1.6 Piloter les structures de recherche
Objectifs
Gérer et piloter une structure de recherche.
Périmètre
Ce processus concerne principalement les unités mixtes de recherche, structures de recherche majoritaires dans le paysage français de la recherche.
Description du processus
En ce qui concerne les unités mixtes de recherche, en plus des processus internes à chacun des opérateurs de recherche « participants » ou « tutelles » pour créer l'unité, une convention est établie entre les tutelles de l'unité. Cette convention spécifique peut être intégrée ou reliée à une convention cadre bilatérale ou multilatérale de partenariat entre les opérateurs de recherche de tutelle au niveau national ou au niveau du site de rattachement géographique de l'unité mixte. La convention cadre peut également exister et faire référence aux unités sans qu'il y ait de convention spécifique à l'unité.
Les modalités de pilotage et de gestion d'une unité mixte de recherche, se trouvent :
- Soit au niveau d'un accord-cadre signé entre les opérateurs de recherche tutelle de l'unité ;
- Soit au niveau d'une convention de site signée entre les opérateurs de recherche tutelle de l'unité ;
- Soit au niveau d'une convention spécifique à l'unité (convention de création de l'unité de recherche, signée entre les différents opérateurs de recherche partenaires).
Modalités de pilotage
Gouvernance de l'unité de recherche
La nomination d'un directeur d'unité est prononcée conjointement par les partenaires après avis des instances statutairement compétentes. En cas d'interruption de son mandat, le remplacement est effectué selon la même procédure, pour la durée du mandat de l'unité restant à courir.
Une lettre de mission sera adressée au directeur d'unité au plus tard à la fin de l'année qui suit le démarrage de son mandat. Cette lettre de mission co-construite par l'unité et les tutelles comprendra des objectifs de stratégie scientifique et des objectifs opérationnels. Cette lettre de mission doit être rédigée, discutée et validée par l'ensemble des tutelles. Cette lettre de mission doit être finalisée le démarrage de l'unité.
Le directeur de l'unité de recherche, en concertation avec l'instance de gouvernance scientifique de l'unité, organise son unité en fonction :
- de la structuration de l'unité de recherche (équipes de recherche, fonctions support, fonctions de soutien technique à la recherche) et de l'allocation des moyens humains, techniques et financiers qui lui ont été attribués par les tutelles. Chaque thématique de recherche du projet scientifique de l'unité de recherche est prise en charge par une équipe de recherche ;
- des arbitrages éventuels entre équipe de recherche quant à l'utilisation des fonctions de support et soutien technique de l'unité ou d'autres unités ;
- des arbitrages à caractère scientifique concernant la réorientation de thématiques de recherche au sein de son unité.
Le directeur de l'unité assure la gestion de l'ensemble des moyens mis à la disposition de l'unité. Il donne son accord à toute affectation de personnels auprès de l'unité.
Il rédige tous les 5 ans et éventuellement à mi-parcours, un rapport d'activité de l'unité qui est adressé à ses tutelles.
A partir d'une certaine taille (différente en fonction des opérateurs de recherche), l'unité peut se doter d'un conseil de laboratoire.
Le conseil, présidé par le directeur de l'unité, est consultatif. Il est notamment appelé à donner son avis sur toute mesure relative aux moyens, à l'organisation et au fonctionnement de l'unité, plus généralement sur toute question que le directeur de l'unité juge utile de lui soumettre.
L'unité peut mettre en place un comité scientifique externe (Scientific Advisory Board), un conseil de direction interne, etc... pour accompagner sa réflexion stratégique, son développement, etc... Cette instance non règlementaire est laissée à la responsabilité de chaque unité et de ses tutelles. Il émet des avis, sur :
- les résultats des recherches effectuées, compte tenu des objectifs initiaux et des moyens qui ont été octroyés à l'unité ;
- les programmes de recherche de l'unité et les demandes de moyens nécessaires pour les réaliser ;
- toute autre question concernant l'organisation générale et les activités scientifiques de l'unité.
Statuts et règlement intérieur de l'unité
Le fonctionnement de l'unité s'appuie sur un règlement intérieur approuvé par l'instance de gouvernance de l'unité et des statuts, signés par l'ensemble des tutelles de l'unité.
