale ayant permis un financement partiel ou total de ces projets/activités.
• La production automatique des indicateurs de pilotage de la structure de recherche et de suivi du projet scientifique de la structure ;
• Une contribution à la production des enquêtes ministérielles, des bilans d'évaluation internes ou à destination de le HCERES, les bilans d'étape et bilans finaux demandés par les financeurs, par extraction automatique des données disponibles dans le SI de gestion de la structure.
• L'alimentation automatique des portails d'annuaires institutionnels (au niveau de l'établissement de tutelle, de la structure de recherche), présentant le portfolio de chaque structure de recherche, chaque équipe de recherche et chaque chercheur.

Organisation, planification de la réalisation d'une activité (projet) de recherche au niveau de la structure

Le système d'information de gestion de l'unité doit permettre :

• La description scientifique du projet de recherche au niveau du (des) chercheur(s)
• L'affectation sur le projet des personnels récupérés automatiquement dans le Système d'information RH de l’(des) opérateur(s), mais aussi la remontée automatique des données saisies au niveau de la structure (affectation au projet, temps passé, produits associés …) vers l’(les) opérateurs. L’affectation au projet de recherche s’effectue selon un des profils suivants : responsable scientifique du projet, responsable d'un lot de projet, gestionnaire du projet, contributeur au projet. Un des objectifs attendu est de faciliter l'imputation de la masse salariale correspondante à l’affection sur le projet, en prévisionnel, et en réalisé lors du déversement de la paye dans le système de gestion budgétaire, financière et comptable de(s) l'opérateur(s) de recherche.
• L'enregistrement des activités et productions de chaque personnel sur le projet : ces éléments sont nécessaires pour élaborer les rapports (d'activités, d'évaluation, de pilotage) et permettent de suivre un projet, et de servir le CV du chercheur.
• Le suivi technique du projet : création (sans ressaisie) du projet de recherche dans le système de gestion technique de projet de la structure et son découpage en tâches et en objectifs (WBS, OBS) ; initialisation du planning et création des jalons techniques du projet ; affectation prévisionnelle des personnels (permanent, non permanent, …) et besoins en infrastructures de recherche sur le projet. S'il s'agit de la structure d'appartenance du responsable scientifique (structure leader du consortium), la totalité du WBS du projet sera créée pour permettre un pilotage technique global du projet. S'il s'agit en revanche d'une structure de recherche contributrice, seule la partie du projet à sa charge sera créée.
• Le suivi budgétaire du projet (prévision budgétaire à terminaison) en lien avec la gestion financière et contractuelle du projet gérée par le système d'information budgétaire et comptable de(s) l'opérateur(s) de recherche de rattachement.
• Gestion budgétaire des différents postes de recette et de dépense du projet (y compris les frais de gestion reversés à la tutelle le cas échéant) permettant d’avoir une visibilité du réalisé et du disponible par rapport au prévisionnel. Le suivi juridique/contractuel du projet sur l’ensemble du cycle de vie de la convention de financement ou du contrat de recherche : budget de financement et période initiale du contrat ; évènements du processus de montage du dossier jusqu'à l'envoi de la convention ou du contrat de recherche signé ; demandes de versement (y-compris acomptes) en date et en montant ; versements effectifs (acompte, versements intermédiaires, solde) en date et en montants ; demandes de modification de budget et suites données par les différents financeurs ; demandes de prolongation et suites données par les différents financeurs ; clôture du dossier (encaissement de tous les financements attendus).
• L'enregistrement des « produits » générés par le projet de recherche, tout au long de son cycle de vie, à partir du système d'information de gestion de la structure de recherche et leur association au projet de recherche (une catégorisation des types de produit, normalisée au niveau national, reste à construire)

Pour permettre le suivi scientifique, financier, technique, juridique de la réalisation du projet de recherche, en particulier par le responsable scientifique, le système de gestion de la structure de recherche doit :

• mettre en œuvre des référentiels partagés et formats « pivot » communs sur les structures, les personnes, les activités de recherche et projets de recherche liés afin de permettre la saisie unique des données de gestion,
• échanger, de manière normalisée, les données de gestion entre la structure de recherche pilote et les structures participantes au projet, afin de permettre une consolidation des données techniques, RH et budgétaires au niveau de chaque structure et sur l’ensemble du projet notamment pour les projets multi-structures,
• assurer une gestion dématérialisée des documents du projet (conventions, justificatifs, contrats de travail, devis, marchés, livrables) et des circuits d'échanges (demandes d'achat, demandes de recrutement, demandes de prolongation, alertes) entre les parties prenantes (au niveau de la structure, et des tutelles), notamment pour faciliter le suivi, le pilotage et la remontée d'informations vers les financeurs.
• échanger de façon dématérialisée et automatisée les données nécessaires à la gestion, entre le système d'information de la structure de recherche et de son ou ses opérateurs de rattachement pour éviter les doubles saisies,
• ouvrir certaines fonctions (par exemple concernant la gestion technique du projet) à l'ensemble des partenaires contributeurs du projet,
• proposer des services d'alerte paramétrables en cas de dépassement de délais, de coût, de jalons contractuels...
• …

Dialogue de gestion avec les opérateurs de recherche tutelles (demande et allocation des moyens humains et financiers)

