1.5.1.1 Gérer le cycle de vie d'une unité de recherche

↑ 1.5.1 Structurer la recherche

1.5.1.2 Gérer le cycle de vie d une structure collaborative de recherche →

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Objectifs

Mettre en œuvre les différentes étapes du cycle de vie des unités de recherche.

Deux paramètres permettent de suivre le cycle de vie d'une unité de recherche : l'instance de la structure et ses filiations :

• L'instance (ou état) de la structure permet de déterminer si la structure est active, en projet (ou en cours de création) ou fermée,
• Les filiations permettent de déterminer un lien « généalogique » entre les structures. Un lien de filiation est caractérisé par une (ou des) structure(s) d'origine, une (ou des) structure(s) de destination, une date de filiation et un type de filiation permettant de préciser le lien entre la structure d'origine et celle de destination.

Périmètre

La gestion par les opérateurs de recherche du cycle de vie des unités de recherche est différente selon qu'elles sont :

• propres à un seul établissement d'enseignement supérieur et de recherche ;
• propres à un seul organisme de recherche ;
• mixtes, c'est-à-dire associées à plusieurs opérateurs de recherche.

Nota : Certaines unités mixtes de recherche peuvent être liées à des établissements étrangers, comme tutelles. On parlera dans ce cas d'unités mixtes internationales (UMI).

Description du processus

Les phases du cycle de vie d'une unité de recherche sont les suivants :

• Sa création ex nihilo,
• Son renouvellement à l'identique,
• Son évolution ou sa transformation par :
  • Prolongation
  • Fusion
  • Éclatement
  • Eclatement-fusion
  • Intégration
  • Essaimage
• Sa fermeture.

Ces étapes du cycle de vie des unités de recherche sont calées sur le cycle d'évaluation par le HCERES ou sous son égide et de contractualisation quinquennale de site avec le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche..

En ce qui concerne les unités propres à un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, les décisions relatives au cycle de vie sont prises par le Conseil d'administration de l'établissement, sur avis de son Conseil académique (voir code de l'éducation). La liste des unités est indiquée dans le volet spécifique à l'établissement du contrat quinquennal de site signé avec le MENESRCf. Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.. Dans les établissements d'enseignement supérieur agricole publics (EESAP), le Conseil scientifique est consulté sur « la création ou la transformation d'unités de recherche ».

En ce qui concerne les unités de recherche propres à un organisme de recherche, les décisions sont de la responsabilité de la direction de l'organisme, après une évaluation interne à l'organisme, qui s'appuie le plus souvent sur l'évaluation externe réalisée sous l'égide du HCERES.

En ce qui concerne les unités mixtes de recherche, en plus des processus juridiques et de gestion internes à chacun des opérateurs de recherche « participants » ou « tutelles » pour créer l'unité, une convention est établie entre les tutelles de l'unité. Cette convention spécifique peut être intégrée ou reliée à une convention cadre bilatérale ou multilatérale de partenariat entre les opérateurs de recherche de tutelle au niveau national ou au niveau du site de rattachement géographique de l'unité mixte. La convention cadre peut également exister et faire référence aux unités sans qu'il y ait de convention spécifique à l'unité.

Les opérateurs de recherche parties prenantes de l'unité mixte sont deux de types :

• Les opérateurs « tutelles » : opérateurs signataires de la convention de création, affectent des moyens humains et/ou financiers, sur l'ensemble du périmètre d'activités de recherche de l'unité.
• Les opérateurs « participants » : opérateurs non signataires de la convention de création, affectent par une convention idoine distincte des moyens humains et/ou financiers, sur une partie du périmètre d'activités de recherche de l'unité.

Les établissements « tutelles » choisissent l'un d'entre eux pour être le « déposant administratif » du dossier d'évaluation auprès du HCERES et de l'inscription de l'unité de recherche et de ses équipes de recherche dans le Répertoire National des Structures de Recherche (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.) pour les éléments communs, non spécifiques aux autres partenaires. Les éléments spécifiques à chaque partenaire sont actualisés dans le RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. à partir des données fournies directement par chaque partenaire (ex : numéro interne de l'unité de recherche).

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Processus de structuration d'une unité de recherche propre à un établissement d'enseignement supérieur et de recherche

En entrée

• Projet de création, de renouvellement à l'identique ou de transformation d'une unité de recherche, repérée par son numéro RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (si applicable) ;
• Stratégie de recherche de l'établissement d'enseignement supérieur et de recherche / volet spécifique du contrat quinquennal de site passé avec le ministère chargé de l'ESR.