Le règlement intérieur a pour objet de préciser notamment l'application dans l'Unité :
- de son organisation générale,
- des règles générales et permanentes relatives au temps de travail (horaires, congés ...), à l'utilisation des locaux et du matériel ;
- de la règlementation en matière de santé et de sécurité au travail ;
- de la réglementation en matière de sécurité de l'information et des systèmes d'information.
Toute modification du règlement est soumise à l'avis de l'instance de gouvernance de l'unité (généralement, le Conseil de laboratoire ou l'Assemblée Générale) et doit faire l'objet le cas échéant d'un avenant ou d'un nouveau règlement intérieur.
Le règlement intérieur s'applique à l'ensemble du personnel affecté à l'Unité, y compris les agents non titulaires et les stagiaires.
Toute évolution de la réglementation applicable dans les établissements tutelles de l'Unité s'applique de fait à l'Unité, même si le présent règlement intérieur n'en fait pas état.
Affectation de moyens (dans le cas d'une unité mixte)
Pendant la durée de la convention, les tutelles mettent à la disposition de l'unité des moyens matériels de recherche, libres de toute affectation ou affectés à des missions particulières définies conjointement.
Les tutelles affectent à l'unité des personnels chercheurs et administratifs et enseignants- chercheurs (cf. processus précédent).
Les tutelles s'informent mutuellement des mouvements de personnels.
En cas d'évolution significative du nombre des personnels affectés à l'unité, un réexamen des moyens matériels nécessaires est réalisé avec le directeur de l'unité.
Chaque tutelle conserve vis-à-vis de son personnel toutes les charges et obligations afférentes à sa qualité d'employeur.
Les personnels affectés à l'unité sont placés sous l'autorité du directeur de l'unité et soumis à la discipline en vigueur dans l'unité, conformément au règlement intérieur et aux statuts en vigueur, sans que ceci ne modifie en rien les droits et devoirs qui sont les leurs en application de leurs statuts respectifs.
Evaluation de l'unité
L'unité est évaluée conformément à la réglementation en vigueur, notamment dans le cadre déterminé par le décret relatif à l'organisation et au fonctionnement du HCERES, et également, le cas échéant, par les instances compétentes de chacun des partenaires selon les règles et procédures qui leur sont propres.
Synthèse descriptive
| Etapes | Acteurs | Période |
Définition des modalités de pilotage et de gestion de l'unité mixte de recherche :
|
Tutelles de l'unité | Création ou renouvellement |
| Nomination d'un directeur d'unité.
En cas d'interruption de son mandat, le remplacement est effectué selon la même procédure, pour la durée du mandat de l'unité restant à courir. |
Partenaires après avis des instances statutairement compétentes | Durée du mandat de l'unité |
| Définition d'une lettre de mission.
Adressée au directeur d'unité, elle comprend des objectifs de stratégie scientifique et des objectifs opérationnels. Cette lettre de mission doit être rédigée, discutée et validée par l'ensemble des tutelles. |
Co-construite par l'unité et les tutelles | Au plus tard à la fin de l'année qui suit le démarrage de son mandat |
Organisation de l'unité en fonction :
|
Directeur de l'unité de recherche, en concertation avec l'instance de gouvernance scientifique de l'unité. | |
| Gestion de l'ensemble des moyens mis à la disposition de l'unité. | Directeur de l'unité de recherche | |
| Accord pour toute affectation de personnels auprès de l'unité. | Directeur de l'unité de recherche | |
| Rédaction d'un rapport d'activité de l'unité à adresser aux tutelles. | Directeur de l'unité de recherche | tous les 5 ans et éventuellement à mi-parcours |
| A partir d'une certaine taille (différente en fonction des opérateurs de recherche), l'unité peut se doter d'un conseil de laboratoire.