Les unités de recherche, de service ou d'expérimentation partagent avec leur(s) tutelles, un système d'information (qui nécessite certaines pré-conditions) qui gère de manière dématérialisée le processus d'allocation des moyens humains, financiers et logistiques et les échanges entre l'ensemble des parties prenantes à toutes les étapes du processus :

Demande de moyens par le directeur de l'unité à sa ou ses tutelles

• Saisie d'un prévisionnel dépenses (de fonctionnement, d'investissement, de masse salariale) / ressources (projets en cours, projets à venir) pour l'année N+1 :
  • Une prévision des personnels affectés, et du temps d’affectation prévu exprimés en ETPT sur la période donnée (l’année en général).
  • Une prévision des moyens financiers composé des demandes de dotation aux tutelles (en fonctionnement, investissement, masse salariale) et d'un prévisionnel des ressources propres par sources de financement.
  • Une prévision des moyens logistiques nécessaires.
  • Une prévision des besoins d’accès à des infrastructures de recherche non présentes dans l'unité (qualitatifs et le cas échéant quantitatifs)
• Dépôt dématérialisé de document(s) présentant le projet scientifique de l'unité de recherche.

• Mise à disposition de manière automatisée de données d'activité de l'unité de gestion à partir du système d'information de gestion de l'unité sur une période donnée (production de l'unité, projets de recherche en cours, financés par l'unité, financés dans le cadre d'un contrat de recherche partenariale, financés sur appel à projet publics, opportunités d'autres ressources propres compte tenu des projets déposés ou projets en expertise).

Ce service est la contrepartie des services attendus au niveau des opérateurs.

Instruction des demandes Année N+1 et dialogue de gestion en « cascade » (consolidation/ arbitrage) interne à chaque opérateur tutelle

Au niveau de la structure, le système doit permettre de suivre, consulter les données de gestion décidées ou arbitrées  au niveau des opérateurs tutelles.

Ce service est la contrepartie des services attendus au niveau des opérateurs.

Dialogue de gestion entre les opérateurs (consolidation au niveau de l'unité de recherche et arbitrages)

• Consultation par le directeur de l'unité des attributions consolidées et par opérateur de recherche.

• Echange dématérialisé avec le système de gestion de l'unité pour renseigner les éléments budgétaires notifiés dans le SI de l'unité.

Au niveau de la structure, le système doit permettre de suivre, consulter les données de gestion décidées ou arbitrées  au niveau des opérateurs tutelles.

Ce service est la contrepartie des services attendus au niveau des opérateurs.

Attribution définitive des moyens par chaque opérateur

• Vision consolidée par l'unité de recherche du suivi des attributions au regard des propositions d'attributions prévues.

Ce service est la contrepartie des services attendus au niveau des opérateurs

Reporting opérationnel et décisionnel

Disposer d’un système de reporting qui donne au directeur d’unité, une visibilité globale et détaillée de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des événements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) :

• De la totalité des moyens alloués puis affectés (financières et humaines, entre autres), à son unité, par les tutelles, à la maille d’allocation de ces moyens, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercices).
• De la totalité des ressources propres acquises par son unité par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, sur une période donnée.
• D’un historique des moyens consommés par son unité sur une période donnée, à n’importe quel niveau d’agrégation (en fonction du type de moyens), par thématique de recherche, projet de recherche, contrat de recherche, activité de l’unité, etc...
• Du reste à consommer par rapport aux moyens alloués.
• sur l’ensemble de la production de son unité (publications, brevets, conférences, colloques, thèses, activité d’enseignement, etc..), selon une nomenclature partagée des « produits » d’une unité de recherche (cf. volet Nomenclatures et Référentiels du cadre de cohérence).

A noter que cette fonctionnalité de reporting existe au niveau national et des opérateur, avec ses spécificités.

Gestion des opportunités de financement des projets ou activités de recherche par la structure

• Opportunité de contrat avec un partenaire socio-économique, volonté de réponse à un AAPCf. Appel à projet. publié par un financeur, ... :
  • Gestion du cycle de vie de l'opportunité (de son identification à sa concrétisation, sa perte ou son abandon) avec une gestion de statut et de niveau de probabilité de transformation, une affectation de l'opportunité à un chercheur, une structure de recherche, une gestion des partenaires associés à l'opportunité.
  • Suivi des actions nécessaires au traitement de l'opportunité (actions, responsables, délais, suites à donner).
• Consultation par les chercheurs, la direction de la structure, les différentes parties prenantes de l'identification et du traitement de l'opportunité.
• Production automatique de statistiques concernant ces opportunités (volume d'opportunités, montant brut et pondéré de financement espéré, taux de transformation des opportunités en volume et en montant) par opérateur de recherche, financeur, statut de l'opportunité, date/période, unité de recherche leader, chercheur en charge de l'opportunité.
• Historisation des opportunités.

cf. aussi les services attendus au niveau des financeurs / entités publiant des appels à projets ; des partenaires et de l'opérateur de recherche.

Gestion des réponses aux appels à projet par la structure (scientifiquement, financièrement, contractuellement, juridiquement)

cf. description commune avec le niveau opérateur.

