3.5.2 Effectuer le suivi financier, technique, scientifique et contractuel du projet
De cadre_de_coherence
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- Sous-processus:
Objectif
- Piloter l'avancement financier et technique du projet de recherche.
- Assurer la cohérence entre les financements et les dépenses.
- Anticiper les besoins de demande de prolongation de durée sur une convention de financement sur appel à projet.
- Anticiper les besoins de demande de modification de budget sur une convention de financement sur appel à projet.
- Alerter en cas de dépassement sur une partie du projet
Description du processus
En entrée
- Structure de projets décrits
- Charges et recettes imputées sur projet, engagements suivis
En sortie
- Suivi du projet de recherche
- Restitution vers le ou les financeurs
Synthèse descriptive
Le suivi des projets de recherche consiste principalement en la réalisation des activités suivantes :
Etapes | Acteurs | Période |
Remonté des différents éléments financiers sur le projet
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Effectuer le suivi des dépenses, assurer le respect de l'utilisation du budget conformément aux termes du contrat
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Suivi technique du projet
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Mise en cohérence du budget avec la replanification
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Analyse du plan de trésorerie et des besoins d'acomptes
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Analyse des demandes d'avenants liés à l'évolution du budget | ||
Suivi des jalons contractuels pour permettre d'effectuer une facturation
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Suivi des éléments financiers en cours :
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Identification et réalisation de factures internes
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Suivi de la conformité juridique avec l'accord de consortium (propriété intellectuelle, communication, etc.) | ||
Consolidation des justificatifs et préparation et envoi de la demande de versement intermédiaire ou de solde accompagnée des justificatifs
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Fourniture d'éléments de reporting, donnant une vision du projet notamment :
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Elaborer et transmettre les différents rapports scientifiques. |
L'objet «produit de la recherche», livrables du projet de recherche, est caractérisé de la manière suivante :
Données caractérisant l'objet métier | Signification de la donnée et nomenclatures ou référentiel associé si la donnée est normalisée |
Identification du « produit » ; | Référentiel interne à la structure de recherche, géré dans son système d'information |
Type de produit (cf. nomenclature des « produits » de la recherche dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence) ; | Cf. nomenclature des « types de produits » de la recherche dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence |
Projet de recherche associé ; | Identifiant du projet de recherche Référentiel des projets de recherche géré par le système d'information de la structure de recherche. |
Autres informations liées au type de produit (cf. tableau ci-dessous). |
Services attendu par les systèmes d'information
Le système d'information de gestion de la structure de recherche doit permettre :
- De suivre le cycle de vie de la convention de financement ou du contrat de recherche :
- Budget de financement et période initiale du contrat,
- Évènements du processus de montage du dossier jusqu'à l'envoi de la convention ou du contrat de recherche signé,
- Demandes de versement (y-compris acomptes) en date et en montant,
- Versements effectifs (acompte, versements intermédiaires, solde) en date et en montants,
- Demandes de modification de budget et suites données par les différents financeurs,
- Demandes de prolongation et suites données par les différents financeurs,
- Clôture du dossier (encaissement de tous les financements attendus).
- Pour les personnels recrutés sur contrat, leur rattachement au projet doit être géré dans le système de gestion technique du projet, et répercuté de manière automatique dans le SIRH de la tutelle de rattachement, de manière à faciliter l'imputation de la masse salariale correspondante sur le projet d'affectation, lors du déversement de la paye dans le système de gestion budgétaire, financière et comptable de l'opérateur de recherche.
- Les frais de gestion prélevés sur projet par les tutelles (et généralement financés par les financeurs) doivent être suivis sur chaque projet, pour un meilleur pilotage du budget disponible.
- Enregistrer les « produits » générés par le projet de recherche, tout au long de son cycle de vie, dans le système d'information de gestion des activités et de la production de la structure de recherche et les associer au projet de recherche.
- Enregistrer les activités de chaque personnel sur le projet. Cela est demandé dans les rapports (d'activités, d'évaluation, de pilotage) et permet de suivre un projet, de servir le cv du chercheur.
Pour cela, le SI doit permettre :
- De gérer un référentiel d'activités de recherche et de projets de recherche liés ;
- De suivre scientifiquement, financièrement, techniquement, juridiquement et contractuellement la réalisation du projet de recherche
- D'échanger, de manière normalisée, les données de gestion avec la structure de recherche pilote du projet de recherche afin de permettre une consolidation des données du projet de recherche sur un périmètre global, au niveau de cette structure ;
- D'assurer une gestion dématérialisée des documents du projet (conventions, justificatifs dématérialisés, contrats de travail, devis, marchés, livrables du projet) et des circuits d'échanges (demandes d'achat, demandes de recrutement demandes de prolongation, alertes) entre les parties prenantes (au niveau de la structure, des tutelles), pour faciliter le suivi, le pilotage et la remontée d'informations auprès des financeurs ;