Le conseil, présidé par le directeur de l'unité, est consultatif. Il est notamment appelé à donner son avis sur toute mesure relative aux moyens, à l'organisation et au fonctionnement de l'unité, plus généralement sur toute question que le directeur de l'unité juge utile de lui soumettre. L'unité peut mettre en place un comité scientifique externe (Scientific Advisory Board), un conseil de direction interne, etc... pour accompagner sa réflexion stratégique, son développement, etc... Cette instance non règlementaire est laissée à la responsabilité de chaque unité et de ses tutelles. Il émet des avis, sur :
|
CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. et MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
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Le processus d'élaboration de la feuille de route ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. se développe selon la description donnée sur le site du forum (https://ec.europa.eu/research/infrastructures/index_en.cfm?pg=esfri-roadmap).
Procédure dérogatoire
Il peut arriver qu'une candidature arrive postérieurement à ce processus mais requière néanmoins l'attention des alliances quant à son intelligence avec la stratégie nationale de recherche. Une procédure d'urgence peut alors être appliquée avec des saisines spécifiques des deux instances débouchant sur des validations électroniques.
Soutien non-officiel
En parallèle à cette procédure officielle de présélection et de soutien aux candidatures françaises, les organismes de recherche peuvent manifester leur intérêt à participer aux projets européens candidats à l'inscription à la feuille de route ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures..
Ces manifestations d'intérêt ne sont pour autant pas officiellement agréées par l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. et sont juste considérées comme le témoignage d'une éventuelle future participation aux travaux scientifiques du projet.
Le HC-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. et le CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. sont tenus informés de ces manifestations d'intérêt et peuvent le cas échéant décider d'instruire leur validation par le ministère.
Appui au montage et au suivi d'une infrastructure européenne sous statut légal autonome
La création de nouvelles infrastructures de recherche européennes, que ce soit ou non dans le cadre de l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures., implique le déploiement d'efforts conjoints significatifs de la part des Etats membres de l'Union européenne (UE) et nécessite la mise en place au niveau national de processus décisionnels adaptés. Cette démarche s'inscrit dans la construction de l'Espace Européen de la Recherche (EERCf. Espace européen de la recherche.), dont les infrastructures de recherche constituent une composante majeure.
La France distingue deux étapes dans le processus menant à l'adhésion à une structure juridique :
- 1/ la décision sur l'intention de fonder une structure légale donnée ;
- 2/ la décision d'adhésion.
Décision de création
La décision de création d'une entité légale (personne morale) permet de pérenniser l'infrastructure et de lui donner une certaine autonomie. Le statut est laissé au libre choix des porteurs de l'infrastructure.
Cette décision s'initie par la signature - à l'issue ou non d'une phase préparatoire ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. - d'un protocole d'accord (Memorandum of Understanding ou MoU) ou d'une lettre d'intention (Letter of Intent ou LoI) confirmant le souhait d'un laboratoire ou d'un groupe de laboratoires français de participer à une infrastructure de recherche européenne. Cette étape requiert l'approbation, voire la signature - selon l'enjeu stratégique national - du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. représenté par le DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.. Cette étape permet :
- aux organismes tutelles de valider le désir de leurs unités respectives ;
- au CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. de prendre position sur le bien-fondé de la requête ;
- de constituer les bases de la représentation nationale au sein du cadre légal de l'infrastructure ; pour les projets de grande taille, justifiant par exemple la saisine du CGI, la tenue d'une réunion interministérielle (RIM) peut être exigée.
La Commission européenne a créé un statut adapté, le statut d'ERIC (European research infrastructure consortium) qui permet d'accorder des facilités fiscales (le statut d'ERIC peut être exonéré de TVA).
L'accès au statut d'ERIC fait l'objet d'un processus de décision impliquant les Etats membres (compte tenu des incidences financières et fiscales).
Décision d'adhésion
Quel que soit le statut (ERIC, AISBL, société civile, Special Project EMBL, GmbH, ou autre) ou l'étape de l'ERIC (1 ou 2), la décision d'adhésion fait l'objet d'une procédure spécifique arrêtée par la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation. en avril 2013 prévoyant que chaque dossier de structure légale soit présenté au CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. pour validation d'adhésion.
Si la structure légale choisie est un ERIC, le CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. peut être saisi avant ou après la première soumission du dossier à la Commission Européenne (étape 1), mais dans tous les cas il devra impérativement l'être avant la deuxième et dernière soumission (étape 2).