Gestion de la relation avec les partenaires (recherche partenariale) au niveau structure

Un enregistrement dans le système de gestion des activités et de la production des structures de recherche concernées des données descriptives du contrat ou de la convention de recherche partenariale (par exemple : le type de contrat de recherche partenariale, la date de signature du contrat, la date d'effet du contrat, l'identifiant du contrat, le partenaire, le type de partenaire, le montant du contrat, le chercheur gérant le contrat, le chercheur à l'origine de la signature du contrat, etc.) ;

cf. aussi le point de vue général et le niveau opérateur de recherche

Identifications des compétences scientifiques

L'identification des compétences scientifiques (experts scientifiques/ chercheurs, structures de recherche, ...) nécessaires à la construction et à la mise en œuvre du projet scientifique de la structure (vision à 5 ans), d'une activité ou d'un projet de recherche (financée sur dotation propre et/ou sur appel à projets et/ou sur contrat avec un partenaire socio-économique, ...) s'opère actuellement de façon diffuse via le réseau personnel des chercheurs, et/ou via la consultation :

• De bases internationales d'experts scientifiques (ex : Scholar Universe, ORCIDCf. Open Researcher and Contributor ID., CORDISCf. Community Research and Development Information Service., ID-Ref en France) services tiers proposant le recensement des experts scientifiques par domaine scientifique et pays en proposant aux chercheurs de s'identifier et de mettre à jour leur profil.
• Des bases internationales et nationales de publications (bases de données bibliométriques comme web of Science ou Google Scholar).
• Des annuaires/ répertoires, bases de compétences mises à disposition par les organismes de recherche et établissements d'enseignement supérieur et de recherche, ou à l'échelle d'un site, d'une COMUE.
• Des réseaux sociaux scientifiques dont le but est de faciliter la découverte d'individus et de ressources scientifiques par les chercheurs et étudiants, pour encourager les collaborations interdisciplinaires et les échanges scientifiques (ex : ResearchGate ou Academia.edu).
• Des moteurs de recherche, privés ou publics, de personnes physiques, de laboratoires et d'entreprises dans tous les domaines scientifiques sur un périmètre national ou international, indexant et explorant les bases de publications remarquées sur le web (articles scientifiques, brevets collaboratifs, thèses, livres blancs, e sites web). Pour illustration, l'exemple plug in labs (https://www.pluginlabs-ouest.fr/) de l'UEB qui propose un portail de recherche, pour la région Bretagne Ouest, de visibilité de ces compétences, en partenariat avec la SATTSociété d'accélération du transfert de technologies, créée en 2010 par appel à projet de l'ANR dans le cadre du PIA.<br>Détenues majoritairement par des groupements d'établissements et d'organismes de recherche, les SATT doivent conduire à une plus forte professionnalisation de la valorisation de la recherche et à un renforcement des compétences en gérant les activités de valorisation au plus près des laboratoires et de l'écosystème d'entreprises, en lien avec les pôles de compétitivité.<br>Elles devront se substituer aux multiples dispositifs coexistant sur un même site pour constituer de véritables guichets uniques de proximité pour améliorer le service rendu aux chercheurs et aux entreprises.. Ce portail permet la mise en relation des industriels locaux avec les compétences Recherche locales.
• Des blogs des chercheurs et de leur portfolio de compétence et d'activité.
• Des sites web sémantiques qui moissonnent des données (recherche automatique) à partir de toutes les sources d'information et de documentation publiques (telles que Isidore, HAL-SHS, SUDOC, etc.), avec des possibilités de recherche dite « sémantique » (technologie s'appuyant sur les ontologies généralistes comme Rameau et spécialisées comme celle en cours d'élaboration à l'Institut des sciences de l'Homme, permettant d'améliorer la recherche de compétences et de proposer des compétences proches lors des recherches).

Les données caractérisant le profil de compétence du chercheur ou de l'enseignant chercheur, tel que décrit dans le cadre de cohérence SI recherche (Processus 2.2 Identifier les compétences scientifiques) doivent être intégrées dans le référentiel des personnes partagé entre l'opérateur de recherche de rattachement et l'unité de recherche d'affectation.

Demande d'autorisations, d'agréments et de certifications

Demande d'autorisation de projets utilisant des animaux à des fins scientifiques

• Les étapes présentées dans la partie "Services attendus des systèmes d'information au niveau national" doivent être tracées dans le système de gestion de la structure de recherche et rattachées au projet concerné (demande d’autorisation et date de la demande, autorisation accordée et numéro d’agrément associé).
• Le numéro d’agrément doit être tracé et rattaché au projet.
• Les informations administratives concernant la structure de recherche demandant l’agrément doivent pouvoir être pré-alimentées dans le formulaire, à partir du référentiel national des structures de recherche (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.).
• Les données relatives au projet figurant dans le dossier de demande d’agrément doivent pouvoir être extraite de manière automatisée depuis le système de gestion de la structure de recherche porteuse du projet.

cf. aussi Délivrance de l'autorisation au niveau national

Certification de la conformité éthique des projets biomédicaux

• Les étapes présentées dans la partie "Services attendus des systèmes d'information au niveau national" doivent être tracées dans le système de gestion de la structure de recherche et rattachées au projet concerné.
• Le numéro d’autorisation doit être tracé et rattaché au projet.
• Les informations administratives concernant la structure de recherche demandeuse d’agrément doivent pouvoir être pré-alimentées dans la télé procédure, à partir du référentiel national des structures de recherche.

cf. aussi Certification au niveau national

et aussi Procédure de déclaration de conformité en matière de traitement des données personnelles opérées dans le cadre des recherches biomédicales.

