2.5 Répondre à un appel à projets

Objectif

Monter le dossier de candidature à un appel à projet.

Ce processus peut s'appliquer également à des appels à manifestation d'intérêt, sans qu'un financement soit identifié a priori (par exemple par les pôles de compétitivité).

Périmètre

Un appel à projets correspond à une offre de financement (on parle de financements par projet) émise par une entité publique (Appels à projets du PCRDCf. Programme-cadre pour la recherche et le développement technologique., appels à projets générique ou spécifiques du plans d'action ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, appels à projets du PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir., appels à projets des pôles de compétitivité, appels à projets régionaux dans le cadre du CPERCf. Contrat de Projet État-région., appels à projets internes aux opérateurs de recherche, appels à projets dans le cadre de programmes de coopération internationale bilatéraux ou multilatéraux, ...) ou privé (ex fondations de droit privé par exemple dans le domaine médical...), qui met à disposition une enveloppe budgétaire pour des actions dont elle définit précisément les priorités, sur une période donnée et demande en contrepartie la production de justificatifs financiers, scientifiques et techniques ainsi que la valorisation du temps passé sur les projets.

Les organismes de financement de la recherche peuvent lancer des appels d'offres sur des thèmes prédéfinis. Les bénéficiaires éligibles intéressés par la proposition peuvent ensuite postuler pour que le projet leur soit attribué.

Ces AAPCf. Appel à projet. peuvent être structurés sous la forme de programmes, disposant chacun de leur gouvernance, budget et comité scientifique (cf. domaine 1).

Les AAPCf. Appel à projet. diffèrent entre eux sur :

• Le processus de sélection :
  • La présence ou non d'une étape de présélection ;
  • La présence ou non d'une étape de soutenance orale de la proposition (cas des bourses ERCCf. European Research Council. par exemple) ;
  • La complexité du processus d'évaluation par les experts :
    • Existence d'un comité scientifique ou comité d'évaluation
    • Évaluation par chacun des experts externes mandatés par le comité scientifique
    • Puis réunion du comité pour l'élaboration d'un consensus entre les experts externes pour chacune des propositions
    • Puis réunion de synthèse pour l'évaluation de l'ensemble des propositions.
• L'attribution du financement à un ou plusieurs projets candidats ;
• Le fait que le projet soit porté par une seule entité ou par plusieurs, regroupées sous la forme d'un consortium. Dans tous les cas, on a :
  • Un coordinateur scientifique « (principal investigator ») ;
  • Des partenaires scientifiques (structures de recherche) et leurs tutelles ;
  • D'autres partenaires du projet (partenaires industriels notamment) ;
  • Selon le cas, un établissement porteur du projet et qui assurera l'interface avec le financeur, en tant que coordinateur administratif et financier.

Au sein des opérateurs de recherche répondant aux appels à projets, il peut y avoir des spécificités pour prendre en compte :

• Le circuit de validation / signature propre à l'opérateur et à l'appel à projet
• La présence de service de support, ayant pour objectif de faciliter l'élaboration de la réponse.
  • Service juridique, direction de la recherche, service valorisation, ...
  • Compétences d'ingénierie de Projets au sein de la structure de recherche, au sein d'une plateforme mutualisée, au sein de l'opérateur de recherche et intervenant dans les phases de montage, de négociation et de mise en œuvre au niveau du consortium des réponses.

Description du processus générique

En entrée

• Appel à projets formalisé
• Evaluateurs (experts) sélectionnés
• Modalités de sélection définies (comité scientifique)

En sortie

• Projet attribué
• Diffusion de l'information de l'attribution de l'appel à projets.

