1.5.2 Allouer les moyens aux structures de recherche

Objectifs

Ce chapitre décrit le processus d'allocation de moyens (humains, financiers, logistiques, équipements) aux unités (de recherche, de service, d'expérimentation), par leur(s) tutelle(s) de rattachement.

Si l'allocation effective des moyens est systématiquement annuelle, elle peut être le résultat :

• D'un dialogue objectifs/ressources : approfondi et partagé entre la direction de l'unité et les opérateurs de recherche (tutelles de rattachement pour les unités mixtes), portant sur les enjeux de pilotage scientifique et l'utilisation pluriannuelle des ressources et réalisé en parallèle de l'évaluation de l'unité et pour la durée de son mandat ;
• D'un dialogue de gestion relavant du processus annuel d'élaboration budgétaire : échanges annuels et partagés entre la direction de l'unité et les opérateurs de recherche (tutelles de rattachement pour les unités mixtes) , en fonction de la taille des unités (niveau des moyens en jeu), du niveau de risque (en matière de logistique ou sur le plan RH par exemple) et des enjeux stratégiques, qui s'appuient, notamment, sur la répartition et le niveau d'utilisation des moyens alloués par les tutelles lors des exercices précédents (financier et RH).

La campagne d'allocation des moyens (dialogue de gestion) pour l'année N+1, se déroule à cheval sur deux années civiles N-1 et N, et en trois étapes :

• La phase de saisie des demandes de moyens par l'unité de recherche à sa tutelle ou, dans le cas d'une unité mixte, à l'ensemble de ses tutelles (opérateurs de recherche) généralement positionnée sur l'année N en se basant sur la situation des années antérieures et plus particulièrement N-1;
• La phase d'instruction des demandes par les opérateurs de recherche suit la période de campagne de demandes, au cours du 2^ème semestre N et arbitre les demandes de toutes ses unités. Cette phase intègre deux étapes distinctes :
  • Au niveau de chaque tutelle de l'unité, un processus d'instruction et d'arbitrage sur l'allocation des moyens, en tenant compte des demandes de l'ensemble des unités de recherche rattachées à la tutelle et, pour les établissements d'enseignement supérieur et de recherche, en tenant compte des besoins en enseignement via les UFR (dans le cadre de la campagne d'emplois) ;
  • Entre chaque tutelle, dans le cas d'une unité mixte, un dialogue de gestion itératif entre les tutelles (consolidation au niveau de l'unité / arbitrage entre les opérateurs de recherche tutelles de l'unité) ;
• La phase d'attribution définitive des moyens par chaque tutelle/opérateur de recherche suit la phase d'instruction des demandes des moyens et s'échelonne entre la fin de l'année N et le début de l'année N+1.

Le dialogue de gestion annuel doit être systématiquement partagé entre l'ensemble des tutelles qui doivent connaitre tout au long du processus d'allocation, les demandes faites et attributions réalisées par l'ensemble des autres tutelles. Ceci implique idéalement une synchronisation des calendriers

Le dialogue de gestion approfondi, dans l'idéal, en début de mandat, porte sur l'adéquation entre stratégie scientifique de l'unité (son projet scientifique) et les moyens nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie.

Dans le cadre de ces dialogues de gestion partagés réunissant l'unité et ses tutelles, chaque tutelle déclenche son propre processus interne de consolidation, d'itération et de décision.

Les tutelles et la direction de l'unité doivent avoir, une vision globale de l'ensemble des moyens alloués, incluant, au-delà des subventions récurrentes accordées par les tutelles les ressources propres des unités (ressources sur contrats, sur brevets, sur projets).

Ce processus partagé d'allocation de moyens des tutelles aux unités de recherche mixte suppose aux tutelles de s'accorder sur un processus décisionnel concerté s'appuyant sur :

• Une harmonisation des calendriers budgétaires ;
• Des modalités et périmètres d'allocations partagées (dotation financière, emplois, marge de manœuvre dans la consommation de ces moyens par les unités) ;
• Des données partagées (demandes des unités, attribution des tutelles) par l'ensemble des partenaires ;
• D'une nomenclature budgétaire partagée (pour exprimer les demandes de moyens financiers) ;
• D'une nomenclature d'emplois consolidée (pour exprimer les demandes de moyens humains) ;
• D'un système d'information partagé dédié à ce processus et interopérable avec les systèmes d'information budgétaires et financiers et SIRH de chaque tutelle et le système d'information de gestion de l'unité (gestion budgétaire et gestion des activités de l'unité).

