1.6 Piloter les structures de recherche (1.6)

Objectifs

Le présent chapitre décrit les modalités et le besoin de gestion et de pilotage d'une structure de recherche.

Nous nous concentrerons sur les unités mixtes de recherche, majoritaires dans le paysage français de la recherche.

Périmètre

En ce qui concerne les unités mixtes de recherche, en plus des processus internes à chacun des opérateurs de recherche « participants » ou « tutelles » pour créer l'unité, une convention est établie entre les tutelles de l'unité. Cette convention spécifique peut être intégrée ou reliée à une convention cadre bilatérale ou multilatérale de partenariat entre les opérateurs de recherche de tutelle au niveau national ou au niveau du site de rattachement géographique de l'unité mixte. La convention cadre peut également exister et faire référence aux unités sans qu'il y ait de convention spécifique à l'unité.

Les modalités de pilotage et de gestion d'une unité mixte de recherche, se trouvent :

• Soit au niveau d'un accord-cadre signé entre les opérateurs de recherche tutelle de l'unité ;
• Soit au niveau d'une convention de site signée entre les opérateurs de recherche tutelle de l'unité ;
• Soit au niveau d'une convention spécifique à l'unité (convention de création de l'unité de recherche, signée entre les différents opérateurs de recherche partenaires).

Modalités de pilotage

Modes de gouvernance de l'unité de recherche

La nomination d'un directeur d'unité est prononcée conjointement par les partenaires après avis des instances statutairement compétentes. En cas d'interruption de son mandat, le remplacement est effectué selon la même procédure, pour la durée du mandat de l'unité restant à courir.

Une lettre de mission sera adressée au directeur d'unité au plus tard à la fin de l'année qui suit le démarrage de son mandat. Cette lettre de mission co-construite par l'unité et les tutelles comprendra des objectifs de stratégie scientifique et des objectifs opérationnels. Cette lettre de mission doit être rédigée, discutée et validée par l'ensemble des tutelles. Cette lettre de mission doit être finalisée le démarrage de l'unité.

Le directeur de l'unité de recherche, en concertation avec l'instance de gouvernance scientifique de l'unité, organise son unité en fonction :

• De la structuration de l'unité de recherche (équipes de recherche, fonctions support, fonctions de soutien technique à la recherche) et de l'allocation des moyens humains, techniques et financiers qui lui ont été attribués par les tutelles. Chaque thématique de recherche du projet scientifique de l'unité de recherche est prise en charge par une équipe de recherche ;
• Des arbitrages éventuels entre équipe de recherche quant à l'utilisation des fonctions de support et soutien technique de l'unité ou d'autres unités ;
• Des arbitrages à caractère scientifique concernant la réorientation de thématiques de recherche au sein de son unité.

Le directeur de l'unité assure la gestion de l'ensemble des moyens mis à la disposition de l'unité. Il donne son accord à toute affectation de personnels auprès de l'unité.

Il rédige tous les 5 ans et éventuellement à mi-parcours, un rapport d'activité de l'unité qui est adressé à ses tutelles.

A partir d'une certaine taille (différente en fonction des opérateurs de recherche), l'unité peut se doter d'un conseil de laboratoire.

Le conseil, présidé par le directeur de l'unité, est consultatif. Il est notamment appelé à donner son avis sur toute mesure relative aux moyens, à l'organisation et au fonctionnement de l'unité, plus généralement sur toute question que le directeur de l'unité juge utile de lui soumettre.

L'unité peut mettre en place, un comité scientifique externe (Scientific Advisory Board), un conseil de direction interne, etc... pour accompagner sa réflexion stratégique, son développement, etc... Cette instance non règlementaire est laissée à la responsabilité de chaque unité et de ses tutelles. Il émet des avis, sur :

• Les résultats des recherches effectuées, compte tenu des objectifs initiaux et des moyens qui ont été octroyés à l'unité ;
• Les programmes de recherche de l'unité et les demandes de moyens nécessaires pour les réaliser ;
• Toute autre question concernant l'organisation générale et les activités scientifiques de l'unité.

Statuts et règlement intérieur de l'unité

Le fonctionnement de l'unité s'appuie sur un règlement intérieur soumis pour avis par l'instance de gouvernance de l'unité et des statuts, signés par l'ensemble des tutelles de l'unité.

Le règlement intérieur a pour objet de préciser notamment l'application dans l'Unité :

• De son organisation générale,
• Des règles générales et permanentes relatives au temps de travail (horaires, congés ...), à l'utilisation des locaux et du matériel ;
• De la règlementation en matière de santé et de sécurité au travail ;
• De la réglementation en matière de sécurité de l'information et des systèmes d'information ;

Toute modification du règlement est soumise à l'avis de l'instance de gouvernance de l'unité (généralement, le Conseil de laboratoire ou l'Assemblée Générale) et doit faire l'objet le cas échéant d'un avenant ou d'un nouveau règlement intérieur.

Le règlement intérieur s'applique à l'ensemble du personnel affecté à l'Unité, y compris les agents non titulaires et les stagiaires.