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Ouverture et diffusion d'un appel à projets (appel à projets) L'appel à projets indique : Le modèle de réponse à l'AAPCf. Appel à projet. ; Le modèle de rapport d'évaluation (destiné aux évaluateurs des réponses). Les différentes échéances sont renseignées, les évaluateurs sont sollicités et une publicité relative à l'AAPCf. Appel à projet. est effectuée.	Financeur
Montage du dossier de candidature : Fiches projet (volet administratif, volet financier, volet ressources, volet scientifique) conforme au cadre demandé par l'AAPCf. Appel à projet. Plan de financement du projet Fiches de postes (partie personnels) Devis d'estimation (dépenses d'équipement)	Pilotage par le coordinateur scientifique Etablissement porteur assurant la coordination administrative et financière Les autres établissements partenaires
Dépôt du dossier de candidature	Etablissement porteur du projet
Evaluation de l'éligibilité du dossier (administratif)
Envoi d'un accusé de réception au candidat	Financeur
Clôture de l'appel, prise en compte de l'ensemble des réponses et transmission aux évaluateurs	Financeur
Dispatching des dossiers aux experts scientifiques	Comité d'évaluation
Evaluation de chaque projet de candidature L'évaluateur récupère le document du projet qu'il doit évaluer, ainsi que le modèle de rapport d'évaluation correspond à l'AAPCf. Appel à projet. L'évaluation est renvoyée avant la date de clôture de l'évaluation. Les rapports rédigés par chaque évaluateur donnent un avis scientifique sur le projet. Les critères d'évaluation sont déterminés par l'AO.	Experts externes (évaluateur)
Consolidation des évaluations des projets de candidature	Comité scientifique (financeur)
Sélection du projet Le comité scientifique effectue une évaluation finale, sélectionne les candidats, et attribue le budget. Cette attribution de budget est indiquée dans le SI comptable.	Comité scientifique (financeur)
Négociation (ajustements financiers et sur le périmètre d'éligibilité des dépenses ou ajustements scientifiques (livrables)	Financeur / Coordinateur administratif et financier et coordinateur scientifique
Communication des résultats à l'ensemble des candidats Les rapports d'évaluation sont communiqués aux candidats	Financeur
Signature de la convention qui définit : Le Bénéficiaire de l'Aide Le lieu de réalisation du Projet, Le montant prévisionnel maximum de l'Aide, Le taux d'Aide appliqué au montant des dépenses retenues pour l'assiette de l'Aide, La durée du Projet, La durée de la convention, L'échéancier des versements, Le ou les co-financeurs du projet La propriété intellectuelle, Les conditions suspensives et de recouvrement de l'Aide	Tous les opérateurs de recherche concernés Le financeur
Diffusion de l'information d'attribution de l'appel à projets Notamment dans une optique : De planification des évaluations, De planification de l'attendu des rapports intermédiaires et du rapport final, De gestion du financement.	Financeur
Envoi d'une éventuelle demande de prolongation de durée de la convention	Tutelle portant la subvention
Instruction de la demande de prolongation de durée de la convention	Comité scientifique organisé par le financeur
Signature d'un avenant de la convention	Ensemble des tutelles
Envoi d'une éventuelle demande de modification de budget	Tutelle portant la subvention
Instruction de la demande de modification de budget	Comité scientifique organisé par le financeur
Signature d'un avenant de la convention	Ensemble des tutelles

Une fois remporté, l'AAPCf. Appel à projet. permet de financer le projet de recherche, présenté dans le dossier de candidature.

Dans le cas où le projet de recherche est porté par une unité mixte de recherche, la convention de création de l'unité mixte de recherche entre les différents opérateurs de recherche parties prenantes, stipule :

• Les modalités de gestion des contrats de financement signés dans le cadre d'appels à projets ;
• Les modalités de gestion de la propriété intellectuelle et de valorisation des résultats du projet de recherche ;
• Les modalités de prévention des risques.

Dans le cas où le projet est porté par un consortium de structures de recherche et éventuellement d'entreprises (cas de la recherche partenariale collaborative), la convention formalisant le consortium entre les différentes parties prenantes, stipule :

• Les modalités de gestion de la convention de financement signé dans le cadre de l'appel à projets et les modalités de reversement d'une partie des financements aux structures de recherche du consortium participant à la réalisation du projet de recherche ;
• Les modalités de gestion de la propriété intellectuelle et de valorisation des résultats du projet de recherche ;
• Les modalités de prévention des risques, avec alertes sur les délais, les coûts ...

Labellisation d'un dossier de candidature par un Pôle de compétitivité (notamment projets présentés aux appels à projets de l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche)

Les partenaires d'une proposition de projet ont la possibilité de la faire labelliser par un ou plusieurs pôles de compétitivité. La procédure de labellisation d'un projet constitue un acte de reconnaissance par un pôle de l'intérêt de ce projet par rapport aux axes stratégiques du pôle.

Dans le cadre de son processus projet, chaque pôle de compétitivité fixe ses propres critères et procédures de labellisation de projet. Le porteur de projet doit prendre connaissance au plus tôt de ces critères de labellisation pour estimer l'éligibilité de son projet au label pôle.

La demande de labellisation du projet imposant une mise à disposition du pôle des informations stratégiques, scientifiques et financières relatives au projet, le partenaire à l'initiative de cette démarche est invité à recueillir au préalable l'accord des autres partenaires du projet.

Le label obtenu auprès d'un pôle de compétitivité constitue une information sur la qualité du consortium du projet et sur les retombées socio-économiques espérées. Le label pôle est donc une information prise en compte par les membres du comité d'évaluation des dossiers.

Le coordinateur scientifique ainsi que les partenaires n'ont plus la possibilité de demander un label après la clôture de l'appel à projets.