Les projets d'ERIC doivent être présentés par au moins un membre du CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. déclarant qu'il est prêt à assumer la coordination de la partie française en termes de management et de couverture légale et financière au moins sur la durée de l'ERIC annoncée dans les statuts.
Suite à la validation interministérielle, il faut distinguer deux cas de figure :
- soit il a été décidé que l'Etat français s'engage dans un ERIC : les autorités françaises communiquent leur décision aux autres Etats membres de l'ERIC et à la Commission ;
- soit les porteurs ont été autorisés à s'engager dans une structure de type associatif (AISBL, etc.) ou toute autre structure légale (GEIE, société civile, GmbH, Ltd Company, etc) : les porteurs entrent en contact avec la structure appropriée (notaire belge en cas d'AISBL, par exemple) en vue de la constitution de cette structure et requièrent l'approbation de leurs instances de contrôle.
Modalités de gestion
Publications (dans le cas d'une unité mixte) et secret
Les dispositions relatives aux engagements des parties, concernant les publications des chercheurs et leur dépôt et leur diffusion, les modalités de signature des publications, les durées d'obligation au secret, figurent en principe dans la convention cadre d'association entre les opérateurs de tutelle de l'unité (collaboration entre tutelles institutionnelles) ou dans la convention de création de l'unité.
Modalités de gestion financière de l'unité (dans le cas d'une unité mixte)
Plusieurs modes de gestion sont possibles. Ces modes de gestion sont décrits dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence.
Propriété intellectuelle des résultats et valorisation (dans le cas d'une unité mixte)
Ces dispositions figurent en principe dans la convention cadre d'association entre les opérateurs de tutelle de l'unité (collaboration entre tutelles institutionnelles) ou dans la convention de création de l'unité. Elles définissent le régime de propriété et les conventions d'exploitation des résultats. Elles concernent :
- Les logiciels et bases de données ;
- Les résultats autres que logiciels et base de données, brevetables ou non.
Synthèse descriptive
| Etapes | Acteurs | Période |
| Présélection établie au niveau des alliances nationales de recherche sur la base d'un recensement. Le degré de maturité et de chances de réussite constitue les critères majeurs de cette étape ; | Alliances Nationales | |
| Transmission des projets à la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation. qui se charge de la présentation au HC-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche., environ trois mois avant la date limite de dépôt à l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. ;
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DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.
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| Validation de la liste des projets finalement retenus par le comité directeur des TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. (CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche.) qui apprécie la cohérence des candidatures avec la stratégie nationale pour les infrastructures de recherche, la feuille de route nationale, la programmation pluriannuelle des infrastructures de recherche et les décisions structurantes pour ces installations ;
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CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche.
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| Prise de position au niveau de l'Etat, articulant la position du ministère chargé de la recherche avec celle des autres ministères impliqués dans les processus d'instruction et de décision. Ces derniers sont invités à présenter leur soutien à la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.. Cela vaut pour l'engagement sur les grands projets, comme pour la préparation des documents budgétaires de l'Etat ;
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MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. et autres ministères impliqués
|
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| À l'issue de ce processus, sur proposition du CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche., le ministère peut soutenir les candidats retenus au moyen d'une lettre officielle de support qu'il adresse à chacun d'entre eux. Une telle lettre officielle est nécessaire pour attester à l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. de l'engagement officiel du pays et permettre à ce dernier d'entrer dans le cercle fermé des pays officiellement engagés dans le projet d'infrastructure (3 pays minimum pour un projet).
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CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. et MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
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Le processus d'élaboration de la feuille de route ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. se développe selon la description donnée sur le site du forum (https://ec.europa.eu/research/infrastructures/index_en.cfm?pg=esfri-roadmap).
Procédure dérogatoire
Il peut arriver qu'une candidature arrive postérieurement à ce processus mais requière néanmoins l'attention des alliances quant à son intelligence avec la stratégie nationale de recherche. Une procédure d'urgence peut alors être appliquée avec des saisines spécifiques des deux instances débouchant sur des validations électroniques.
Soutien non-officiel
En parallèle à cette procédure officielle de présélection et de soutien aux candidatures françaises, les organismes de recherche peuvent manifester leur intérêt à participer aux projets européens candidats à l'inscription à la feuille de route ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures..