Demande d'agrément d'utilisation d’OGM à des fins de recherche

CF. Service attendu au niveau national

Demande d’autorisation de réaliser des contrôles dans le domaine de la sûreté nucléaire et de la radioprotection

CF. point de vue général

Valorisation économique des résultats de la recherche

Il est essentiel que le SI référence tous les liens entre les contrats et la propriété intellectuelle engagée dans les contrats, quel que soit le type de contrat (licences ou options de licence concédées sur la PICf. Propriété intellectuelle.Cf. Principal Investigator. existante, attribution de la PICf. Propriété intellectuelle.Cf. Principal Investigator. future etc., ... ).

Le système d'information de l'unité doit pouvoir, en matière de transfert de technologie (cf processus afférent), outiller la gestion de projet : le projet de maturation qui suit le projet de recherche à l'origine du processus de transfert, doit être géré dans le système d'information de gestion de la structure de recherche, comme n'importe quel projet de recherche, dans la mesure où ce projet de maturation mobilise des équipements, des ressources humaines de la structure de recherche.

Gestion d'une demande de brevet

Au niveau de la structure de recherche, le système d'information doit permettre d'attirer l'attention du chercheur sur l'impossibilité de divulgation écrite ou orale des résultats constituant le brevet avant le dépôt de la demande de brevet initiale et, selon la stratégie définie, jusqu'à 18 mois après le dépôt du brevet.

Il doit permettre de suivre les coûts associés à la PICf. Propriété intellectuelle.Cf. Principal Investigator. et les mettre en relation avec l'avancement et les couts du projet de valorisation :

• coûts de protection
• coûts de maintenance

Suivi des temps imputés sur projet de recherche par la structure

Ce suivi des temps est rendu nécessaire, à minima lorsqu'il est exigé par le financeur. Il concerne les personnels permanents et non permanents participant au projet et dont la charge est couverte totalement ou partiellement par le financeur.

Quand la « feuille de temps » est rendue obligatoire, celle-ci doit tracer l'ensemble de l'activité des personnels concernés au-delà de leur participation au projet.

La collecte des données sur la répartition du temps sur les différents projets ou activités est réalisée par l'opérateur de recherche de rattachement des personnels. Dans une Unité Mixte de Recherche, chaque tutelle a en charge la collecte de temps des personnels qui lui sont rattachés (les personnels payés).

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information sont les suivants :

• Saisie dématérialisée de la feuille de temps.
• Possibilité de saisie en % d'heures.
• Production automatique du compte rendu attendu par le financeur (possibilité de transformer les saisies en ratio ou pourcentage, en heures).
• Dématérialisation du circuit de validation.
• Possibilité aux personnels de saisir par délégation (avec validation par le personnel concerné).
• Partage avec les autres systèmes de gestion (gestion financière, budgétaire, contractuelle et technique du projet, gestion des activités de la structure) d'un référentiel de projets (acronyme, numéro de convention, titre du projet), d'un référentiel de personnes et de structures de recherche.
• Possibilité d'alertes en cas de dépassement.

Organisation du travail en réseau

Ces besoins sont couverts par des plateformes de gestion collaborative de projet qui apportent les services suivants :

• Gestion des droits utilisateurs, avec possibilité de donner un accès (restreint à un projet ou une collaboration) à des partenaires externes. Par exemple :
  • Prise en compte des utilisateurs présents dans différents annuaires des organismes de recherche (fédération d'identité assurée par le réseau Renater, ...).
• Prise en compte des utilisateurs externes à ces différents organismes.
• Partage de fichiers, tout en assurant la gestion des versions, le chiffrement...
• Partage d'agendas.
• Partage de listes de tâches, risques, plan projet.
• Coédition (mise à jour d'un document, à plusieurs, en même temps).
• Édition et tenue de blog, forum, wiki, bibliothèque de médias.
• Prise en compte de commentaire de type réseaux sociaux au sein de la communauté.
• Gestion du cycle de vie des documents (durée de vie, suivi des règles, workflow de validation et suppression).
• Classement des documents (espaces de travail, gestion de métadonnées, mots-clés, ...).
• Archivage des documents (selon des règles d'archivage paramétrables).
• Échanges sécurisés de données sensibles (brevets, RH, contrats, valorisation, ...).
• Recherche de documents.
• Accès au référentiels de conventions entre partenaires.
• Gestion de projet.

Certaines fonctions doivent être accessibles sur tout type de média (PC, tablettes, Smartphones, ...), de manière connectée ou non.

Mise à jour des cahiers de laboratoires de manière dématérialisée

Les cahiers de laboratoires dématérialisés offrent de nombreux avantages par rapport aux cahiers papiers :

• Possibilité d'intégration dans le Système d'information de la structure de recherche, notamment le SDMSCf. Scientific Data Management System. (Scientific data management system) et l'ISACf. Instrumentation Software Automation. (Instrumentation Software Automation), permettant de prendre en compte directement le résultat des expériences, sans risque d'erreur de ressaisie et en gérant la volumétrie des données (données brutes, données retraitées).
• Possibilité de travail collaboratif, de partage des résultats.
• Gestion des versions.
• Facilité de recherche des résultats.
• Vision consolidée des expériences des résultats par chercheur, par projet.

La mise en place d'un tel outil présente quelques difficultés :

• Adaptation de l'outil au domaine scientifique et aux particularités de description des expériences (chimie vs biochimie vs biologie...). Ces domaines nécessitent de gérer par exemple des notions de gestion des réactions et molécules, de déclaration des lots synthétisés, des animaux, des lignées cellulaires...
• Intégration avec les spécificités des instruments du laboratoire.