Un courriel avertit la structure de gouvernance du pôle de compétitivité sollicité, qui devra se connecter à l'application pour accepter ou refuser la demande de labellisation et transmettre à l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, via l'application, une version (sous format *.pdf) signée de l'attestation de labellisation avec le volet 2 dûment renseigné.

Lorsqu'un (des) pôle(s) de compétitivité est (sont) sollicité(s) pour labelliser un projet, il (s) a (ont) automatiquement accès aux détails du projet en construction.

Procédure de demande de labélisation pour un projet soumis à l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche :

Dans le cadre de la procédure actuelle de soumission en ligne des projets, le porteur de projet demande la labellisation de son projet, en allant dans l'onglet spécifique pôle du site de soumission en ligne de l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche. Pour chaque pôle sollicité, il aura alors accès au formulaire d'attestation pré-rempli correspondant au programme dans lequel il soumet. Ce formulaire est téléchargeable par les partenaires du projet mais également par le pôle via leurs écrans respectifs.

Si le projet labellisé est financé par l'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, les partenaires s'engagent à transmettre au pôle de compétitivité les rapports intermédiaires et finaux du projet. L'ANRCf. Agence Nationale de la Recherche se réserve la possibilité d'inviter des représentants du pôle de compétitivité à toute revue de projet ou opération de suivi du projet.

Labélisation d'un projet par un GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique.

Un GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique. peut avoir pour objectif de promouvoir le développement de nouveaux projets dans le champ de recherche qui est le sien, en assurant la cohérence nationale de ces projets. Pour cela, un accompagnement est possible grâce à cette labellisation. Les projets éligibles doivent répondre à un nombre de critères définis. Une fois la labellisation obtenue, le projet est soutenu par le GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique. sur différents aspects.

Les projets labellisés peuvent bénéficier alors de plusieurs types d'accompagnement :

• Mise à disposition d'un réseau avec de nombreux partenaires ;
• Soutien pour divers aspects de communication (conférences, séminaires, ...) ;
• Accompagnement sur des études complémentaires de fin de projet ;
• Aide possible pour le financement.

La procédure d'obtention d'une labellisation d'un projet par un GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique. est généralement la suivante :

• Le projet soumis pour labellisation est évalué dans un premier temps pour respect des critères par le Directoire Opérationnel, instance organisatrice du fonctionnement du GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique. ;
• Puis, il est analysé par des experts, membres des Groupes Thématiques du GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique. ;
• Enfin, l'accord final de labellisation relève du Comité Stratégique, instance décisionnelle du GISCf. Groupement d'Intérêt Scientifique..

Services attendus par les systèmes d'information

Au niveau du financeur

Du point de vue des Services attendus par les systèmes d'information du financeur, l'outillage du processus de traitement des appels à projets nécessite :

• La mise à disposition d'un portail permettant aux experts et candidats de saisir les dossiers et évaluations de manière dématérialisée (télé procédures) ;
• La signature électronique des soumissions ;
• La gestion dématérialisée du circuit d'élaboration de la convention et des documents associés ;
• La gestion d'alertes (par rapport à l'avancement des jalons contractuels des projets retenus) ;
• La mise à jour dans le système d'information de gestion de l'opérateur de financement :
  • Des données caractérisant le programme de financement et les instruments financiers associés ;
  • Des données caractérisant l'appel à projets ;
  • Des données collectées dans le cadre des réponses ;
  • Des données liées aux projets sélectionnés (montants alloués, date de validation du projet, jalons contractuels de versement, etc..) et figurant dans la convention de financement
  • Des données liées aux versements effectifs à chaque jalon contractuel (montant versé, date/jalon, type de versement : acomptes, avance, solde)
  • Des données collectées dans le cadre des revues intermédiaires et bilan des projets (y compris relevés intermédiaires et relevé final de dépenses)
  • Des données liées aux modifications de la convention (prolongation de la durée de la convention, modification du budget)
  • Des données liées à une éventuelle évaluation technique et économique du projet postérieure au projet.
• La planification des évaluations des dossiers de proposition ;
• La planification des revues de projet en cours d'exécution ;
• La planification des évaluations post projet ;
• La production d'indicateurs et de rapports sur le suivi d'exécution et/ou le bilan de l'appel à projets à la demande de l'opérateur de financement, du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., de l'instance de gouvernance du PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir., etc.

Au niveau de l'opérateur de recherche et/ou de la structure de recherche

Du point de vue des Services attendus par les systèmes d'information des opérateurs de recherche et/ou des structures de recherche concernées par l'appel à projets, l'outillage du processus d'instruction nécessite une gestion complète, partagée et dématérialisée du processus de réponse à appel à projets (de la décision de répondre, jusqu'à la signature de la convention par l'ensemble des parties), en aval de la gestion du recensement et de la gestion de l'opportunité.