Ces manifestations d'intérêt ne sont pour autant pas officiellement agréées par l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. et sont juste considérées comme le témoignage d'une éventuelle future participation aux travaux scientifiques du projet.
Le HC-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. et le CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. sont tenus informés de ces manifestations d'intérêt et peuvent le cas échéant décider d'instruire leur validation par le ministère.
Appui au montage et au suivi d'une infrastructure européenne sous statut légal autonome
La création de nouvelles infrastructures de recherche européennes, que ce soit ou non dans le cadre de l'ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures., implique le déploiement d'efforts conjoints significatifs de la part des Etats membres de l'Union européenne (UE) et nécessite la mise en place au niveau national de processus décisionnels adaptés. Cette démarche s'inscrit dans la construction de l'Espace Européen de la Recherche (EERCf. Espace européen de la recherche.), dont les infrastructures de recherche constituent une composante majeure.
La France distingue deux étapes dans le processus menant à l'adhésion à une structure juridique :
- 1/ la décision sur l'intention de fonder une structure légale donnée ;
- 2/ la décision d'adhésion.
Décision de création
La décision de création d'une entité légale (personne morale) permet de pérenniser l'infrastructure et de lui donner une certaine autonomie. Le statut est laissé au libre choix des porteurs de l'infrastructure.
Cette décision s'initie par la signature - à l'issue ou non d'une phase préparatoire ESFRICf. European Strategy Forum on Research Infrastructures. - d'un protocole d'accord (Memorandum of Understanding ou MoU) ou d'une lettre d'intention (Letter of Intent ou LoI) confirmant le souhait d'un laboratoire ou d'un groupe de laboratoires français de participer à une infrastructure de recherche européenne. Cette étape requiert l'approbation, voire la signature - selon l'enjeu stratégique national - du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. représenté par le DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation.. Cette étape permet :
- aux organismes tutelles de valider le désir de leurs unités respectives ;
- au CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. de prendre position sur le bien-fondé de la requête ;
- de constituer les bases de la représentation nationale au sein du cadre légal de l'infrastructure ; pour les projets de grande taille, justifiant par exemple la saisine du CGI, la tenue d'une réunion interministérielle (RIM) peut être exigée.
La Commission européenne a créé un statut adapté, le statut d'ERIC (European research infrastructure consortium) qui permet d'accorder des facilités fiscales (le statut d'ERIC peut être exonéré de TVA).
L'accès au statut d'ERIC fait l'objet d'un processus de décision impliquant les Etats membres (compte tenu des incidences financières et fiscales).
Décision d'adhésion
Quel que soit le statut (ERIC, AISBL, société civile, Special Project EMBL, GmbH, ou autre) ou l'étape de l'ERIC (1 ou 2), la décision d'adhésion fait l'objet d'une procédure spécifique arrêtée par la DGRICf. Direction générale de la recherche et de l'innovation. en avril 2013 prévoyant que chaque dossier de structure légale soit présenté au CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. pour validation d'adhésion.
Si la structure légale choisie est un ERIC, le CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. peut être saisi avant ou après la première soumission du dossier à la Commission Européenne (étape 1), mais dans tous les cas il devra impérativement l'être avant la deuxième et dernière soumission (étape 2).
Les projets d'ERIC doivent être présentés par au moins un membre du CD-TGIRCf. Très grandes infrastructures de recherche. déclarant qu'il est prêt à assumer la coordination de la partie française en termes de management et de couverture légale et financière au moins sur la durée de l'ERIC annoncée dans les statuts.
Suite à la validation interministérielle, il faut distinguer deux cas de figure :
- soit il a été décidé que l'Etat français s'engage dans un ERIC : les autorités françaises communiquent leur décision aux autres Etats membres de l'ERIC et à la Commission ;
- soit les porteurs ont été autorisés à s'engager dans une structure de type associatif (AISBL, etc.) ou toute autre structure légale (GEIE, société civile, GmbH, Ltd Company, etc) : les porteurs entrent en contact avec la structure appropriée (notaire belge en cas d'AISBL, par exemple) en vue de la constitution de cette structure et requièrent l'approbation de leurs instances de contrôle.
