4.1.4 Encadrer et suivre la réalisation de la thèse

Le directeur de thèse a la responsabilité managériale du projet. Il est en charge de l'élaboration puis de la coordination d'éventuelles collaborations scientifiques et partenariats financiers autour du projet doctoral (par exemple : coopérations avec un établissement étranger, un organisme de recherche, une entreprise, etc.).

Plusieurs encadrants peuvent alors être impliqués dans le projet, sous la coordination du directeur de thèse.

Dans le cas des cotutelles internationales, il est important que les deux directeurs de thèse conviennent entre eux du partage des responsabilités managériales du projet (cf. convention de cotutelle).

Dans le cas où plusieurs personnes interviennent dans l'encadrement du projet, l'école doctorale s'assure que les compétences nécessaires à la réalisation du projet sont présentes. La responsabilité du projet incombe alors au directeur doctoral, qui a un rôle central.

Services attendus par les systèmes d'information

Au niveau de l'unité de recherche

Le système d'information de l'unité de recherche doit permettre de suivre l'imputation des doctorants à ces différentes activités dans le cadre d'une gestion des temps des personnels de l'unité. Il doit également assurer le suivi de la thèse : planning d'activités du doctorant (notamment dans le cas d'une thèse CIFREConvention Industrielle de Formation par la Recherche. ou d'une thèse en cotutelle, des formations que doit suivre le doctorant, ou encore d'utilisation d'équipements), publications portant le nom du doctorant, participation du doctorant à des colloques (présentation orale ou poster) avec coûts associés. Des alertes doivent être lancées en cas de non atteinte des objectifs.

Au niveau des écoles doctorales

Ces éléments doivent être consolidés automatiquement dans le système d'information de gestion de l'école doctorale concernée et de l'établissement où est inscrit le doctorant pour permettre :

• un pilotage au niveau de l'unité de recherche ;
• un pilotage au niveau de l'école doctorale ;
• la production du volet « activité complémentaire des doctorants contractuels » de l'enquête SIREDO du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. concernant les écoles doctorales :
  • part des contrats doctoraux consacrés exclusivement à la recherche en 1ère année, 2ème année et 3ème année ;
  • Répartition de la charge des doctorants par type d'activité (recherche, enseignement, diffusion de l'information scientifique, valorisation, conseil ou expertise) en 1ère année, 2ème année et 3ème année ;

De même certaines données de suivi du projet de recherche doctorale doivent être suivies :

• Dans le système d'information de l'école doctorale :
  • Date prévisionnelle de fin de thèse avec possibilité d'alerte paramétrable en cas de dépassement des délais contractuels ou institutionnels de soutenance ;
  • Date prévisionnelle de soutenance de la thèse, avec possibilité d'alerte paramétrable en cas de dépassement des délais contractuels ou institutionnels de soutenance.
• Dans le système d'information de l'unité de recherche :
  • Moyens financiers réellement engagés et écart par rapport aux moyens budgétés
    • la rémunération du doctorant ;
    • le coût des ressources techniques : moyens bureautiques et informatiques (ordinateur, adresse électronique professionnelle, logiciels, listes de diffusion, fournitures de bureau, crédits de photocopies, réalisation de cartes de visite), appareillages spécifiques et consommables, ressources bibliographiques (accès aux bases de données en ligne, facilités d'emprunt en bibliothèque, accès facilité au Prêt Inter- Bibliothèques, etc.), déplacements nécessaires au travail ;
  • Moyens humains (encadrement) réellement engagés pour encadrer la réalisation de la thèse et écart par rapport à la charge prévue :
    • Directeur de thèse
    • Co-encadrants.
  • Formation du doctorant : volumes horaires ventilés selon la nature de la formation suivie (disciplinaire ou transversale)