De manière générale, les principaux objets métiers gérés sont les suivants :

• Projet : structuré en études.
• Expérience réalisée dans le cadre d'une étude, mettant en œuvre un protocole, et donnant lieu à un certain nombre de résultats.

De manière spécifique à certains domaines scientifiques, d'autres objets peuvent être utilisés : réaction, molécules, lots, espèce, lots, formulation, description de procédés, matières premières...

Les services attendus par les utilisateurs des systèmes d'information sont les suivants :

• Définition de la politique de mise en œuvre des cahiers de laboratoire :
  • Confidentialité, modalité de partage des informations.
  • Standardisation de la description des expériences.
• Consignation des expérimentations dans le cahier de laboratoire :
  • Saisie des projets, études, protocoles, expériences.
  • Description des protocoles et des résultats obtenus.
  • Ajout de pièces jointes, notes, images...
  • Importation des résultats bruts et retraités des instruments.
  • Description des produits utilisés (compositions, lots, localisation..) et des résultats, description des instruments utilisés, formulations...
  • Saisie des différentes dates et participants, des responsabilités.
  • Travail collaboratif, gestion d'un processus de validation entre utilisateurs.
  • Gestion des pistes d'audit.
• Signature du cahier par un témoin :
  • Horodatage des expérimentations.
  • Signature régulière par un témoin (signature électronique individuelle et non ré-attribuable).
  • Gestion des versions, des descriptions des expérimentations.
• Consultation :
  • Recherche dans les cahiers :
    • Moteur recherche « plein-texte ».
    • Moteur recherche à facette.
• Prise en compte des règles de confidentialité.
• Gestion de l'historique des personnes ayant eu accès aux cahiers (piste d'audit).
• Restitution des éléments à des fins de pilotage :
  • Suivi de l'activité des membres de l'équipe et de l'avancement des projets.
  • Edition des cahiers de laboratoire.

Gestion d'une infrastructure de recherche

Les services attendus sont les suivants :

• gestion des données caractérisant l'infrastructure de recherche (cf. Processus 1.5.1.3 Gérer le cycle de vie des infrastructures de recherche) en référence à la Feuille de route nationale des infrastructures de recherche (cf. Pilotage national des infrastructures de recherche).
• gestion opérationnelle :
  • gestion de planning (planning des travaux, planning d'occupation des ressources humaines et du matériel).
  • gestion des stocks (fournitures, matières premières, petit outillage).
  • gestion des demandes de travaux.
  • gestion commerciale (du devis à la facturation).
  • gestion de la maintenance (contrats de maintenance du matériel et des logiciels, planification et suivi des actions de maintenances préventives et correctives).
  • gestion du plan pluriannuel d'investissements (construction, jouvence, « upgrade » etc., « plan d'évolution », ...).
• gestion budgétaire, financière de l'infrastructure de recherche en échangeant des données de gestion avec le système de gestion des opérateurs de recherche tutelles de l'infrastructure :
  • données d'activité et de production de l'infrastructure (prestations, taux de fonctionnement).
  • données liées aux moyens financiers de l'infrastructure de recherche (dotations, ou ressources propres issues de prestations externes ou de la valorisation).
  • données liées aux personnels affectés à l'infrastructure de recherche.
  • données liées aux moyens logistiques (fluides, surfaces, etc..) affectés à l'infrastructure de recherche.
  • données comptables et financières liées aux dépenses de l'infrastructure de recherche (dépenses de fonctionnement, dépenses d'investissement).
  • données contractuelles (contrats passés pour l'utilisation de l'infrastructure, données « clients »).
  • données de gestion liées à la valorisation (brevets, contrats de licence).
  • donnés d'avancement technique et budgétaire des projets et activités en cours pour faire évoluer l'infrastructure de recherche (projets de construction neuve, activités de maintenance, projet d'extension, etc..).
• Valorisation de l'infrastructure au moyen d'un site internet et/ou d'une plaquette de communication dédiés proposant par exemple comme rubriques :
  • une présentation synthétique de la plateforme, de son mode de gouvernance et de son organigramme fonctionnel,
  • la présentation des équipements, du catalogue de services, de la structure de recherche et de service dont elle dépend,
  • une page présentant les principales contributions et réalisation de la plateforme (projets de recherche, structures de recherche bénéficiaires),
  • le plan d'accès à la plateforme,
  • son règlement,
  • la « charte de mutualisation » ou « charte d'utilisation » (à télécharger),
  • l'accès à la téléprocédure de réservation des demandes de travaux,
• Echanges automatisés et dématérialisés pour alimenter la feuille de route nationale des infrastructures (données d'exécution).
• Production automatisée des indicateurs nécessaires au pilotage opérationnel au niveau de l'infrastructure, de l'unité portant l'infrastructure, de ou des opérateurs tutelle.

Diffusion de la production scientifique

Diffusion des résultats de la recherche via des publications scientifiques

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information de la structure de recherche pour outiller ce processus sont les suivants :

• gestion du patrimoine scientifique et de dépôt systématique des publications, à différents niveaux (établissements, structures, ...), via les différentes archives institutionnelles.
• facilitation de la diffusion des publications en Open Access, via les archives ouvertes.
• archivage pérenne.
• signalement de publication :
  • afin de faciliter l'identification et l'accès à une information pertinente.
  • afin de mesurer la production scientifique (mesure de production scientifique française, bibliométrie.).