En sortie

• Création, renouvellement à l'identique ou restructuration de l'unité de recherche ;
• Projet scientifique et organigramme de l'unité de recherche validés par le CA ;
• Mise à jour du Système d'information de l'établissement (référentiel des structures) ;
• Mise à jour du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (Répertoire National des Structures de Recherche).

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Expression de la demande sous la forme d'un projet de renouvellement à l'identique, de transformation (ou éventuellement de création ex nihilo) de l'unité de recherche	A tous les niveaux de la sphère recherche de l'établissement
Dépôt du dossier d'évaluation de la demande de création ex nihilo, renouvellement à l'identique ou restructuration de l'unité de recherche, à l'HCERES, après avis sur la demande par la commission recherche de l'établissement. Le dossier comprend l'exercice d'auto-évaluation de l'unité, un bilan de ou des unités d'origine et le projet de la structure. Dépôt dans l'application nationale PELICANApplication, mise en œuvre par le MENESR et le HCERES, destinée à collecter de manière centralisée et en un lieu unique, puis à rendre accessibles, les informations sur les établissements, les structures de recherche et les formations nécessaires au déroulement des processus d'évaluation et de contractualisation.<br>Elle est commune aux différents acteurs de l'évaluation et de la contractualisation : ministère, HCERES, établissements d'enseignement supérieur, organismes de recherche. (dépôt au 15 octobre N-2) par l'Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche tutelle unique de l'unité de recherche	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche	De juillet à octobre de l'année N-2, où « N » est l'année à partir de laquelle l'unité sera créée/ renouvelée/ fusionnée...
Evaluation sous l'égide du HCERES Le processus décrit est susceptible d'évoluer dans le cadre de la réorganisation du HCERES. Il comporte deux étapes majeures : Évaluation par les pairs, Rédaction d'un rapport d'évaluation.	HCERES / Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche
Processus de décision et de validation propre à l'établissement et à sa gouvernance en matière de recherche (Commission de recherche le plus souvent) et se concluant par une décision du Conseil d'Administration	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche
Inscription dans le volet spécifique à l'établissement du contrat de site de l'Unité de recherche dans la liste des unités de recherche reconnues pour la nouvelle période quinquennale	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche
Mise à jour du système d'information de l'établissement (référentiel des structures)	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche
Inscription au répertoire national des Structures de Recherche (RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.) de l'unité de recherche (création) ou actualisation du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (autres cas)	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, tutelle unique de l'unité de recherche

Processus de structuration d'une unité de recherche propre à un organisme de recherche

En entrée

• Projet de création, renouvellement à l'identique ou transformation d'une unité de recherche

En sortie

• Création, renouvellement, transformation de l'unité de recherche
• Mise à jour du SI de l'organisme (référentiel des structures)
• Mise à jour du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (Répertoire National des structures de recherche)

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Expression de la demande sous la forme d'un projet de renouvellement à l'identique, de transformation (ou éventuellement de création ex nihilo) de l'unité de recherche	A tous les niveaux de la sphère recherche de l'organisme
Dépôt du dossier d'évaluation de la demande création, renouvellement à l'identique, restructuration de l'unité de recherche après avis des instances compétentes de l'organisme de recherche de rattachement Idem processus précédent	Organisme de recherche
Evaluation sous l'égide du HCERES Idem processus précédent	HCERES
Instruction interne de la demande, selon un processus propre à l'organisme de recherche. Le rapport d'évaluation HCERES est un des éléments important de ce processus d'instruction.	Organisme de recherche
Décision du Directeur Général de l'organisme après, le cas échéant, consultation des instances dédiées	Organisme de recherche
Mise à jour du système d'information de l'organisme de recherche (Référentiel de structures)	Organisme de recherche
Inscription au RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. de l'unité de recherche (création) ou actualisation du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (autres cas)	Organisme de recherche

Remarque : la création d'une unité de service ou d'une unité expérimentale propre à un organisme de recherche est identique, à la différence qu'elle n'est pas évaluée par le HCERES.