• Une gestion dématérialisée et partagée du processus du montage du dossier de réponse à soumettre, au sein du ou des structures de recherche et tutelles partenaires, et des documents associés ainsi qu'une traçabilité de l'ensemble des jalons clés et du circuit de décision
  • Décision de répondre (circuit de décision au sein de la structure de recherche : coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles de ces structures de recherche)
  • Dépôt du dossier (circuit de signature et de validation au sein de la structure de recherche : coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles de ces structures de recherche)
  • Réception de la lettre de notification du financeur
  • Réception du projet de convention de financement
  • Validation et signature de la convention de financement (circuit de signature et de validation au sein de la structure de recherche : coordinateur scientifique, directeur des structures de recherche concernées, décisionnaires au sein des tutelles de ces structures de recherche)
  • Clôture dans le système de gestion des opportunités de recherche partenariale de la structure de recherche (réponse négative, réponse positive) avec un lien de filiation entre l'opportunité et la convention de financement obtenue.
• La production automatique des données nécessaires à la constitution des dossiers de soumissionnement à partir des systèmes d'information de gestion des structures de recherche concernées ;

Puis, une fois l'APP remporté :

• La mise à jour des systèmes de gestion financière et budgétaire des établissements partenaires :
  • L'enregistrement des données relatives aux données contractuelles de la convention de financement signée dans le système de gestion financière et budgétaire de l'établissement coordinateur administratif et financier ;
  • La création du projet de recherche (en tant qu'objet de gestion technique et budgétaire de la convention de financement, permettant d'imputer les financements reçus et les moyens affectés/consommés, à partir du découpage organisationnel du projet) dans le système de gestion financière de l'établissement coordinateur administratif et financier et dans le système de gestion technique du projet de la structure de recherche concernée (sans ressaisie)
  • Le rattachement de la convention de financement au projet dans le système de gestion financière de l'établissement coordinateur administratif et financier ;
  • L'enregistrement des données relatives à la convention de redistribution des financements entre l'établissement coordinateur administratif et financier, destinataire de l'ensemble des flux financiers provenant du financeur, et les établissements partenaires (dans le système de gestion financière et budgétaire des partenaires) ;
  • Pour chaque structure de recherche partenaire (cas d'un consortium), la création de sous-projets de recherche à la charge de la structure, dans le système de gestion financière de sa tutelle cosignataire de la convention de financement, ainsi que dans le système de gestion des activités et des productions de la structure ;
  • La gestion dématérialisée des demandes éventuelles de modification de budget et des suites données par le financeur, pour fluidifier les échanges entre acteurs et circuits de validation ; (alertes)
• La gestion dématérialisée des demandes éventuelles de prolongation et des suites données par le financeur ;
• La mise à jour des données juridiques de la convention de financement dans le système d'information de gestion juridique de l'opérateur porteur administratif et financier :
  • Cycle de vie du contrat ;
  • Alertes sur la durée de vie des contrats (alerte de fin, nécessité de prolongation du contrat) ;
  • Gestion structurée des données concernant les termes du contrat (exploitation des résultats, propriété intellectuelle, dépôts, protection et exploitation des brevets) pour chacun des partenaires ;
  • Suivi de la réalisation du contrat ;
  • Gestion électronique et partagée des documents ;
  • Archivage électronique.
• La mise à jour des données juridiques des conventions de reversement des financements dans le système d'information de gestion juridique de l'opérateur porteur administratif et financier et de chaque opérateur partenaire ;
• La mise à jour des données juridiques de l'accord de consortium entre les partenaires dans le système d'information de gestion juridique des tutelles partenaires :
• La consultation par l'ensemble des parties prenantes (coordinateur scientifique du projet, direction de la structure, hiérarchie au sein des établissements partenaires) des informations relatives aux processus, en cours ou passés, de réponse à appels à projets, ainsi qu'aux conventions de financement obtenues ou en cours de signature et aux contrats liés (accords de consortium, prestations de service) ;
• La mise à disposition automatique d'indicateurs (taux de transformation des réponses à appels à projets en volume et en montant, délai moyens de réponse, etc..) issus du système de gestion des opportunités de recherche partenariale des structures de recherche.

Liste des flux d'échange

Flux d'échange de données	Acteur amont	Acteur aval	Périodicité ou calendrier	Application nationale concernée en amont ou en aval	Commentaires
Appel d'offre	Gestionnaire AAPCf. Appel à projet.	Candidats
Candidature	Candidats	Gestionnaire AAPCf. Appel à projet. Comité scientifique Evaluateur
Evaluation	Evaluateur	Comité scientifique
Attribution	Gestionnaire AAPCf. Appel à projet.