Sur ce dernier point, à des fins de facilitation de l'accès au texte intégral, d'évaluation, de pilotage, que cela soit au niveau d'un chercheur, d'une structure de recherche, d'un établissement, d'une région ou nationalement, le cadre de cohérence des SI Recherche préconise la mise en place d'une base regroupant l'ensemble des signalements de la production de la communauté scientifique nationale. Une telle base pourrait notamment être alimentée :

• à partir de déclarations de production des chercheurs, effectuées par eux-mêmes ou par une cellule support des établissements.
• à partir de notices fournies par les éditeurs des bases bibliographiques voire des publications scientifiques.
• à partir de différents réservoirs tels que les archives ouvertes ou archives institutionnelles.

Diffusion en Open Access et dépôt dans une archive ouverte

La mise en œuvre des démarches de type publication dans un réservoir en libre accès nécessite la mise en place et l'utilisation d'archives ouvertes que l'on peut regrouper en trois catégories :

Archive nationale	Exemple : HALCf. Hyper articles en ligne.
Archive institutionnelle	Exemple : HALCf. Hyper articles en ligne.-Inserm pour l'INSERM, OATAO de l'INP de Toulouse, ProdINRA pour l'INRA, Archimer pour l'IFREMER, Horizon pour l'IRD, Spire pour Science-Po, SAM de l'ENSAM... NB : les archives institutionnelles peuvent contenir des publications qui ne sont pas forcément en Open Access et certaines parties peuvent contenir des contenus non accès libre (notion de dépôt patrimonial)
Archive disciplinaire	Exemple : ArXivArchive de prépublications électroniques d'articles scientifiques dans les domaines de la physique, l'astrophysique, des mathématiques, de l'informatique, des sciences non linéaires et de la biologie quantitative, et qui est accessible gratuitement par Internet. Le site est hébergé au départ au Los Alamos National Laboratory. en physique, PubMedCentral en sciences biomédicales, IRIS...

Tableau : Catégories d'archives ouvertes.

L'archive ouverte doit proposer les services suivants :

• un accès sécurisé de type « mon compte » à l'ensemble des dépôts réalisés par un chercheur ou une structure de recherche.
• un système d'alertes associées à des préférences, pour permettre à tout chercheur d'être informé d'un dépôt qui correspond à ses préférences.
• une consultation des publications déposées à partir d'une sélection multicritère qui correspondent aux métadonnées.
• l'exploitation/l'élaboration des listes de publications après sélection multicritères qui correspondent aux métadonnées.
• un export des listes de publications.
• une gestion des dé-doublonnages des dépôts.
• un système de « modération ».
• une interopérabilité avec d'autres archives ouvertes (entre archive nationale et archives institutionnelles).
• un système d'indexation qui permette le moissonnage au niveau national et international.
• Les nomenclatures ou liens entre données, associées à certaines métadonnées doivent être alimentées à partir du système d'information de la structure de recherche ou de l'école doctorale (thèses) et des référentiels de structures et de personnes partagés :
  • domaine scientifique.
  • sous domaine scientifique.
  • date de la soutenance (pour une thèse et une HDRCf. Habilitation à diriger des recherches.).
  • école doctorale de délivrance (pour une thèse).
  • directeur de thèse (pour une thèse).
  • composition du jury (pour une thèse).
  • équipe(s) de recherche concernée(s).
  • référence interne de la publication propre à la structure de recherche.
  • projet de recherche : identifiant, titre et financeurs (ANRCf. Agence Nationale de la Recherche...).
  • auteur (nom, prénom, courriel, page URL).
  • structure de recherche (code, acronyme, libellé, coordonnées géographiques) d'appartenance de l'auteur.
  • établissement (s) de rattachement de la structure de recherche.
• L'archive ouverte peut alimenter le système d'information de la structure de recherche avec les productions scientifiques. La complétude des productions doit être assurée par une politique d'incitation forte, voire une obligation de dépôt dans l'archive ouverte par les chercheurs, ceci au plus haut niveau (institutionnel, structure de recherche). Par ailleurs, les financeurs (UE, ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir.) peuvent imposer le dépôt de la production bibliographique issue des projets qu'ils financent.
• A ce sujet il est important de mettre en place une procédure de dépôt au sein de la structure (typologie des documents à déposer, guide utilisateur, actions de promotion en faveur du dépôt dans l'archive ouverte, correspondants « Open Access » dans les unités).

Diffusion des jeux de données scientifiques en Open Research Data

On distingue différents types de données :

• données accompagnant la publication, ou « supplementary data ».
• données en instance de traitement (dans les réservoirs de grands organismes).

Les données de la recherche sont :

• produites dans un processus de recherche : générées pour valider une hypothèse, souvent produites en masse, souvent agrégées et coopératives (interdisciplinarité),
• potentiellement réutilisables,
• éventuellement financées en totalité ou partiellement sur fonds publics,
• numériques.

Ces jeux de données sont stockés dans des « réservoirs de données » de deux types :

• entrepôts publics,
• entrepôts dépendants des éditeurs,

et :

• entrepôts internationaux, disciplinaires le plus souvent.
• entrepôts nationaux.
• entrepôts locaux ou régionaux. Il manque actuellement d'entrepôts de ce type.