Processus de structuration d'une unité mixte de recherche

En entrée

• Projet de création, renouvellement, transformation de l'unité mixte
• Les opérateurs de recherche vérifient l'adéquation des activités de l'unité avec leur stratégie de recherche et, le cas échéant, avec leur contrat d'objectif et de performances.
• Le cas échéant, convention(s) cadre(s) de coopération, au niveau national ou au niveau du site de rattachement géographique de l'unité (convention de site bilatérale ou multilatérale), entre les opérateurs de recherche.

En sortie

• Création, renouvellement à l'identique, transformation, en interne par les opérateurs concernés selon les processus décrits pour les unités propres de recherche.
• Convention spécifique de création ou avenant de renouvellement de l'unité mixte de recherche.
• Mise à jour du SI des opérateurs de recherche partenaires (référentiel des structures).
• Mise à jour du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (Répertoire National des structures de recherche).

Représentation graphique

Fichier bpmn

Synthèse descriptive

Etapes	Acteurs	Période
Phase de concertation / dialogue préalable entre les différentes tutelles, l'unité	Opérateurs de recherche tutelles de l'unité
Dépôt du dossier HCERES et de documents complémentaires sur le site de chaque organisme de recherche de la mixité Dépôt dans l'application PELICANApplication, mise en œuvre par le MENESR et le HCERES, destinée à collecter de manière centralisée et en un lieu unique, puis à rendre accessibles, les informations sur les établissements, les structures de recherche et les formations nécessaires au déroulement des processus d'évaluation et de contractualisation.<br>Elle est commune aux différents acteurs de l'évaluation et de la contractualisation : ministère, HCERES, établissements d'enseignement supérieur, organismes de recherche. (idem processus précédent)	Opérateur de recherche « déposant administratif »
Evaluation par le HCERES (sur demande) Seuls les établissements « tutelles » de l'unité de recherche peuvent faire un retour sur l'évaluation de l'HCERES	HCERES / Opérateurs de recherche tutelles de l'unité
Instruction interne de la demande, selon un processus propre aux opérateurs de recherche tutelles. Le rapport d'évaluation HCERES est un des éléments important de ce processus d'instruction.	Opérateurs de recherche tutelles
Négociation, formalisation et validation d'une convention (pour la création ex nihilo, la nouvelle unité issue de la transformation) ou d'un avenant à la convention existante (renouvellement)	Opérateurs de recherche de tutelles
Si une des tutelles est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, inscription, dans le volet spécifique à l'établissement du contrat de site, de l'unité de recherche dans la liste des unités de recherche reconnues pour la nouvelle période quinquennale	Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche « Tutelle » de l'unité de recherche
Signature de la convention de création /ou de l'avenant portant renouvellement / transformation de l'unité mixte par l'ensemble des parties prenantes	Opérateurs de recherche de tutelles
Mise à jour du système d'information recherche de chaque établissement ou organisme de recherche de rattachement de l'unité de recherche (« tutelles » ou « participants »)	Opérateurs de recherche de tutelles
Inscription au RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. de l'unité de recherche (création) ou actualisation du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. (autres cas) pour les informations communes et non spécifiques aux autres partenaires.	Un des opérateurs de recherche tutelle désigné « Déposant »
Mise à jour du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche. avec les données spécifiques à chaque établissement ou organismes partenaires	Opérateurs de recherche de tutelle

Pour l'ensemble des unités mixtes entre opérateurs de recherche, les questions de gouvernance de l'unité, de gestion des contrats de recherche, de propriété intellectuelle et de valorisation, sont en général traitées dans la convention cadre de coopération entre les opérateurs partenaires et peuvent faire si nécessaire l'objet de dispositions précisées de manière spécifique dans la convention propre à la création de l'unité mixte de recherche. Enfin, la convention met parfois en place, pour les unités de taille importante le plus souvent, un comité de coordination pour assurer annuellement le suivi de cette coopération.

Remarque : les processus de création d'une unité mixte de recherche et de service ou d'une unité mixte de service sont identiques. L'évaluation HCERES n'est pas systématique pour les unités mixtes de service.

Processus de structuration des unités mixtes internationales

L'Unité mixte internationale (UMI ou UMRI) est une unité mixte dont un des partenaires est une institution étrangère. Elle est en général localisée sur un site unique, en France ou à l'étranger.

Le directeur de l'unité mixte internationale est nommé conjointement par l'organisme de recherche français et la ou les institutions partenaires étrangères.

Les unités mixtes de recherche internationales sont le plus souvent adossées à une ou plusieurs unités de recherche françaises constituant une « UMI miroir ».

