3.5.1 Suivre les temps imputés sur projet de recherche

Objectif

• Suivre les charges imputées sur projet,
• Disposer des informations nécessaires pour justifier les dépenses auprès des financeurs.
• Disposer des éléments permettant de suivre l'avancement et de piloter le projet.

Périmètre

A minima lorsque ce suivi est rendu obligatoire par le financeur.

Sont concernés les personnels permanents et non permanents participant au projet et dont la charge est couverte totalement ou partiellement par le financeur.

Quand la feuille de temps est rendue obligatoire, celle-ci doit tracer l'ensemble de l'activité des personnels concernés au-delà de leur participation au projet.

La collecte des temps est réalisée par l'organisme de rattachement des personnels. Dans une Unité Mixte de Recherche, chaque tutelle a en charge la collecte de temps des personnels qui lui sont rattachés (les personnels payés).

Les hébergés par exemple n'enregistrent par leurs temps dans le Système d'information de l'opérateur de recherche qui les héberge mais dans celui qui les paye ; en revanche, ils peuvent agir en tant que valideurs ou superviseurs des temps saisis par les participants au(x) projet(s) ou équipe(s) qu'ils supervisent.

Description du processus

En entrée

• Description de la structure de projets
• Personnels répartis sur les taches, sur une période donnée,
• Modalités de déclaration définies (périodicité, modalités d'enregistrement : en pourcentage, en fraction, en heures/jours, etc..,

En sortie

• Feuilles de temps remplies, signées et validées.

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Prise en compte du référentiel Prise en compte du référentiel de personnels de la structure : mouvements, dates d'arrivée et de sortie, personne validant les déclarations... Prise en compte du référentiel des projets de la structure de recherche (cf. plus haut) et des nomenclatures associées aux données caractérisant le projet (ex : financeurs)
Déclaration périodique d'activité (feuille de temps)	Ensembles des personnels impliqués dans le projet
Validation des déclarations On peut avoir une validation par le responsable du projet et/ou un responsable hiérarchique ; c'est la garantie de l'établissement que le temps saisi est vérifié	Directeur de la structure ou personne déléguée au niveau projet (responsable du projet et/ ou responsable hiérarchique
Imputation des charges de mains d'œuvre du projet au prorata des déclarations d'activités Les charges associées à chacune des personnes sont remontées de la paye et imputées sur les différents éléments du projet à l'aide des informations déclarées sur les feuilles de temps. L'information de la paye nécessite un retraitement car chaque financeur pose sa propre définition des éléments de paye à prendre en compte ou à exclure - en particulier pour ce qui concerne les primes) (il existe de nombreuses « méthodes » pour ramener un salaire annuel ou mensuel à une quotité horaire) Le calcul du cout horaire (ramener un montant annuel en montant horaire en triant les primes selon les financeurs) pour un individu sur un projet est souvent réalisé manuellement par le service RH.	Service RH de l'opérateur qui paye le personnel
Prise en compte des demandes de correction

Services attendus par le Système d'information

Au niveau de la structure

• Saisie dématérialisée des temps ;
• Possibilité de saisie en % d'heures,
• Production automatique du reporting attendu par le financeur (possibilité de transformer les saisies en ratio ou pourcentage, en heures)
• Dématérialisation du circuit de validation ;
• Possibilité aux personnels de saisir par délégation (avec validation par le personnel concerné)
• Partage avec les autres systèmes de gestion (gestion financière, budgétaire, contractuelle et technique du projet, gestion des activités de la structure) d'un référentiel de projets (acronyme, numéro de convention, titre du projet), d'un référentiel de personnes et de structures de recherche.
• Possibilité d'alertes en cas de dépassement