Le système d'information de la structure de recherche doit tracer de manière dématérialisée, le processus de dépôt des données en Open Research Data applicable à ce stade à tous projets financés dans le cadre d'appels à projet européens :

• renseignement des sections du Plan de gestion de données (DMP) en le rattachant au projet de recherche concerné,
• gérer les statuts du DMP :
  • initié en début de projet,
  • révisé en cours de projet,
  • finalisé en cours de projet,
• dépôt du jeu de données.

Le contenu de chaque section du DMP est décrit dans le cadre de cohérence (processus 5.3.2.1 Le processus de dépôts des données en Open Research Data).

Diffusion de la culture scientifique

Les différents types activités de diffusion de la culture scientifique doivent être suivies dans le SI de la structure de recherche ;

• Fiches d'actualité scientifique ou d'articles de vulgarisation.
• Émissions audiovisuelles.
• Manifestations grand public organisées.
• Ouvrages de vulgarisation.
• Actions vers les lycéens.
• Articles dans des revues techniques ou professionnelles ou d'ingénierie.

Organiser une manifestation scientifique (colloque, congrès, séminaire)

Le système d'information de gestion de la structure de recherche doit tracer en tant que production de la structure toute participation à une manifestation scientifique en tant qu'invité ou en tant qu'organisateur.

Ces manifestations pourront ou non porter un budget et de ce fait constituer la base d'une imputation analytique de coût (frais de mission, prestation de service, temps passé, etc..).

Le système d'information permet d'organiser et de gérer les manifestations scientifiques et de gérer les données caractérisant la manifestation scientifique, tel que défini dans le cadre de cohérence (processus 5.3.5 Organiser une manifestation scientifique).

Evaluation de l'activité scientifique

de la structure de recherche

• Echanges dématérialisés et automatisés entre les systèmes d'information de gestion de la structure de recherche des opérateurs de recherche et l'application nationale PELICANApplication, mise en œuvre par le MENESR et le HCERES, destinée à collecter de manière centralisée et en un lieu unique, puis à rendre accessibles, les informations sur les établissements, les structures de recherche et les formations nécessaires au déroulement des processus d'évaluation et de contractualisation.<br>Elle est commune aux différents acteurs de l'évaluation et de la contractualisation : ministère, HCERES, établissements d'enseignement supérieur, organismes de recherche., pour ce qui concerne :
  • Les données de gestion caractérisant la production, les moyens financiers humains et logistiques de la structure de recherche.

du chercheur ou d'un enseignant chercheur (suivi de carrière)

Tous les chercheurs sont tenus statutairement de remplir périodiquement une fiche documentaire sur leurs activités de l'année. Ce document est un élément constitutif du dossier scientifique du chercheur qui permet à l'établissement de suivre et d'évaluer son activité.

Les données en vue de l'élaboration des mesures à produire et des indicateurs, doivent pouvoir être extraites automatiquement à partir des données des activités et des produits de la recherche gérées par le système d'information de la structure de recherche, sur une période donnée à la maille du chercheur.

Les indicateurs et mesures permettent de visualiser de manière synthétique, l'évolution de l'activité et de la production au niveau d'un chercheur, d'un enseignant-chercheur ou d'une structure de recherche.

Les services attendus par le système d'information sont les suivants :

• Une gestion dématérialisée des dossiers de compte-rendu d'activité.
• La dématérialisation du circuit de validation et le suivi de l'avancement des dossiers, relance par mail, envoi d'accusés de réception.
• Implémentation des référentiels d'activités et de type de produits (cf. volet « Nomenclatures et référentiels » du cadre de cohérence SI recherche).
• Extraction automatique des « productions » du chercheur dans le domaine de la recherche sur une période donnée ou sur plusieurs périodes (pour mettre en lumière l'évolution de l'activité du chercheur) pour constituer le volet recherche du rapport d'activité.
• Production automatisée de mesures et d'indicateurs synthétiques de l'activité et des produits de la recherche pour une période donnée.
• La production de l'enseignant chercheur doit pour cela être soit saisie au fil de l'eau dans le système de gestion des activités de l'unité de recherche soit (cas notamment des publications) être associée sans ressaisie au chercheur à partir d'un référentiel de publications (des notices). Elle doit pouvoir, si nécessaire, être ajustée/complétée au moment de la consultation du rapport d'activité extrait automatiquement du SI de gestion de l'unité de recherche.

Les données d'activités et de production du chercheur sont automatiquement extraites du Système d'information de l'unité de recherche dans laquelle travaille le chercheur.

Les données concernant les activités d'avant-projet dans le cadre d'une recherche partenariale (par exemple la liste des dossiers déposés dans le cadre de financements sur appel à projet) sont alimentées automatiquement depuis le système de gestion des opportunités de l'unité de recherche.

