3.4.1 Tenir à jour les cahiers de laboratoire physiques

Objectif

• Assurer la traçabilité des travaux à l'aide de cahiers de laboratoire physiques.

Description du processus

En entrée

• Bonnes pratiques de gestion des cahiers de laboratoire définies

En sortie

• Cahiers de laboratoires archivés

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Définition des modalités d'utilisation des cahiers de laboratoire (attribution, ...) Affectation des cahiers (par chercheur, par projet, par équipement), Modalités de gestion de la preuve (signature des témoins, fréquence...)	Directeur de laboratoire
Gestion logistique des cahiers physiques Évaluation des besoins, Commande, Attribution (gestion de la date d'attribution, du numéro de cahier, de la personne à laquelle le cahier a été attribué), Gestion des stocks Au moment de l'attribution, sur le cahier sont renseignés : Nom de la structure et de son ou ses établissements de rattachement, Nom de l'utilisateur, liste des utilisateurs, référence projet ou référence équipement, Date de début du cahier	Responsable gestion des cahiers
Consignation des expérimentations dans le cahier de laboratoire	Chercheur
Signature du cahier par un témoin	Témoin
Gestion des retours des cahiers, stockage et archivage NB : trois phases d'archivage peuvent être envisagées : En premier lieu, stockage par l'utilisateur, tant qu'il lui est nécessaire de s'y référer ou pendant une période définie Puis stockage par le laboratoire, Enfin, stockage par la tutelle ou l'une des tutelles du laboratoire Dans tous les cas il est nécessaire : De suivre la localisation de cahier, D'identifier les cahiers manquants, De remonter une alerte en cas de non-archivage de cahiers remis depuis un temps donné, De remonter une alerte en cas de départ de personnes auxquelles des cahiers ont été attribués (départ d'un doctorant, mutation d'un chercheur, ...), De remonter une alerte en fin de projet si des cahiers associés n'ont pas été archivés, De référencer le contenu des cahiers archivés : contenu, mots clés, dates, reprise du sommaire... De définir une politique de confidentialité pour chacun des cahiers.	Responsable gestion des cahiers
Gestion des autorisations de consultation Cela passe par : L'identification des cahiers à consulter par le chercheur, Une demande de consultation du chercheur au directeur de la structure, Une autorisation ou non de consultation.	Directeur de laboratoire
Consultation Gestion de l'historique des personnes ayant eu accès aux cahiers, Gestion des entrées et sorties des cahiers.	Chercheur

Le cahier de laboratoire doit contenir les éléments permettant d'assurer la traçabilité :

• Administrative : organisations concernées, responsables et collaborateurs impliquées, projets scientifiques :
• Scientifique : contenu des expériences :
  • Date
  • Expériences
  • Échantillons
  • Traitements
  • Résultats
  • Analyses

A chacun des cahiers doivent être associées :

• L'identification des rédacteurs et témoins (liste des témoins), au niveau expérience,
• Les règles de confidentialités spécifiques aux projets traités.