La demande de création est faite par le futur directeur (chercheur ou enseignant chercheur) simultanément auprès de l'organisme de recherche français et de l'institution partenaire étrangère.

La demande de création peut être faite à tout moment auprès de l'organisme de recherche français concerné et de l'institution partenaire étrangère.

Le dossier de candidature comprend le projet scientifique et un budget prévisionnel sur 4 ans (coût total).

Les unités mixtes de recherche internationales sont évaluées conjointement par l'organisme de recherche français qui peut s'appuyer sur une évaluation réalisée sous l'égide du HCERES et la ou les institutions partenaires étrangères (ou européennes).

La sélection se fait sur une base compétitive par un accord entre partenaires. En France, l'organisme de recherche concerné est saisi du dossier et donne un avis d'opportunité. Les décisions relatives à la création d'unités mixtes de recherche internationales sont ainsi prises de la même façon que les décisions de création d'unités de recherche nationales propres à un opérateur de recherche.

Lorsque la décision de création de l'unité mixte internationale est arrêtée, une convention, comprenant le programme scientifique, le budget prévisionnel consolidé, les règles de direction et les clauses de propriété intellectuelle, est signée par le dirigeant de l'organisme de recherche français et le responsable de chaque institution partenaire étrangère.

Des moyens humains et matériels sont accordés aux unités mixtes de recherche internationales par l'organisme de recherche français et la ou les institutions étrangères partenaires. Ces moyens sont additionnels des financements provenant de diverses sources : autres organismes, fondations, organismes privés... Sont ainsi financés : les salaires des chercheurs, des étudiants en thèses, des post-doctorants, de l'équipement, du fonctionnement, des missions, des postes de chercheurs associés et tous les frais d'infrastructure. Ces dépenses sont cofinancées par les partenaires, selon un budget prévisionnel annuel, qui résulte de discussions entre les instances administratives et scientifiques des deux pays.

Les unités mixtes internationales sont inscrites au RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche..

Préconisations

Le cadre de cohérence propose la nomenclature suivante inspirée de celle du RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche.

Nom	Explication	Conséquences pour la(es) structure(s) d'origine	Conséquences pour la(es) structure(s) nouvelle(s)
Eclatement	Une structure existante se sépare en deux (ou plus) autres structures.	La structure d'origine est fermée à la date d'effet de l'éclatement.	Création de deux (ou plus) nouvelles structures, à la date d'effet de l'éclatement.
Eclatement - fusion	Recomposition de plusieurs structures : une partie d'une (ou plusieurs) structure(s) fusionne avec une ou plusieurs autres structures (ou parties de structures) pour donner une nouvelle structure.	Les structures d'origine sont fermées à la date d'effet de l'éclatement-fusion.	Une (ou plusieurs) nouvelle structure est créée, à la date d'effet de l'éclatement-fusion
Fusion	Deux (ou plus) structures se regroupent dans une nouvelle structure.	Les structures d'origine sont fermées à la date d'effet de la fusion	Création d'une nouvelle structure, à la date d'effet de la fusion.
Intégration	Une structure existante A est intégrée dans une structure existante B.	A est fermée. B reste ouverte, sous le même identifiant	Pas de nouvelle structure.
Essaimage (séparation)	Une partie (une équipe interne, par exemple) d'une structure se sépare du reste de la structure.	La structure d'origine reste ouverte, sous le même identifiant	Une nouvelle structure est créée, pour la partie qui a "essaimé".
Renouvellement	Une structure est renouvelée en une autre structure, avec modifications importantes	La structure d'origine est fermée à la date d'effet du renouvellement.	Une nouvelle structure est créée, à la date d'effet du renouvellement
Création ex-nihilo	Création d'une nouvelle structure, sans structure d'origine.	Pas de structure d'origine	Une nouvelle structure est créée.
Prolongation	La structure reste identique. Du point de vue RNSRCf. Répertoire National des Structures de Recherche., cela consiste simplement en une mise à jour des infos de la structure, et à sa date de fermeture (dans le cas où la date de fermeture était pré-renseignée)	La structure d'origine reste ouverte, sous le même identifiant	La structure d'origine reste ouverte, sous le même identifiant

Remarque : La caractérisation ci-dessus est cohérente avec la modélisation de l'objet « Organisation Unit » du modèle CERIFCf. Common European Research Information Format. défini par Eurocris.