Les moyens demandés concernent :

• Les moyens humains permanents ou non permanents, poste par poste, en ETPT et en masse salariale et en général sur subvention d'état. Les demandes de moyens en RH sont explicitées par le Directeur d'Unité, à la maille de l'unité et/ou de la thématique de recherche (inscrite dans le projet scientifique de l'unité) et / ou de l'équipe de recherche (sous structuration de l'unité de recherche) et de manière exceptionnelle, au niveau d'un projet de recherche partenariale contractuelle ou de recherche collaborative (moyens non couverts par les ressources propres). En retour, l'allocation des moyens humains par les tutelles est le plus souvent globalisée au niveau de l'unité.
• Les moyens financiers (en euros). La demande des moyens financiers aux tutelles est exprimée à la maille de l'unité de recherche (et, par exception, par destination, à la maille d'un projet de recherche), par grande nature (fonctionnement, équipement, investissement), en AE et en CP (AE distincts de CP pour les investissements) dans le cadre de la GBCP, et par rubrique budgétaire (nomenclature issue de la nomenclature Nacres)
• Les moyens logistiques (surfaces en M²) ;
• Les moyens en utilisation d'infrastructures nationales ou internationales de recherche, TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. existantes et non présentes dans l'unité (prévision de consommation d'infrastructures de recherche proposées généralement par des unités de services des tutelles, basée sur un volume d'unités d'œuvre : exemple temps de calcul d'un supercalcuteur).

Le dialogue autour de ces moyens doit pouvoir se faire aussi autour d'un affichage du coût complet de l'unité et de la contribution de chaque tutelle à chaque unité. La demande de moyens doit être éclairée par l'affichage des contributions de chacun. Ce travail doit se faire sur la base de moyens calculés de la même façon (ex mètres carrés). Les règles de calcul et la maille d'allocation des moyens à l'unité doivent être définies à la création de l'unité par l'ensemble des tutelles.

La maille des demandes sera d'autant plus fine que le dialogue de gestion avec et entre les tutelles est approfondi.

Caractérisation des demandes annuelles de moyens humains dans le cadre du dialogue de gestion

La formalisation de la demande de moyens humains, exprimée, poste par poste, ou plus globalement en ETPT, est fonction :

• De la tutelle (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel., EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.) ;
• Du type de ressource (enseignants chercheurs ou assimilés, chercheurs ou assimilés, personnels de soutien ou de support (Ingénieurs et techniciens, AENES, etc..) ;
• Du besoin (permanent ou non permanent sur contrat).

La demande concernant un poste de chercheur titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.) sera formalisée de la façon suivante :

• Le corps (chargé de recherche, directeur de recherche)
• Le niveau de priorité de la demande
• La thématique scientifique
• Le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

Nota : Cependant, les modalités de recrutement des chercheurs ne sont pas liées directement aux demandes des unités de recherche, mais fonction de l'excellence des dossiers des candidats.

La demande concernant un poste d'enseignant chercheur titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) sera formalisée de la façon suivante :

• Le corps (professeur des universités, maître de conférence)
• La section CNUCf. Conseil National des Universités. (disciplines)
• Le niveau de priorité de la demande
• La quotité demandée (en % de l'ETPT de l'enseignant chercheur)
• La thématique scientifique correspondant au besoin
• Le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

La demande concernant un doctorant (contrats doctoraux handicap (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique. ou EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) et contrats doctoraux répartis en amont aux écoles doctorales)) sera formalisée de la façon suivante :

• Le thème de recherche
• Le projet de recherche partenarial ou contractuelle
• Le ou les partenaires co-financeurs potentiels et le(s) % de financement
• La durée
• Le niveau de priorité de la demande
• La thématique scientifique correspondant au besoin
• Le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).
• L'école doctorale à laquelle sera rattachée la thèse.