Gestion de l'activité de recherche doctorale

Les services attendus par les utilisateurs du système d'information de l'unité de recherche sont les suivants :

• Enregistrement des données du projet de recherche doctorale une fois validé (passage du statut de « projet de recherche doctorale » au statut de « thèse » ou sujet de thèse proposé au recrutement, sous réserve de l'obtention du financement, le cas échéant.
• Réservation des moyens humains (encadrement) et financiers au projet de recherche doctorale (avant validation) puis à la thèse (après validation).
• Affectation (d'un point de vue budgétaire et scientifique) si c'est le cas du projet de recherche doctorale / thèse à une thématique de recherche de l'unité de recherche (propre à la structuration des activités de recherche de l'unité) et/ou un projet de recherche porté par l'unité de recherche.
• Gestion dématérialisée du processus de gestion des candidatures et de sélection des doctorants proprement dite conduisant à l'inscription administrative du doctorant à l'école doctorale et l'établissements d'enseignement supérieur et de recherche dont dépend l'école doctorale et qui a proposé le sujet. Cette inscription administrative consiste en :
  • L'inscription à l'école doctorale.
  • L'inscription à l'établissement d'enseignement supérieur et de recherche.
  • La prise en compte du statut du doctorant d'un point de vue RH (mise à jour du SIRH de l'établissement d'enseignement supérieur et de recherche de rattachement du doctorant).
  • La mise à jour du mode de financement (contrat CIFREConvention Industrielle de Formation par la Recherche.) et sa prise en compte dans le système de gestion financier et comptable de l'établissement de rattachement.
  • La mise à jour du référentiel de thèses en cours : STEPCf. Signalement des Thèses En Préparation. (Signalement des Thèses en Préparation).
  • Le système d'information de l'unité de recherche doit permettre de suivre l'imputation des doctorants à ces différentes activités dans le cadre d'une gestion des temps des personnels de l'unité. Il doit également assurer le suivi de la thèse : planning d'activités du doctorant (notamment dans le cas d'une thèse CIFREConvention Industrielle de Formation par la Recherche. ou d'une thèse en cotutelle, des formations que doit suivre le doctorant, ou encore d'utilisation d'équipements), publications portant le nom du doctorant, participation du doctorant à des colloques (présentation orale ou poster) avec coûts associés. Des alertes doivent être lancées en cas de non atteinte des objectifs.
• Attribution des contrats doctoraux, via un concours qui est gérée dans le système d'information de l'unité de la manière suivante :
  • Enregistrement et gestion de la contractualisation avec le doctorant : informations sur le contrat, descriptifs des thèses et des projets.
  • Enregistrement des données du projet de recherche doctorale (affectation du doctorant à la thèse).
  • Affectation effective de la réservation des moyens humains et financiers au projet de recherche doctorale.
  • Mise à jour du doctorant dans le référentiel des personnes partagé au niveau de l'établissement de rattachement.
• Production des indicateurs et états nécessaires au suivi de l'activité au niveau de l'unité :
  • Moyens financiers réellement engagés et écart par rapport aux moyens budgétés :
    • Rémunération du doctorant.
    • Coût des ressources techniques : moyens bureautiques et informatiques (ordinateur, adresse électronique professionnelle, logiciels, listes de diffusion, fournitures de bureau, crédits de photocopies, réalisation de cartes de visite), appareillages spécifiques et consommables, ressources bibliographiques (accès aux bases de données en ligne, facilités d'emprunt en bibliothèque, accès facilité au Prêt Inter- Bibliothèques, etc.), déplacements nécessaires au travail.
  • Moyens humains (encadrement) réellement engagés pour encadrer la réalisation de la thèse et écart par rapport à la charge prévue :
    • Directeur de thèse.
    • Co-encadrants.
  • Formation du doctorant : volumes horaires ventilés selon la nature de la formation suivie (disciplinaire ou transversale).
• la production du volet « activité complémentaire des doctorants contractuels » de l'enquête SIREDO du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. concernant les écoles doctorales :
  • part des contrats doctoraux consacrés exclusivement à la recherche en 1ère année, 2ème année et 3ème année ;
  • Répartition de la charge des doctorants par type d'activité (recherche, enseignement, diffusion de l'information scientifique, valorisation, conseil ou expertise) en 1ère année, 2ème année et 3ème année ;

Ces services nécessitent des échanges dématérialisés entre le système d'information de l'école doctorale et le système d'information de l'unité (ex : transmission du statut « validé » du projet de recherche doctorale), le système d'information de gestion de la scolarité de l'établissement d'inscription du doctorant, et le système d'information RH de l'établissement de rattachement.

Prestations de service

La plateforme scientifique et technique doit être dotée d'un système d'information dédié, interopérable avec le système de gestion de la structure de recherche et composé :

• d'une gestion de planning :
  • planning des travaux,
  • planning d'occupation des ressources humaines et du matériel,

• d'une gestion des stocks (fournitures, matières premières, petit outillage),
• d'une gestion commerciale (du devis à la facturation),
• d'une gestion de la maintenance (contrats de maintenance du matériel et des logiciels, planification et suivi des actions de maintenances préventives et correctives),
• d'un site internet et/ou d'une plaquette de communication dédiés proposant par exemple comme rubriques :
  • une présentation synthétique de la plateforme, de son mode de gouvernance et de son organigramme fonctionnel,
  • la présentation des équipements, du catalogue de services, de la structure de recherche et de service dont elle dépend,
  • une page présentant les principales contributions et réalisation de la plateforme (projets de recherche, structures de recherche bénéficiaires),
  • le plan d'accès à la plateforme,
  • son règlement,
  • la « charte de mutualisation » ou « charte d'utilisation » (à télécharger),
  • l'accès à la téléprocédure de réservation des demandes de travaux.

Deux cas particuliers sont à distinguer : consultances individuelle et concours scientifiques.

Le SI doit permettre d'assurer le suivi:

• des consultances,
• des contrats,
• des clients,
• du nombre d'heures