Toute évolution de la réglementation applicable dans les établissements tutelles de l'Unité s'applique de fait à l'Unité, même si le présent règlement intérieur n'en fait pas état.

Affectation de moyens (dans le cas d'une unité mixte)

Pendant la durée de la convention, les tutelles mettent à la disposition de l'unité des moyens matériels de recherche, libres de toute affectation ou affectés à des missions particulières définies conjointement.

Les tutelles affectent à l'unité des personnels chercheurs et administratifs et enseignants- chercheurs (cf. processus précédent).

Les tutelles s'informent mutuellement des mouvements de personnels.

En cas d'évolution significative du nombre des personnels affectés à l'unité, un réexamen des moyens matériels nécessaires est réalisé avec le directeur de l'unité.

Chaque tutelle conserve vis-à-vis de son personnel toutes les charges et obligations afférentes à sa qualité d'employeur.

Les personnels affectés à l'unité sont placés sous l'autorité du directeur de l'unité et soumis à la discipline en vigueur dans l'unité, conformément au règlement intérieur et aux statuts en vigueur, sans que ceci ne modifie en rien les droits et devoirs qui sont les leurs en application de leurs statuts respectifs.

Evaluation de l'unité

L'unité est évaluée conformément à la réglementation en vigueur, notamment dans le cadre déterminé par le décret relatif à l'organisation et au fonctionnement du HCERES, et également, le cas échéant, par les instances compétentes de chacun des partenaires selon les règles et procédures qui leur sont propres.

Publications (dans le cas d'une unité mixte) et secret

Les dispositions relatives aux engagements des parties, concernant les publications des chercheurs et leur dépôt et leur diffusion, les modalités de signature des publications, les durées d'obligation au secret, figurent en principe dans la convention cadre d'association entre les opérateurs de tutelle de l'unité (collaboration entre tutelles institutionnelles) ou dans la convention de création de l'unité.

Modalités de gestion financière de l'unité (dans le cas d'une unité mixte)

Plusieurs modes de gestion sont possibles. Ces modes de gestion sont décrits dans le volet Référentiels et Nomenclatures du cadre de cohérence

Propriété intellectuelle des résultats et valorisation (dans le cas d'une unité mixte)

Ces dispositions figurent en principe dans la convention cadre d'association entre les opérateurs de tutelle de l'unité (collaboration entre tutelles institutionnelles) ou dans la convention de création de l'unité. Elles définissent le régime de propriété et les conventions d'exploitation des résultats. Elles concernent :

• Les logiciels et bases de données ;
• Les résultats autres que logiciels et base de données, brevetables ou non.

Services attendus par le Système d'information

Au niveau de l'unité de recherche

Les unités de recherche doivent disposer d'un système d'information de gestion, interfacé aux système d'information des opérateurs de recherche, et dédié à leur gestion et à leur pilotage pour faciliter la réalisation du processus d'évaluation :

• Partage des référentiels Structures et Personnels des opérateurs de recherche auxquelles les unités sont rattachées ;
• Gestion des opportunités de recherche partenariale ;
• Gestion de l'instruction des réponses aux appels à projets
• Gestion des activités et de la production de la structure de recherche,
• Gestion du rapport d'activité des chercheurs et enseignants chercheurs
• Gestion budgétaire et financière de l'unité
• Gestion technique, budgétaire, contractuelle des projets de recherche sous leur responsabilité ;
• Gestion des temps sur activités ;
• Gestion du dialogue budgétaire avec les tutelles ;
• Production des tableaux de bord de suivi de l'activité et de mesure de la performance ;
• Restitutions automatisées vis-à-vis des opérateurs de rattachement (tutelle(s) et du MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. ;
• Automatisation des éléments quantitatifs des dossiers HCERES.

Il doit être interopérable avec les applications nationales gérées par le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., le HCERES, les Système d'information des tutelles (GRH, Gestion financière, budgétaire et comptable).

Les tutelles, le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche., le HCERES doivent pouvoir agréger de manière automatisée les données de pilotage émanant du SI de gestion de l'unité.

Ce système d'information doit en effet permettre de produire de manière automatisée et agrégée, les données nécessaire au pilotage (direction de l'unité, opérateur (s) de recherche tutelle(s)), à l'évaluation (à destination du HCERES), à la consolidation nationale (MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.):

• Vision sur l'activité, projets, programme de l'unité ;
• Vision des moyens humains alloués et consommés par chaque tutelle ;
• Vision sur les productions/produits de l'unité ;
• Vision financière et budgétaire consolidée au niveau de l'unité de recherche (budget de dépenses, engagé, reste à engager, budget de recette, financements reçus, restant à recevoir, prévisions de recrutement de moyens humains permanents ou sur contrats) déclinée par équipe, par projet / contrat ;
• Vision de la performance de l'unité de recherche selon un tableau de bord structuré à partir d'un jeu propre (à l'unité) d'indicateurs et de mesures de son activité et de sa production, complété d'indicateurs nécessaire au pilotage de chaque opérateur de recherche partenaire (dans le cadre du contrat quinquennal pour les établissements d'enseignement supérieur et de recherche, du Contrat d'Objectifs et de Performance pour les organismes de recherche).