La demande concernant un poste d'ITRF ou d'ITA titulaire (demande adressée seulement aux tutelles de l'unité de type EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. ou EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique.) sera formalisée de la façon suivante :

• L'emploi type (Référentiel national REFERENS)
• La BAP
• Le grade
• La quotité demandée en %
• Le niveau de priorité de la demande
• Le besoin spécifique

La demande concernant un personnel ayant comme finalité une activité de recherche, et appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial., sera formalisée de la façon suivante :

• L'emploi type (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.)
• Le statut ou besoin : Permanent ou non permanent
• La durée (si non permanent)
• Le niveau de priorité de la demande
• La thématique de recherche
• Le besoin spécifique au sein de la thématique de recherche
• Le besoin spécifique.

La demande concernant un personnel ayant comme finalité une activité de support, soutien à la recherche, et appartenant à un EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial., sera formalisée de la façon suivante :

• L'emploi (référentiel d'emploi propre à chaque EPICCf. Établissement Public à Caractère Industriel et Commercial.)
• Le besoin : Permanent ou non permanent
• La durée (si non permanent)
• Le statut : cadre ou non cadre
• Le niveau de priorité de la demande
• Le besoin spécifique.

Toute demande de ressource non titulaire (contractuel), faite à un EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., un EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel., ayant comme finalité une activité de recherche, devra expliciter :

• Le profil :
  • Enseignants-chercheurs non titulaires, et autres
  • Chercheurs non titulaires
• Le niveau d'expertise (cas du profil « chercheurs non titulaires, et autres »)
  • Chercheur junior,
  • Chercheur senior,
• Le thème de recherche
• Le projet de recherche partenarial ou contractuelle
• Le ou les partenaires co-financeurs potentiels et le(s) % de financement
• La durée
• Le niveau de priorité de la demande
• La thématique scientifique correspondant au besoin
• Le besoin spécifique (au sein de cette thématique scientifique).

Toute demande de ressource non titulaire (faite à un EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., un EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.) ayant comme finalité une activité de support ou de soutien à la recherche devra expliciter :

• Le poste / l'emploi type (Référentiel national REFERENS)
• Le type de contrat (CDI, CDD)
• La catégorie (A, B, C)
• La durée (pour les CDD)
• Le niveau de priorité de la demande

D'autres profils de ressources humaines peuvent faire l'objet d'une demande de moyens humain. Ces profils seront assimilés aux profils précédents. Ils sont répertoriés dans le tableau proposé par le HCERES dans sa nouvelle campagne d'évaluation, et présenté dans le volet Référentiels et Nomenclatures du présent cadre de cohérence.

Nota : Distinction entre Post-doctorantCf. Chercheur postdoctoral et chercheur contractuel : dans la pratique il devient difficile de distinguer un Post-Doctorant d'un « chercheur contractuel ». La différence est plutôt de l'ordre d'un niveau de séniorité. En effet, le « Post-Doctorant » est un chercheur sous contrat à durée déterminée qui a obtenu son doctorat « récemment ». La notion de « chercheur contractuel » s'adresse à des personnels plus expérimentés, qui pourraient être recrutés sur des contrats à durées indéterminés.

Pour les demandes de personnels titulaires (EPSTCf. Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique., EPSCPCf. Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel.), l'attribution des ressources par les tutelles devra expliciter si la ressource est attribuée :

• Via ouverture de poste sur concours (date d'attribution et type du concours : externe, interne)
• Via mobilité (date de la mobilité)
• Via une procédure d'accueil en détachement (date du détachement)

Description du processus d'allocation des moyens annuels

En entrée

• Demande annuelle de moyens par le responsable d'unité de recherche
• Historique de la situation budgétaire de l'unité de recherche sur les années précédentes
• Projet scientifique de l'unité de recherche
• Opportunités

En sortie

• Moyens alloués annuellement par les opérateurs de recherche associés à l'unité de recherche.

