3.4.2 Tenir à jour les cahiers de laboratoire dématérialisés

Objectif

Assurer de manière dématérialisée, la traçabilité des travaux de recherche.

Périmètre

Les cahiers de laboratoires dématérialisés offrent de nombreux avantages par rapport aux cahiers papiers :

• Possibilité d'intégration dans le SI du laboratoire, notamment le SDMSCf. Scientific Data Management System. (Scientific data management system) et l'ISACf. Instrumentation Software Automation. (Instrumentation Software Automation), permettant de prendre en compte directement le résultat des expériences, sans risque d'erreur de ressaisie et en gérant la volumétrie des données (données brutes, données retraitées)
• Possibilité de travail collaboratif, de partage des résultats,
• Gestion du « versionning »,
• Facilité de recherche des résultats,
• Vision consolidée des expériences des résultats par chercheur, par projet.

La mise en place d'un tel outil présente quelques difficultés :

• Adaptation de l'outil au domaine scientifique et aux particularités de description des expériences (chimie vs biochimie vs biologie...). Ces domaines nécessitent de gérer par exemple des notions de gestion des réactions et molécules, de déclaration des lots synthétisés, des animaux, lignées cellulaires...
• Intégration avec les spécificités des instruments du laboratoire.

De manière générale, les principaux objets métiers gérés sont les suivants :

• Projet, structuré en études,
• Expérience réalisée dans le cadre d'une étude, mettant en œuvre un protocole, et donnant lieu à un certain nombre de résultats.

De manière spécifique à certains domaines scientifiques, d'autres objets peuvent être utilisés : réaction, molécules, lots, espèce, lots, formulation, description de procédés, matières premières...

Description du processus

En entrée

• Bonnes pratiques de gestion des cahiers de laboratoire définies

En sortie

• Cahiers de laboratoires archivés

Services attendus par les systèmes d'information

Au niveau de la structure

Définition de la politique de mise en œuvre des cahiers de laboratoire

• Confidentialité, modalité de partage des informations
• Standardisation de la description des expériences.

Consignation des expérimentations dans le cahier de laboratoire

• Saisie des projets, études, protocoles, expériences,
• Description des protocoles et des résultats obtenus
• Ajout de pièces jointes, notes, images...
• Importation des résultats bruts et retraités des instruments,
• Description des produits utilisés (compositions, lots, localisation..) et des résultats, description des instruments utilisés, formulations...
• Saisie des différentes dates et participants, des responsabilités,
• Travail collaboratif, gestion d'un processus de validation entre utilisateurs
• Gestion des pistes d'audit.

Signature du cahier par un témoin

• Horodatage des expérimentations ;
• Signature régulière par un témoin (signature électronique individuelle et non ré-attribuable) ;
• Gestion du « versionning » des descriptions des expérimentations.

Consultation

• Recherche dans les cahiers :
  • Moteur recherche « plein-texte »
  • Moteur recherche à facette
• Prise en compte des règles de confidentialité,
• Gestion de l'historique des personnes ayant eu accès aux cahiers (piste d'audit)

Restitution des éléments à des fins de pilotage

• Suivi de l'activité des membres de l'équipe et de l'avancement des projets.
• Edition des cahiers de laboratoire.