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Demande de moyens N+1 par l'unité de recherche aux opérateurs de recherche associés à l'unité de recherche :	Responsable de l'unité de recherche	2ème semestre N
Consultation de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des évènements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) en termes de ressources allouées par les opérateurs (financières et humaines), de ressources propres et de dépenses engagées, ceci automatiquement à partir du système de gestion budgétaire de l'unité de recherche Consultation d'une description des activités et des effectifs de l'unité de recherche depuis sa création, ceci à partir du système de gestion des activités et de la production de l'unité de recherche Consultation de la partie RH (historique des moyens humains de l'unité) Saisie d'un prévisionnel dépenses (en fonctionnement, investissement, masse salariale) / ressources (projets en cours, projets à venir) pour l'année N+1 : Un prévisionnel des moyens humains permanent et non permanent exprimés en ETPT (cf. plus haut) Un prévisionnel des moyens financiers composé des besoins en dotation des tutelles (en fonctionnement, investissement, masse salariale) et d'un prévisionnel des ressources propres par sources de financement Financements H2020Cf. Horizon 2020. Financements ANRCf. Agence Nationale de la Recherche, Financements PIACf. Programme d'Investissement d'Avenir., Financements publics hors tutelles, Financements fondations / associations, Financements Région, Financements contrats avec des industriels, Prestations / colloques, autres) Un prévisionnel des moyens logistiques Un prévisionnel des besoins de consommation d'infrastructures de recherche non présentes dans l'unité. Dépôt dématérialisé d'un document présentant le projet scientifique de l'unité de recherche, des contrats en cours, des opportunités de ressources propres compte tenu des projets déposés ou projets en expertise. Dépôt dématérialisé d'une synthèse d'indicateurs de performance de l'unité de recherche (en terme de valorisation, de publication, distinctions) à définir dans le cadre de l'initialisation du dialogue de gestion en début de mandat	Responsable de l'unité de recherche
Instruction des demandes N+1 par chaque opérateur / tutelle et dialogue de gestion en « cascade » (consolidation/ arbitrage) interne à chaque opérateur	Hiérarchie budgétaire au sein de chaque opérateur de recherche	Dans l'idéal, fin d'année N,
Consultation par l'opérateur de recherche des éléments déposés par le responsable de l'unité de recherche Consultation de la situation de l'unité de recherche depuis sa création en tenant compte des évènements de son cycle de vie (restructuration, fusion etc..) en termes de ressources allouées (financières et humaines) et de dépenses engagées, ceci automatiquement à partir du système de gestion de l'unité de recherche Consolidation à chaque niveau de la hiérarchie de responsabilité budgétaire de l'opérateur de recherche des moyens demandés par l'ensemble des unités de recherche propre à l'opérateur ou auxquelles l'opérateur est tutelle. Arbitrages entre les unités de recherche Saisie des propositions d'allocation des moyens par chaque opérateur	Opérateurs de recherche tutelles de l'unité de recherche
Instruction des demandes : Dialogue de gestion entre les opérateurs (consolidation au niveau de l'unité de recherche et arbitrages)	Opérateurs de recherche tutelle de l'unité de recherche	Dans l'idéal, fin d'année N,
Consultation des propositions d'allocation des moyens alloués par l'ensemble des opérateurs Entretiens dans le cadre d'un dialogue de gestion entre les opérateurs (arbitrage si nécessaire) Mise à jour des propositions d'attribution définitives et validées par chaque opérateur à la suite du dialogue de gestion et des arbitrages Mise à jour des attributions définitives et validées par chaque opérateur Consolidation possible au niveau de l'unité de recherche Consolidation possible de toutes unités de recherche à tous les niveaux de consolidation d'un opérateur de recherche Mise à jour du SI de gestion de l'unité de recherche avec les éléments budgétaires notifiés	Opérateurs de recherche Responsable de l'unité concernée
Attribution définitive des moyens par chaque opérateur Mise à jour des attributions effectives au fur et à mesure des allocations qui alimente le SI de gestion de l'unité de recherche Vision consolidée par l'unité de recherche du suivi des attributions au regard des propositions d'attributions prévues Consolidation possible de toutes les unités de recherche à tous les niveaux de consolidation d'un opérateur de recherche	Opérateurs de recherche	Fin d'année N ou tout début N+1

Nota :

Des travaux sont actuellement en cours entre les universités et organismes de recherche pour s'entendre sur la convergence du processus budgétaire commun consistant à partager :

• Une harmonisation des procédures et des calendriers budgétaires des tutelles ;
• Un outil commun pour permettre la saisie annuelle des demandes de moyens par les unités ;
• Le référentiel budgétaire partagé (basé sur la nomenclature NACRES) ;
• Une réunion de dialogue de gestion pour l'élaboration des ressources des unités.

Services attendus par le système d'information

Au niveau des tutelles des unités de recherche (opérateurs de recherche)

La réalisation efficace de ce processus demande de :

• Partager entre les opérateurs de recherche et avec les services du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche :
  • Un référentiel des Personnels intervenant dans les unités (de recherche, de services, expérimentales), alimentés par les systèmes d'information de gestion des ressources humaines des opérateurs de recherche concernés ;
  • Le référentiel national des structures de recherche et ou de service (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.), qui doit être implémenté dans les systèmes d'information de gestion budgétaire et de gestion des activités de recherche au niveau de chaque opérateur de recherche et de chaque unité de recherche ;
  • Le référentiel national des infrastructures de recherche (TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche.), qui doit être implémenté dans les systèmes d'information de gestion budgétaire et de gestion des activités de recherche au niveau de chaque opérateur de recherche et de chaque unité de recherche.

Au niveau de l'unité de recherche

• Disposer d'un système de gestion partagé entre les unités et leur(s) tutelles, dématérialisant le dialogue de gestion et du processus d'allocation des moyens par les tutelles aux unités, tel que défini plus haut, et s'appuyant sur des nomenclatures partagées pour caractériser les différents moyens à allouer par les tutelles (humains, financiers, logistiques, infrastructures) ;
• Disposer d'un système d'information permettant un suivi des activités et de la production de l'unité interfacé avec les Système d'information de gestion des opérateurs de recherche et permettant d'alimenter l'outil du dialogue de gestion avec le réalisé des années précédentes
• Disposer d'un système d'information de gestion qui donne au directeur d'unité, une visibilité globale et détaillée :
  • De la totalité des moyens alloués puis affectés, à son unité, par les tutelles, à la maille d'allocation de ces moyens, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercice) ;
  • De la totalité des ressources propres acquises par son unité par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, sur une période donnée ;
  • D'un historique des moyens consommés par son unité sur une période donnée, à n'importe quel niveau d'agrégation (en fonction du type de moyens), par thématique de recherche, projet de recherche, contrat de recherche, activité de l'unité, etc.
  • Du reste à consommer par rapport aux moyens alloués.
• Disposer d'un système d'information de gestion qui donne au directeur d'unité, une visibilité sur l'ensemble de la production de son unité (publications, brevets, conférences, colloques, thèses, activité d'enseignement, etc..), selon une nomenclature partagée des « produits » d'une unité de recherche (cf. volet Nomenclatures et Référentiels du cadre de cohérence) ;
• Disposer d'un système d'information de gestion qui donne à chaque opérateur de recherche, tutelle d'une unité de recherche, une visibilité :
  • De la totalité des moyens alloués puis affectés, à chaque unité sous sa tutelle, par lui-même et par chaque autre tutelle de l'unité, à la maille d'allocation de ces moyens, sur une période donnée (un exercice, plusieurs exercices) ;
  • De la totalité des ressources propres acquises par chaque unité sous sa tutelle, par source de financement, par contrat, par projet, par opérateur de rattachement, sur une période donnée ;
  • D'un historique de la consommation par l'unité des moyens qu'il lui aura alloué, mais également de la consommation des moyens alloués par les autres tutelles ;
  • Du reste à consommer par rapport aux moyens qu'il aura affecté à l'unité et par rapport aux moyens affectés par les autres tutelles.
  • De l'ensemble de la « production » de l'unité
• Disposer d'un système d'information de gestion qui restitue, de manière automatisée, à la demande du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. (DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.) et des autres acteurs du pilotage de la recherche (notamment les regroupements d'établissements), une vision globale des moyens affectés, des moyens consommés et de la production de chaque unité de recherche.